Kita telah memahami dengan baik berbagai pengertian komunikasi menurut para ahli begitu pula dengan pengertian komunikasi kelompok. Singkatnya, komunikasi kelompok adalah sebuah proses dinamis dimana sejumlah kecil anggota kelompok terlibat dalam sebuah percakapan (McClean, 2005 : 14). Sebagai salah satu konteks komunikasi, komunikasi kelompok umumnya didefinisikan sebagai proses komunikasi yang melibatkan tiga hingga delapan orang. Semakin besar ukuran kelompok, maka akan semakin mudah untuk memecahkannya ke dalam beberapa kelompok yang lebih kecil.
Sementara itu, menurut Onong Uchjana Effendy (1984), yang dimaksud dengan komunikasi kelompok adalah komunikasi antara seseorang dengan sekelompok orang dalam situasi tatap muka. Komunikasi kelompok dapat dibagi ke dalam dua jenis berdasarkan ciri dan sifat komunikan atau komunikate dalam kaitannya dengan proses komunikasi efektif. Kedua jenis komunikasi kelompok itu adalah komunikasi kelompok kecil dan komunikasi kelompok besar. Misalnya, semasa sekolah atau kuliah, baik guru atau dosen atau bahkan kita sendiri membentuk sebuah kelompok belajar dengan tujuan untuk belajar bersama atau mengerjakan tugas-tugas kuliah di rumah atau di kampus. Dalam sebuah kelompok belajar biasanya setiap anggota kelompok akan duduk berdekatan dalam bentuk lingkaran ketika mengerjakan tugas sekolah atau kuliah. Selain kelompok belajar, kita juga tergabung dalam sebuah atau beberapa kelompok ekstrakurikuler seperti kelompok fotografi, futsal, dan lain-lain.
Dari gambaran tersebut, dapat dikatakan bahwa kelompok memainkan peran yang sangat penting dalam kehidupan kita. Kelompok memiliki beberapa karakteristik yang membedakannya dengan konteks komunikasi lainnya. Komunikasi kelompok selalu melibatkan interaksi dan saling ketergantungan diantara anggota kelompok untuk mencapai tujuan bersama. Masing-masing kelompok memiliki tujuannya sendiri sebagaimana tujuan yang dimiliki masing-masing anggota kelompok. Tujuan yang dimiliki oleh masing-masing individu terkadang berbenturan dengan tujuan kelompok sehingga menimbulkan konflik. Namun, tak jarang juga tujuan individu dan tujuan kelompok saling bersesuaian.
Suatu kelompok tidak berjalan dalam diam namun terdapat faktor-faktor yang mempengaruhi komunikasi diantara anggota kelompok yang pada akhirnya berdampak pada keefektifan kelompok. Apa sajakah faktor-faktor yang mempengaruhi komunikasi kelompok ? Berikut adalah ulasannya.
- Ukuran kelompok
Dari segi komunikasi, semakin besar ukuran kelompok maka akan semakin besar pula kemungkinan sebagian anggota kelompok yang tidak mendapat peluang untuk berpartisipasi. Dalam kelompok yang besar, partisipasi akan terpusat pada orang yang memberikan kontribusi terbanyak. Komunikasi akan tersentralkan pada orang-orang tertentu. Jumlah orang yang tidak memberikan kontribusinya, akan makin bertambah dengan bertambahnya jumlah anggota. Sementara itu itu, dari segi kepuasan anggota kelompok, makin besar ukuran kelompok maka makin berkurang kepuasan anggota-anggotanya. Berbagai hasil penelitian menunjukkan bahwa tidak ada ketentuan mengenai jumlah anggota ideal. Kelompok dengan jumlah anggota lima hingga tujuh anggota dianggap ideal untuk membuat keputusan dan mengatasi masalah (Rakhmat, 2001 : 161-162).
- Tujuan umum kelompok
Dalam kelompok yang efektif, partisipan saling berbagi tujuan umum, minat, atau manfaat. Titik berat pada tujuan umum kelompok memungkinkan setiap anggota kelompok mengatasi perbedaan pendapat individu dan melakukan negosiasi terkait berbagai solusi yang dapat diterima oleh semua pihak (Lehmann dkk, 2016 : 29).
- Persepsi peran
Orang yang diundang untuk bergabung ke dalam suatu kelompok memiliki persepsi tentang bagaimana kelompok seharusnya bekerja dan tujuan apa yang ingin dicapai. Selain itu, setiap anggota kelompok memiliki konsep diri yang menyatakan bagaimana mereka memandang diri mereka sendiri (Lehmann dkk, 2016 : 29).
