Komunikasi Bisnis yang Efektif – Ruang Lingkup dan Tujuan

Komunikasi Bisnis merupakan komunikasi yang digunakan untuk membangun hubungan antar perusahaan dalam dunia bisnis. Hal ini dilakukan guna saling mempromosikan atau mempresentasikan suatu nilai produk atau jasa yang dimiliki oleh perusahaan kepada pihak buyer maupun perusahaan lain yang hendak melakukan kerjsama dengan perusahaan yang terkait. Komunikasi bisnis ini yang pada umumnya digunakan oleh para promotor atau public relation suatu perusahaan kepada perusahaan lain atau buyer. 

Pengertian Komunikasi Bisnis Menurut Para Ahli

Adapun pengertian komunikasi bisnis menurut para ahli di antaranya:

  • Djoko Purwanto dalam bukunya yang berjudul ‘Komunikasi Bisnis’ (2003) terbitan Erlangga menyebutkan bahwa Komunikasi Bisnis adalah kegiatan yang meliputi pengiriman dan penerimaan pesan-pesan di antara dua orang, kelompok kecil atau dalam satu lingkungan atau lebih dengan tujuan untuk mempengaruhi perilaku di dalam suatu organisasi. (Baca juga: Pola Komunikasi Organisasi)
  • James Floyd dan kawan-kawannya dalam ‘Komunikasi Bisnis dan Profesionalisme’ (2006)’ mengungkap bahwa Komunikasi Bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis. Di dalamnya mencakup berbagai macam jenis dan bentuk komunikasi untuk mencapai tujuan bisnis.
  • Katz mengatakan bahwa Komunikasi Bisnis adalah adanya pertukaran pesan, ide, dan konsep. Ketiganya berkaitan dengan pencapaian serangkaian tujuan komersil.

Baca juga : prinsip-prinsip komunikasi

Efektivitas Komunikasi Bisnis

Efektivitas komunikasi bisnis ini dipengaruhi oleh beberapa faktor di antaranya :

1. Persepsi

Dalam hal ini, komunikator harus dapat memprediksi lewat berbagai persepsi terkait apakah pesan yang disampaikan dapat dipahami serta diterima oleh komunikan atau receiver.

2. Keberhasilan teknologi informasi dan komunikasi

Di era teknologi ini, efektivitas komunikasi bisnis juga berpengaruh pada komunikasi dalam teknologi informasi. Hal ini mencakup adanya nilai produk dan jenis besar kecilnya manufaktur yang memiliki perbedaan karakteristik sistem informasi yang dibutuhkan.

Selain itu juga diperlukan jaringan teknologi informasi dan komunikasi yang dapat menyediakan jaringan luas hingga daerah terpencil pun. Dan yang terakhir adalah performa perusahaan yang tinggi juga merupakan faktor yang menentukan dan biaya yang dapat dipertimbangkan agar efisien.

Hal ini dikarenakan internet merupakan suatu media komunikasi yang memiliki peranan penting dalam perkembangan bisnis. Perkembangan bisnis tersebut mencakup nilai produk, aktivitas operasional, dan pelayanan jasa. Beberapa aktivitas yang dapat dilakukan di dalam internet di antara :

  • Berbagi data internal.
  • Rekruitmen.
  • Mencari partner atau pelanggan.
  • Mencari informasi luar.
  • Pembelian peralatan.
  • Promosi produk.
  • Fasilitas pelanggan.
  • Media kolaborasi dengan partner.
  • Publikasi perkembangan perusahaan.

3. Ketepatan

Dalam hal ini dikarenakan komunikan pastinya memiliki kerangka berpikir yang berbeda-beda. Supaya informasi sampai dengan tepat, maka komunikator perlu mengekspresikan atau mengimpplementasikan kerangka berpikir komunikan. (Baca juga: Filsafat Komunikasi)

4. Kredibilitas

Komunikator pun perlu adanya keyakinan bahwa komunikan dapat dipercaya, sehingga dia akan mendapatkan kepercayaan pula dari komunikan.

5. Pengendalian

Komunikan pastinya nanti akan memberikan tanggapan berupa feedback. Di sinilah tugas komunikator untuk bisa mengendalikan tanggapan dari  komunikan.

6. Kecocokan

Komunikator yang baik selalu menjaga kepercayaan dan hubungan yang baik dengan komunikan. Sehingga terjalinlah persahabatan antara perusahaan dengan komunikan.

Baca juga : Teori Public Relations

Unsur-Unsur Komunikasi Bisnis

Di dalam komunikasi bisnis akan terlaksana dengan baik ketika terdapat adanya unsur-unsur komunikasi bisnis yang tertata rapi. Unsur-unsur komunikasi bisnis ini di antaranya :

  1. Tujuan berkomunikasi, dengan kata lain bahwa komunikasi bisnis sejatinya mempunyai tujuan yang telah ditetapkan dan disepakati. (Baca juga: Hambatan-Hambatan Komunikasi)
  2. Pertukaran pikiran atau gagasan. Dalam hal ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yang memiliki peranan masing-masing yakni sebagai komunikator atau penyampai pesan dan komunikan sebagai penerima pesan. (Baca juga: Sistem Komunikasi Indonesia)
  3. Gagasan, opini, informasi, atau instruksi yang merupakan isi pesan dan bentuknya bisa beragam. Hal itu tergantung dari tujuan, situasi, dan kondisi yang hendak disampaikan.
  4. Saluran personal atau impersonal yang bersifat tatap muka. Dan juga menggunakan media apabila pesan ditujukan untuk jutaan orang secara bersamaan.
  5. Simbol atau sinyal sebagai alat atau metode yang dapat dimengerti atau dipahami oleh penerima untuk menyampaikan pesan.
  6. Pencapaian tujuan atau hasil akhir yang merupakan salah satu ciri pembeda dari organisasi atau lembaga formal dari informasi. (Baca juga: Komunikasi Lintas Budaya)

