Salah satu karakteristik penting komunikasi menurut Ronald B. Adler dan George Rodman (2006) dalam bukunya Understanding Human Communication adalah bahwa komunikasi merupakan sebuah proses dimana terjadi pertukaran informasi antara individu-individu melalui sebuah sistem perlambang, tanda, atau perilaku yang sama. Komunikasi merupakan ekspresi dan pertukaran berbagai fakta, pendapat, gagasan atau perasaan. Komunikasi terjadi dalam berbagai konteks yaitu komunikasi intrapersonal, komunikasi interpersonal atau komunikasi antar pribadi, komunikasi kelompok atau komunikasi massa.
Dalam komunikasi intrapersonal, kita berkomunikasi dengan diri sendiri. Sedangkan dalam komunikasi interpersonal, kita mengirimkan pesan kepada orang lain sehingga diperlukan paling tidak dua orang agar proses komunikasi berjalan. Salah satu pihak dalam konteks komunikasi interpersonal berperan sebagai pengirim pesan dan pihak lain berperan sebagai penerima pesan. Terkadang, dibutuhkan saluran komunikasi untuk dapat mengirimkan pesan.
Sebagai sebuah proses, komunikasi merupakan sekumpulan interaksi yang dapat berubah sesuai dengan waktu dan menghasilkan perubahan bagi apapun yang terlibat dalam interaksi tersebut. Terdapat beberapa faktor yang dapat mempengaruhi proses komunikasi. Sukses tidaknya informatif dan persuasif dapat mengubah bagaimana individu berinteraksi satu sama lain dalam interaksi di masa datang. Selain itu, latar belakang budaya masing-masing individu dapat mempengaruhi bagaimana pendekatan proses komunikasi. Esensinya, terdapat beberapa faktor yang secara konstan memainkan peranan dalam interaksi yang berdampak pada proses komunikasi. (Baca juga : Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Komunikasi)
Pengertian Komunikasi
Istilah komunikasi berasal dari bahasa Latin yaitu communis yang berarti “sama”. Dengan demikian, yang dimaksud dengan “untuk berkomunikasi” adalah “untuk menimbulkan kesamaan” atau “untuk membuat mengetahui atau memahami” atau “untuk berbagi” melalui interaksi antar manusia yang dilakukan secara verbal, nonverbal, maupun elektronik.
Para ahli telah merumuskan beberapa definisi atau pengertian komunikasi, diantaranya adalah :
- Harold Koontz dan Cyrill O’Donell yang mendefinisikan komunikasi sebagai pengiriman informasi dari satu individu ke individu lainnya,
- Judy Pearson dan Paul Nelson (2011) mendefinisikan komunikasi sebagai sebuah proses yang menggunakan pesan-pesan untuk mencapai kesamaan makna. Komunikasi adalah sebuah proses karena komunikasi adalah sebuah aktivitas atau kegiatan, pertukaran, atau sekumpulan perilaku. Komunikasi bukanlah sebuah obyek melainkan kegiatan dimana kita dapat berpartisipasi didalamnya.
- David Berlo (1960) menyatakan dengan jelas bahwa komunikasi adalah sebuah proses melalui pernyataannya yaitu : “Jika kita menerima konsep proses, maka kita memandang berbagai kejadian dan hubungan sebagai sebuah dinamika yang berkelanjutan, terus mengalami perubahan, dan berlangsung terus menerus. Ketika kita memberikan nama sesuatu sebagai sebuah proses, maka kita juga memaknainya sebagai sesuatu yang tidak berawal dan tidak berakhir, atau sebagai sesuatu kejadian yang pasti. Hal tersebut tidaklah bersifat statis melainkan terus berjalan. Berbagai komponen yang ada didalamnya saling berinteraksi dan masing-masing mempengaruhi satu sama lain”.