- Umur kelompok
Suatu kelompok yang dibentuk untuk menyelesaikan tugas-tugas dalam jangka waktu yang pendek akan lebih banyak menghabiskan waktu untuk menyelesaikan tugas dibandingkan dengan pemeliharaan kelompok. Kelompok yang dibentuk untuk jangka waktu yang panjang akan melalukan berbagai macam upaya untuk memelihara tujuan kelompok. Yang termasuk ke dalam pemeliharaan kelompok adalah pembagian tugas, penjadwalan, pencatatan, pelaporan, dan menilai kemajuan (Lehmann dkk, 2016 : 29).
- Status
Beberapa anggota kelompok akan menampilkan tingkatan yang tertinggi dibandingkan dengan anggota kelompok lainnya. Perlu dipahami bahwa seorang ketua dalam sebuah kelompok adalah juga seorang anggota kelompok. Ketika ketua kelompok berbicara maka anggota kelompok akan menyatakan persetujuannya. Ketika anggota berbicara, mereka akan cenderung untuk mengarahkan seseorang dengan status yang tinggi yaitu ketua kelompok. Orang akan cenderung untuk berbicara atau berkomunikasi dengan rekan sekerja namun mereka cenderung untuk berbicara ke atas atau komunikasi vertikal yakni ke penyelia dan berbicara ke bawah ke anggota kelompok yang lebih rendah statusnya. Pada umumnya, sebuah kelompok membutuhkan keseimbangan dalam status dan keahlian (Lehmann dkk, 2016 : 29).
- Budaya
Komunikasi yang efektif dalam sebuah kelompok dapat terganggu dengan adanya hambatan-hambatan komunikasi seperti prasangka dan bias yang pada umumnya diciptakan oleh budaya. Misalnya pria yang berasal dari budaya yang memandang perempuan sebagai makhluk yang inferior sehingga menyebabkan masalah ketika bekerja sama dengan perempuan. Untuk mengatasinya, masing-masing anggota kelompok hendaknya bersedia untuk mempelajari tentang perbedaan budaya. Memulai percakapan terkait perbedaan budaya dapat meningkatkan pengetahuan dan meminimalkan prasangka atau bias terhadap anggota kelompok lainnya.
- Struktur kelompok
Struktur kelompok membentuk perilaku anggota kelompok dan membuatnya menjadi mungkin untuk memprediksi dan menjelaskan perilaku individu dalam sebuah kelompok seperti penampilan kelompok secara keseluruhan. Struktur kelompok terdiri dari beberapa komponen, diantaranya adalah ukuran kelompok, komposisi kelompok, status kelompok, peran kelompok, proses kelompok, penampilan kelompok, serta norma kelompok.
- Norma kelompok
Norma adalah sebuah standar atau perilaku rata-rata. Seluruh kelompok memiliki norma masing-masing. Norma kelompok berpengaruh terhadap konformitas anggota-anggotanya bergantung pada ukuran mayoritas anggota kelompok yang menyatakan penilaian. Sampai pada tingkat tertentu, semakin besar ukurannya, semakin tinggi tingkat konformaitas. Konformitas mengarah pada penerimaan oleh anggota kelompok lain dan menciptakan peluang komunikasi. Gejala konformitas ini dikaji lebih mendalam oleh Leon Festinger melalui teori perbandingan sosial (Lehmann dkk, 2016 : 29).
- Kepemimpinan
Penampilan kelompok tergantung pada beberapa faktor dan faktor penting yang mempengaruhi penampilan kelompok adalah kepemimpinan. Seorang pemimpin kelompok dapat ditunjuk atau muncul setelah proses komunikasi kelompok. Komunikasi kepemimpinan sangat penting dalam sebuah kelompok atau organisasi. Sebagai bagian dari kelompok, seorang pemimpin handaknya menguasasi teknik komunikasi efektif dan teknik komunikasi berkesan agar seorang pemimpin dapat memberikan dampak terhadap terbentuknya norma kelompok dengan menentukan siapa yang dapat berbicara, menyuguhkan motivasi bagi kegiatan kelompok yang efektif (Rakhmat, 2001 : 165).
- Jaringan komunikasi
Sebagaimana pola komunikasi organisasi, suatu kelompok juga memiliki pola komunikasi yang dapat memberikan kepuasan kepada para anggotanya dan cepat menyelesiakan tugas kelompok. Sebuah kelompok cenderung untuk membangun jaringan komunikasi diantara anggota kelompok dan pemimpin yang mempengaruhi siapa yang berbicara kepada siapa. Agar fungsi kelompok dapat berjalan dengan efektif, jenis-jenis informasi hendaknya mengalir melalui jaringan komunikasi sehingga informasi yang dibutuhkan dapat menjangkau orang yang tepat di saat yang tepat. Jaringan komunikasi yang baik memastikan bahwa informasi tersedia ketika dibutuhkan dan jaringan komunikasi tidak menjadi tumpah ruah dengan adanya informasi yang tidak relevan (Rakhmat, 2001 : 162-163) .
