Dari sejarah perkembangan teknologi komunikasi dan sejarah perkembangan teknologi informasi berdasarkan teori media baru dapat kita lihat bahwa teknologi informasi dan komunikasi mengalami perkembangan yang sangat cepat. Berbagai media komunikasi modern pun bermunculan seiring dengan berkembangnya internet sebagai media komunikasi. Di era globalisasi seperti sekarang ini, hadirnya berbagai media sosial memudahkan kita berkomunikasi dengan orang yang jauh jaraknya. Komunikasi pun berubah menjadi komunikasi modern atau komunikasi online yakni komunikasi melalui internet. Jenis-jenis informasi dari belahan dunia lain juga dapat kita peroleh hanya dengan seujung jari. Dalam teori media klasik, McLuhan menyebut keadaan ini sebagai global village.
Perkembangan alat komunikasi pun merambah ke berbagai bidang dan konteks komunikasi lainnya seperti misalnya komunikasi organisasi, komunikasi politik, komunikasi bisnis, komunikasi kesehatan, komunikasi pemerintahan, dan komunikasi massa. Dalam konteks komunikasi organisasi khususnya dunia kerja, telah digunakan berbagai saluran komunikasi dalam organisasi baik media cetak maupun media elektronik seperti komputer untuk berkomunikasi dengan rekan kerja dan masyarakat umum. Umumnya, komputer digunakan untuk menghasilkan informasi. Informasi yang dihasilkan harus dikirimkan kepada pihak yang tepat dan di saat yang tepat. Seringkali, informasi harus dikirimkan dari satu lokasi ke lokasi yang lain. Proses inilah yang dinamakan dengan komunikasi data.
Pengertian Komunikasi Data
Dalam komunkasi data, terdapat dua istilah yang harus dipahami yaitu data, komunikasi data, dan sistem komunikasi data.
a. Data atau datum
Yang dimaksud dengan data atau datum adalah berbagai statistik informasi fakta atau sejenisnya yang diperoleh melalui perhitungan dan eksperimen. Fakta dan informasi yang dikumpulkan kemudian diproses sesuai dengan sistem prosedur yang ditetapkan. Data dapat berbentuk angka, teks, bit, dan bytes.
b. Komunikasi data
Sedangkan, yang dimaksud dengan komunikasi data atau transmisi data adalah proses aktif mengirimkan data dari satu titik ke titik yang lain. Jaringan atau network merupakan sebuah sistem komunikasi yang dirancang untuk mengirimkan informasi dari satu titik asal ke titik tujuan yang lain. Perlu diperhatikan bahwa yang dimaksud dengan jaringan atau network adalah sistem komunikasi bukan sistem komputer. Makna lain komunikasi data adalah pertukaran data antara sebuah sumber dan sebuah penerima. Yang dimaksud dengan sumber adalah perangkat yang mentransmisikan data. Sementara itu, yang dimaksud dengan penerima adalah perangkat yang menerima data yang ditransmisikan oleh sumber. Komunikasi data dikatakan lokal manakala berbagai perangkat komunikasi berada dalam lokasi geografis yang sama atau gedung yang sama. Tujuan komunikasi data adalah untuk mentransfer data dan memelihara data selama proses pengiriman data.
c. Sistem komunikasi data
Dalam sebuah sistem komunikasi data, data dikumpulkan dari berbagai lokasi melalui sirkuit transmisi data dan kemudian menghasilkan keluaran yang disampaikan ke berbagai lokasi. Dalam sistem komunikasi data terdapat beberapa elemen komunikasi data, yaitu pesan, pengirim, penerima, media transmisi, dan protokol.
- Pesan – informasi yang akan dikomunikasikan. Bentuk umum informasi meliputi teks, gambar, suara, video, dan alin sebagainya. Ketika akan dikomunikasikan, beberapa bentuk informasi dikonversi ke dalam berbagai bentuk seperti teks dikonversi ke dalam bentuk biner, gambar dikonversi ke dalam piksel, dan lain-lain.
- Pengirim – disebut juga dengan transmitter merupakan perangkat atau alat yang mengirim pesan-pesan data seperti komputer, telepon, dan lain-lain.
- Penerima – perangkat yang menerima pesan-pesan data seperti computer, telepon, dan lain sebagainya.
- Media transmisi – jalur fisik dimana pesan berjalan dari pengirim ke penerima, misalnya gelombang radio dalam sistem komunikasi radio, wire pairs, twisted pair, coaxial cable, microwaves, dan serat optik.
- Protokol – sekumpulan aturan yang memberikan perintah komunikasi data yang merepresentasikan kesepakatan antara perangkat komunikasi. Tanpa adanya protokol, dua perangkat dapat terhubung namun tidak dapat berkomunikasi satu sama lain.