Pengertian komunikasi sebagai sebuah proses yang diungkapkan oleh David Berlo adalah sebuah penjelasan yang sangat jelas dan lengkap dan dapat diterapkan dalam berbagai konteks komunikasi. (Baca juga : Komunikasi Pemasaran)
Dengan demikian, dari pengertian komunikasi di atas, nyata bahwa komunikasi adalah sebuah proses yang begitu kompleks, yang berlangsung secara berkesinambungan karena adanya interaksi di dalamnya tanpa adanya awal dan akhir yang pasti dan secara serempak masing-masing partisipan saling mempengaruhi satu sama lain. (Baca juga : Komunikasi Dua Arah)
Tahapan dan Proses Komunikasi
Dalam artikel Pengantar Ilmu Komunikasi telah diulas bahwa dalam proses komunikasi terdapat beberapa elemen atau komponen yang menunjang berjalannya proses komunikasi. Adapun elemen-elemen atau komponen-komponen komunikasi tersebut adalah orang atau manusia (pengirim dan penerima pesan), pesan, kode-kode, saluran atau media komunikasi, umpan balik, encoding dan decoding, serta gangguan. (Baca juga : Proses Komunikasi Interpersonal)
Komunikasi sebagai sebuah proses berjalan melalui beberapa tahap. Menurut John V. Thill dan Courtland L. Bovee (2013), proses komunikasi dapat kita kaji melalui beberapa tahapan yang tergambar dalam model-model komunikasi yaitu model komunikasi dasar dan model komunikasi sosial. Baik model komunikasi dasar maupun model komunikasi sosial memandang komunikasi sebagai sebuah proses yang berjalan melalui 8 (delapan) tahap, yaitu :
1. Pengirim pesan memiliki sebuah ide atau gagasan. Dalam bidang komunikasi organisasi atau komunikasi bisnis, jika kita sebagai pengirim pesan memiliki sebuah ide atau gagasan yang berkaitan dengan organisasi atau bisnis yang kita lakukan dan ingin disampaikan kepada khalayak, maka proses komunikasi pun dimulai. Begitu pun dengan bidang komunikasi atau konteks komunikasi lainnya.
2. Pengirim pesan yang melakukan encode terhadap ide atau gagasan dalam sebuah pesan. Hal ini terjadi ketika kita sebagai pengirim pesan menempatkan ide atau gagasan ke dalam sebuah pesan. Sebagai pengirim pesan, kita melakukan encode terhadap ide atau gagasan tersebut atau mengekspresikannya dalam kata-kata atau gambar. Kita harus mengembangkan keterampilan dalam melakukan encode ide atau gagasan agar pesan-pesan yang dikemas menjadi lebih efektif.
3. Pengirim pesan memproduksi pesan dalam sebuah media. Pesan yang telah dikemas oleh pengirm pesan kemudian disajikan kepada khalayak melalui saluran atau media komunikasi. Media yang digunakan dalam pengiriman pesan umumnya dapat berbentuk oral, tertulis, visual, maupun elektronik. (Baca juga : Pengertian Media Menurut Para Ahli – Media Komunikasi Modern – Media Massa Menurut Para Ahli – Pengertian Media Sosial Menurut Para Ahli)
4. Pengirim pesan mengirimkan pesan melalui sebuah saluran komunikasi. Saluran komunikasi atau media komunikasi yang akan digunakan untuk mengirimkan pesan tentu berkembang sesuai dengan kemajuan teknologi. Berbagai teknologi yang ada kini dapat digunakan oleh pengirim pesan untuk menyampaikan pesannya kepada khalayak. Saluran komunikasi umumnya terkait dengan sistem yang digunakan untuk mengirim pesan. Saluran komunikasi dapat berupa percakapan secara tatap muka, internet sebagai media komunikasi, dan lain-lain. (Baca juga : Saluran Komunikasi dalam Organisasi)
5. Khalayak menerima pesan. Jika saluran komunikasi berfungsi dengan baik, maka pesan-pesan akan dapat menjangkau khalayak sasaran. Perlu dipahami pula bahwa sampainya pesan kepada khalayak tidaklah menjamin khalayak akan memberikan perhatian ataupun memahami isi pesan secara tepat. Hal ini disebabkan adanya penafsiran yang berbeda yang dilakukan oleh khalayak serta adanya hambatan-hambatan komunikasi yang terjadi selama proses komunikasi. (Baca juga : Hambatan Komunikasi Bisnis – Hambatan Komunikasi Organisasi)
6. Khalayak melakukan decode terhadap pesan. Setelah pesan diterima oleh khalayak, tahap yang dilakukan selanjutnya oleh khalayak adalah melakukan decode terhadap pesan.