Ruang Lingkup Komunikasi Bisnis

Ruang lingkup komunikasi bisnis di sini akan kami paparkan seperti yang disampaikan oleh Chris Fill (1995). Ruang lingkup yang disampaikan di sini berupa delapan pertanyaan di antaranya :

  1. Siapa yang menerima pesan.
  2. Pesan yang berperan sebagai informasi.
  3. Nilai perusahaan atau produk yang dipertahankan.
  4. Pengeluaran dalam pembuatan produk baru.
  5. Cara pesan ketika disampaikan.
  6. Tindakan penerima yang diinginkan.
  7. Kontrol terhadap proses.
  8. Pencapaian ketetapan

Bentuk-Bentuk Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis pun terdapat dua macam bentuk di antaranya :

  1. Komunikasi Verbal. Komunikasi verbal ini merupakan komunikasi yang disampaikan melalui lisan dan tulisan. Dalam komunikasi Verbal pun terdapat dua tipe yaitu :
    • Aktif (sebagai penyampai pesan)
    • Pasif (sebagai pemberi tanggapan pesan)
  2. Komunikasi Non-Verbal. Komunikasi non verbal ini merupakan bentuk komunikasi yang disampaikan melalui gaya bahasa tubuh (body language). (Baca juga: Manajemen Komunikasi)

Tujuan Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis yang baik, pastinya memiliki tujuan untuk pencapaian yang baik. Terdapat tiga tujuan pokok dalam komunikasi bisnis, di antaranya :

  1. Informatif. Jika seorang komunikator tidak dapat memberikan informasi kepada komunikan, untuk apa ia berkomunikasi? Sehingga perlu adanya informasi yang diberikan kepada komunikan agar pesan dan tujuan komunikasi bisnis itu dapat tercapai. (Baca juga: Komunikasi Sosial)
  2. Persuasif. Informasi yang berdifat persuasif ini adalah sama halnya mengendalikan tanggapan dari komunikan. Sehingga perlu adanya komunikator yang dapat mengendalikan tanggapan komunikan agar informasi dapat memberikan sugesti, sehingga komunikan mau mendengarkan dan memberikan tanggapan positif kepada komunikator mengenai pesan yang disampaikan.
  3. Kolaboratif. Dalam penyampaian pesan, pastinya ada maksud di balik itu semua, yaitu kerjasama yang terjalin antara perusahaan dengan komunikan.

Baca Juga :

Bisnis dalam Pandangan Komunikasi

Jika berbicara mengenai komunikasi bisnis, lantas bagaimana bisnis itu dipandang dalam kajian komunikasi? Bisnis dalam pandangan komunikasi ini terbagi atas beberapa asas komunikator modern.

Asas modern tersebut menekankan kebutuhan dan kesiapan komunikan atau penerima pesan terhadap fungsi pesan dan tujuan dari komunikator atau penyampai pesan. Sehingga, prinsip-prinsip bisnis modern lebih melihat dengan teliti dan seksama dalam perhitungan faktor peluang terhadap produksi.

Ketika permintaan barang lebih besar daripada penawaran, maka produksi barang dan jasa akan diproduksi sebanyak mungkin. Namun, ketika permintaan dengan penawaran sama besarnya, apakah masih ada peluang?

Penciptaan Peluang

Peluang sebenarnya tidak terlalu mempengaruhi terhadap nilai penawaran. Dengan kata lain, produksi dalam jumlah banyak pun otomatis akan menjadi produk jenuh dan sebaliknya. Hal ini karena dalam realita psikologi ternyata kebutuhan dapat diciptakan.

Peluang diciptakan lewat mekanisme komunikasi secara berkesinambungan. Kemudian membentuk nilai-nilai sosial, preferensi, dan fungsi. Pengaturan informasi nantinya yang akan membentuk nilai, citra, dan kebutuhan. Sehingga kegiatan komunikasi kerap kali dilakukan lebih dulu untuk menciptakan peluang.  (Baca juga: Komunikasi Visual)

Peluang pun diciptakan dan sangat tergantung dari citra konsumen mengenai produk yang perusahaan miliki. Sehingga, perusahaan harus mampu meyakinkan konsumen bahwa produk tersebut memiliki keunggulan, sehingga terciptalah peluang dalam pasar. Oleh karena itu,  perlu adanya strategi komunikasi yang benar dan memadai. Strategi itu di antaranya :

  1. Kegiatan hubungan antara manusia
  2. Kegiatan hubungan dengan masyarakat
  3. Kegiatan iklan/advertising

Manfaat Mempelajari Komunikasi Bisnis

Pada hakikatnya, mempelajari komunikasi bisnis ini adalah jawaban dari tujuan komunikasi bisnis. Dengan mempelajari komunikasi bisnis, maka kita sebagai komunikator akan dapat :

  1. Dapat memberikan informasi yang tepat dan bermanfaat bagi komunikan. Pada intinya, pesan itu berguna dan menguntungkan bagi komunikan.
  2. Dapat memberikan persuasi kepada komunikan. Dengan kata lain, Anda dapat memberikan kalimat-kalimat yang mampu membuat komunikan tersebut mempercayai Anda dan produk Anda.
  3. Dapat menerima feedback yang positif dari komunikan.

(Baca juga: Internet sebagai Media Informasi)

Dengan adanya komunikasi bisnis, maka seorang promotor atau public relation pada perusahaan dapat terbantu untuk mencari pelanggan ataupun partner untuk perusahaannya. Sehingga, perlu adanya seorang promotor atau public relation mempelajari komunikasi bisnis dalam mencari tujuan yang baik tentunya.

Artikel Terkait