Efektivitas sistem komunikasi data bergantung pada tiga hal, yaitu pengiriman, akurasi, dan ketepatan waktu.
- Pengiriman – sistem harus mengirim data ke tujuan yang tepat. Selain itu, data juga harus diterima oleh perangkat yang tepat atau pengguna yang dituju.
- Akurasi – sistem harus mengirim data secara akurat. Jika data yang dikirimkan dalam proses transmisi tidak tepat atau tidak akurat, maka data tersebut tidak dapat digunakan.
- Ketepatan waktu – sistem harus mengirimkan data dalam jangka waktu tertentu. Jika data terlambat dikirimkan maka data tersebut menjadi tidak berguna.
Fungsi
Komunikasi data atau transmisi data mengacu pada komunikasi yang dimediasi oleh komputer di antara pengguna sistem atau sistem lainnya. Dalam mempertimbangkan fungsi komunikasi data atau transmisi data, maka kita harus melihat secara lebih luas mengingat berbagai bentuk data yang ditransmisikan memerlukan prosedur pengiriman data masing-masing.
Adapun fungsi komunikasi data atau transmisi data menurut Sidney L. Smith dan Jane N. Mosier adalah sebagai berikut :
- Integrasi
Komunikasi data memiliki fungsi integrasi dengan fungsi penanganan informasi lainnya dalam suatu sistem. Pengguna dapat mengirimkan data dengan menggunakan sistem komputer dan prosedur yang sama yang digunakan untuk entri umum, pengeditan, tampilan, dan pemrosesan data lainnya. Untuk mengirim atau menerima pesan, seorang pengguna tidak perlu log off dari sistem pengolahan data umum untuk dapat masuk ke dalam beberapa sistem khusus lainnya.
- Memilih kata yang tepat guna
Ketika akan melakukan pengiriman data, kita memilih kata-kata yang tepat guna untuk istilah yang digunakan agar sesuai dengan istilah kerja yang berorientasi pada pengguna. Misalnya, pengguna dapat menyampaikan pesan kepada orang lain atau instansi berdasarkan nama tanpa mempedulikan alamat komputer, struktur jaringan komputer, dan lain-lain. Secara umum, pengguna tidak perlu mempelajari rincian teknis dari protokol komunikasi, konversi format data, dan lain sebagainya karena komputer melakukannya secara otomatis.
- Mengirimkan data secara konsisten
Komunikasi data memungkinkan transmisi data dilakukan secara konsisten karena dilakukan berdasarkan prosedur yang sama. Hal ini memungkinkan pengguna dapat menggunakan prosedur yang sama untuk memasukkan, mengedit, dan menampilkan pesan yang mereka gunakan untuk memasukkan, mengedir, dan menampilkan jenis data lainnya. Selain itu, beberapa hal lainnya yang juga harus konsisten adalah kesalahan pesan yang dilakukan oleh komputer dan panduan bagi pengguna lainnya terkait dengan penanganan jenis informasi.
- Meminimalisir beban memori serta tindakan pengguna
Prosedur komunikasi data atau transmisi data dirancang untuk meminimalisir beban memori pengguna. Misalnya berbagai perangkat lunak antar muka mungkin menyediakan penyisipan otomatis ke dalam pesan informasi standar, daftar distribusi, dan lain-lain. Contoh lain adalah komputer harus menyediakan atrian pesan keluar secara otomatis sambil menunggu konfirmasi transmisi dan pesan masuk yang menunggu tinjauan dan disposisi mereka.
Prosedur komunikasi data atau transmisi data dirancang juga untuk meminimalisir tindakan pengguna. Misalnya, dalam beberapa aplikasi, logika perangkat lunak dapat menyiapkan dan mengirimkan pesan secara otomatis yang berasal dari data yang sudah tersimpan dalam komputer.
- Interupsi
Memungkinkan pengguna untuk melakukan interupsi terhadap persiapan, ulasan, datau disposisi pesan, dan kemudian melanjutkan salah satu tugas tersebut dari titik interupsi.
- Mengarsipkan pesan secara fleksibel
Dalam aplikasi yang membutuhkan penanganan pesan secara umum, pengguna disediakan kemampuan fleksibel untuk mengirimkan rancangan atau salinan pesan selama masa persiapan, pengiriman pesan, dan penerimaan pesan serta mengatur berkas pesan tersebut.
- Menyoroti pesan
Menyediakan kemampuan perangkat lunak untuk membubuhi keterangan data yang dikirimkan dengan penyorotan yang tepat untuk menekankan kondisi peringatan, indicator prioritas, atau infromasi pesanan kedua (data tentang data) penting lainnya yang dapat mempengaruhi penanganan pesan.