7. Khalayak memberikan tanggapan atau respon terhadap pesan. Pengirim pesan dapat menciptakan ruang atau kesempatan bagi penerima pesan untuk memberikan respon atau tanggapan dengan cara-cara yang positif. Pemberian respon atau tanggapan oleh khalayak tergantung pada kemampuan khalayak untuk mengingat pesan dan bertindak, kemampuan khalayak untuk bertindak, serta motivasi khalayak untuk memberikan respon.
8. Khalayak memberikan umpan balik kepada pengirim pesan. Dalam rangka memberikan respon atau tidak memberikan respon terhadap pesan, khalayak dapat memberikan umpan balik yang dapat membantu pengirim pesan melakukan evaluasi usaha komunikasi yang efektif. Umpan balik dapat diberikan dapat berupa komunikasi verbal (menggunakan kata-kata tertulis atau ujaran), komunikasi nonverbal (menggunakan gestur, ekspresi wajah atau perlambang lainnya) ataupun keduanya. Sebagaimana pesan, umpan balik yang disampaikan oleh khalayak juga memerlukan proses decode karena adanya pemaknaan yang beragam.
Kedelapan tahap tersebut menggambarkan bagaimana sebuah ide atau gagasan mengalir dari pengirim pesan kepada penerima pesan. Dalam proses komunikasi, pesan-pesan yang mengalir dari pengirim pesan dimungkinkan mengalami distorsi atau salah penafsiran yang dilakukan oleh penerima pesan. Kita dapat melakukan berbagai tindakan pada setiap tahap dalam proses komunikasi untuk meningkatkan kemungkinan terjadinya keberhasilan dalam komunikasi.
Baca juga : Etika Komunikasi Bisnis
Sementara itu, menurut Raj Kumar (2014) dalam bukunya Business Communication and Etiquettes menyatakan bahwa terdapat 6 (enam) tahap atau fase dalam seluruh proses komunikasi, yaitu :
- Fase pertama – pengirim pesan memiliki sebuah ide atau informasi.
- Fase kedua – pengirim pesan melakukan encode terhadap ide untuk dikirimkan kepada penerima pesan.
- Fase ketiga – ide yang di-encode oleh pengirim pesan dikirimkan oleh pengirim pesan melalui pemilihan saluran atau media.
- Fase keempat – penerima pesan menerima pesan.
- Fase kelima – penerima pesan melakukan decode terhadap pesan.
- Fase keenam – umpan balik dikirimkan oleh penerima pesan kepada pengirim pesan.
Baca juga : Teori S-O-R
Selanjutnya, menurut Mary Ellen Guffey dalam Kumar (2014) menyatakan bahwa kita tidak dapat begitu saja mengirimkan makna kepada orang lain secara langsung melalui pikiran karena kita terikat dalam sebuah proses komunikasi yang berjalan melalui 6 (enam) tahap, yaitu :
- Pengirim pesan memiliki sebuah ide atau gagasan.
- Pengirim pesan melakukan encode terhadap ide atau gagasan dalam pesan.
- Pesan berjalan melalui sebuah media atau saluran komunikasi.
- Penerima pesan melakukan decode terhadap pesan.
- Umpan balik berjalan kepada pengirim pesan.