- Menyiapkan pesan yang sesuai untuk transmisi
Hal ini terkait dengan menyiapkan berbagai pesan yang melibatkan secara khusus isi, format, dan informasi utama. Termasuk didalamnya adalah menyesuaikan komposisi pesan dengan entri data, format pesan dirancang oleh pengguna, teks tidak berformat, bentuk penyimpanan pesan, membentuk pesan otomatis, membentuk teks otomatis, bentuk data, tabel dan gambar, spesifikasi data yang fleksibel, memasukkan berkas yang ada, memasukkan pesan lainnya, variabel panjang pesan, dan menyimpan rancangan pesan.
- Mengirimkan pesan ke alamat yang dituju
Pesan disampakan kepada penerima pesan yang membutuhkan tindakan pengguna dan bantuan ckmputer untuk menentukan tujuan pengiriman data. Termasuk didalamnya adalah pemilihan tujuan, standar alamat, mendorong alamat masuk, direktori alamat, bantuan untuk pencarian direktori, mengekstrak alamat direktori, nama pengguna yang dituju, daftar distribusi sistem, akses kepada informasi daftar distribusi, daftar distribusi informal, daftar dalam daftar, memodifikasi daftar distribusi, ekspansi otomatis dari alamat parsial, memeriksa alamat secara otomatis, membalas pesan yang diterima ke alamat yang dituju, mengedit alamat, alamat tunggal, distribusi berantai, dan mendistribusikan kembali pesan yang diterima.
- Menginisiasi transmisi
Menginisiasi transmisi data biasanya dilakukan dalam pengawasan pengguna dengan bantuan komputer dalam prosesnya. Termasuk didalamnya adalah transmisi diinisiasi oleh pengguna secara langsung, pengguna meninjau ulang pesan sebelum transmisi, pemilihan sajian pesan, transmisi yang diinisiasi oleh komputer, informasi tentang status komunikasi, mengidentifikasi pengirim, prioritas penugasan, pengarsipan secara otomatis untuk transmisi, mengirimkan pesan transmisi, transmisi pada waktu yang tepat, menerima kembali, membatalkan transmisi, dan mencetak pesan.
- Mengendalikan transmisi
Proses pengendalian transmisi seringkali dapat dilakukan secara otomatis namun pengguna mungkin membutuhkan informasi mengenai proses tersebut. Termasuk didalamnya adalah perlindungan transmisi data secara otomatis, umpan balik otomatis, umpan balik pengguna khusus, mengirim salinan tunggal, mengarsipkan transmisi yang gagal, menyimpan pesan yang tidak terkirim, pemberitahuan kegagalan transmisi pesan, pemanggilan kembali pesan, dan menjaga perekaman atau penyimpanan secara otomatis.
- Penerimaan pesan
Proses penerimaan pesan membutuhkan komputer untuk antrian, meninjau ulang, mengajukan, atau membuang data yang masuk. Termasuk didalamnya adalah mengidentifikasi sumber, mengidentifikasi tujuan, mengarsipkan pesan yang diterima, memperhatikan pemberitahuan pesan pada posisi log-on, memperhatikan pemberitahuan nondisruptif pesan kedatangan.
Selain itu memilah prioitas pesan yang diterima, menyaring pemberitahuan pesan, memberikan peringatan akan adanya format pesan yang tidak sesuai, memperhatikan informasi tentang antrian pesan, memperhatikan ukuran pesan, memperhatikan daftar format pesan, meninjau ulang pesan dalam antrian, menyaring pesan secara berurutan guna ditinjau ulang, pesan yang ditinjau ulang sesuai dengan sajian data, memberi nama atau lebel terhadap pesan yang diterima, anotasi pesan yang diterima, menyaring pengarsipan pesan, dan membatalkan pesan.
- Merubah desain
Perubahan rancangan perangkat lunak yang mendukung komunikasi data atau transmisi data diperlukan untuk memenuhi perubahan persyaratan operasional. Jika persyaratan transmisi data dapat berubah, maka pengguna dapat memperoleh cara untuk melakukan perubahan yang diperlukan pada fungsi transmisi. Fungsi transmisi data yang mungkin perlu diubah adalah terkait dengan perubahan dalam persiapan dan pengarahan pesan, inisiasi dan pengendalian transmisi pesan, dan penanganan pesan yang diterima.
Itulah beberapa fungsi komunikasi data yang tanpa kita sadari kita sering menerapkannya dalam berbagai bidang kehidupan kita.
Manfaat Mempelajari Fungsi Komunikasi Data
Mempelajari fungsi komunikasi data dapat memberikan manfaat, diantaranya adalah mengetahui dan memahami pengertian komunikasi data beserta fungsi dan penjelasannya dalam mendukung beragam aktivitas manusia.
Demikianlah ulasan singkat tentang fungsi komunikasi data. Semoga dapat menambah wawasan dan pengetahuan kita tentang komunikasi data dan fungsi komunikasi.