- Kemungkinan adanya umpan balik yang diberikan oleh pengirim pesan kepada penerima pesan.
Baca juga :
Komunikasi Yang Efektif
Menurut Kumar (2014 : 37 – 39), agar tercipta komunikasi yang efektif maka terdapat 7 (tujuh) prinsip yang harus dipenuhi, yaitu :
- Completeness – Komunikasi haruslah lengkap. Dalam artian, komunikasi harus menyampaikan seluruh fakta yang dibutuhkan oleh khalayak. Pengirim pesan harus mempertimbangkan apa yang dipikirkan oleh khalayak dan mengirimkan pesan yang sesuai.
- Conciseness – Mengkomunikasikan apa yang kita inginkan untuk mengekspresikan kata-kata tanpa adanya singgungan terhadap prinsip yang lain. Conciseness dibutuhkan dalam komunikasi yang efektif.
- Consideration – Komunikasi yang efektif haruslah mempertimbangkan hal-hal yang dimiliki oleh khalayak seperti sudut pandang khalayak, latar belakang, pola pikir, tingkat pendidikan, dan lain-lain. Sebagai komunikator, maka kita harus melakukan usaha untuk memikirkan siapa yang menjadi khalayak sasaran beserta hal-hal yang melekat pada mereka. Kita juga harus dapat memastikan bahwa kita dapat mengelola penghargaan diri khalayak sasaran dan tidak akan menyakiti sisi emosi khalayak sasaran. Dalam menyusun pesan, kita harus dapat mengemas pesan sedemikian rupa yang disesuaikan dengan kebutuhan khalayak.
- Clarity – Komunikasi yang efektif haruslah memiliki kejelasan pesan yang disampaikan atau tujuan yang ingin dicapai. Dalam komunikasi, kejelasan dapat memudahkan khalayak untuk memaknai dan memahami isi pesan.
- Concreteness – komunikasi yang konkret berarti menjadi lebih jelas dan khusus. Concreteness menguatkan rasa percaya diri. Sebuah pesan yang konkret didukung oleh data dan fakta, menggunakan kata-kata yang jelas dan dapat membangun reputasi, serta pesan yang konkret tidak akan disalahartikan oleh khalayak.
- Courtesy – Pesan yang disampaikan hendaknya dapat memperlihatkan ekspresi pengirim pesan sehingga memperoleh rasa hormat dari khalayak.
- Correctness – Dalam komunikasi, correctness berarti tidak adanya kesalahan gramatika dalam komunikasi. Pesan-pesan yang disampaikan bersifat tepat, jelas, dan tepat waktu. Jika komunikasi dilakukan dengan benar maka akan dapat meningkatkan rasa percaya diri khalayak karena pesan yang benar memberikan dampak yang besar terhadap khalayak. Pesan yang benar juga dapat memeriksa tingkat ketepatan dan akurasi dari data dan fakta yang digunakan dalam pesan. Pesan yang benar juga menggunakan bahasa yang sesuai dalam pesan.
Baca juga :
Manfaat Mempelajari Tahap-tahap Komunikasi
Mempelajari Tahap-tahap Komunikasi sebagai sebuah proses dapat memberikan manfaat bagi kita diantaranya adalah :
- Kita memahami komunikasi sebagai sebuah proses.
- Kita lebih memahami komponen dasar yang mendukung terjadinya proses komunikasi.
- Kita lebih memahami berbagai tahapan dalam proses komunikasi menurut beberapa ahli.
- Kita lebih memahami prinsip-prinsip komunikasi yang efektif.
- Kita dapat menerapkannya dalam berbagai bidang dan konteks komunikasi.
Demikianlah uraian singkat mengenai tahap-tahap komunikasi. Semoga dapat menambah wawasan dan pengetahuan kita tentang seluk beluk komunikasi dan menerapkannya dalam berbagai bidang serta konteks komunikasi.