- Kohesi kelompok
Kohesi kelompok berkaitan erat dengan tingkat kepuasan anggota kelompok. Berbagai hasil penelitian menunjukkan bahwa semakin kohesif suatu kelompok maka akan semakin besar tingkat kepuasan anggota. Kohesi kelompok juga berkaitan erat dengan produktivitas, morel, dan efisiensi komunikasi. Dalam kelompok yang kohesif, anggota merasa aman dan terlindungi. Karenanya komunikasi yang dilakukan akan menjadi lebih bebas, terbuka, dan sering (Rakhmat, 2001 : 163).
- Kebutuhan interpersonal
Orang masuk ke dalam suatu kelompok umumnya karena didorong oleh berbagai kebutuhan interpersonal, seperti ingin menjadi anggota kelompok, ingin mengendalikan orang lain dalam suatu tatanan hierarkis, dan ingin memperoleh keakraban emosional dari anggota kelompok yang lain (Rakhmat, 2001 : 167).
- Tindak komunikasi
Tindak komunikasi adalah satuan komunikasi seperti pernyataan, pertanyaan, pendapat, atau isyarat. Frekuensi satuan tindak komunikasi dapat dihitung. Profil frekuensi ini menunjukkan tingkat kepuasan anggota dalam kelompok dan produktivitas kelompok dalam mencapai tujuannya (Rakhmat, 2001 : 171) .
- Kemampuan mendengarkan
Komunikasi yang efektif membutuhkan ide atau gagasan yang dibagi oleh anggota kelompok. Hal ini berarti tidak hanya membagi ide yang dimiliki melainkan mendengarkan ide atau gagasan dari anggota kelompok lainnya. Dengan menggunakan strategi mendengarkan yang baik, akan membantu kita menjadi pendengar yang baik. Mendengarkan secara aktif melibatkan digunakannya komunikasi nonverbal seperti kontak mata dan bahasa tubuh dalam komunikasi lainnya. Mendengarkan secara reflektif membutuhkan kejelian terkait apa yang dikatakan oleh anggota kelompok lain untuk memastikan bahwa kita memahami ide atau gagasan anggota kelompok lain secara tepat.
- Komunikasi nonverbal
Komunikasi nonverbal akan berjalan dengan baik ketika anggota kelompok saling percaya. Fungsi komunikasi nonverbal dalam komunikasi kelompok salah satunya adalah dapat membentuk rasa saling percaya manakala pesan-pesan nonverbal yang dikirimkan melengkapi komunikasi verbal. Di lain pihak, komunikasi nonverbal yang bertentangan dengan komunikasi verbal dapat menimbulkan permasalahan kepercayaan.
- Tanggung jawab anggota kelompok
Setiap anggota kelompok membagi tanggung jawab untuk mencapai komunikasi kelompok yang baik. Anggota kelompok mempengaruhi kepribadian kelompok, iklim kelompok, serta menciptakan konflik. Anggota kelompok juga membawa tujuan dan agendanya sendiri ke dalam sebuah diskusi kelompok. Lebih jauh, sikap mereka akan tampak pada sejumlah partisipasi yang dilakukan. Salah satu teori komunikasi kelompok yang mengkaji tentang kepribadian kelompok adalah teori kepribadian kelompok atau group syntality theory yang dirumuskan oleh Raymond Bernard Cattell.
- Resolusi konflik
Dalam komunikasi kelompok tak jarang akan ditemui berbagai macam konflik. Konflik dapat mendatangkan manfaat pada komunikasi kelompok manakala anggota kelompok yang terlibat konflik menghadapi konflik tersebut dengan cara berkomunikasi yang baik, saling menghormati satu sama lain, serta tetap menjunjung tinggi etika komunikasi. Salah satunya adalah dengan menerapkan pernyataan yang menekankan pada “saya” tanpa menimbulkan perasaan defensif anggota kelompok lainnya.
Manfaat Mempelajari Faktor Yang Mempengaruhi Komunikasi Kelompok
Mempelajari komunikasi kelompok dapat memberikan beberapa manfaat, diantaranya adalah kita dapat mengethaui dan memahami berbagai faktor yang dapat mempengaruhi komunikasi kelompok seperti ukuran kelompok, tujuan umum kelompok, persepsi peran, umur kelompok, status, budaya, struktur kelompok, norma kelompok, kepemimpinan, jaringan komunikasi, kohesi kelompok, kebutuhan interpersonal, tindak komunikasi, kemampuan mendengarkan, komunikasi nonverbal, tanggung jawab anggota kelompok, dan resolusi konflik.
Demikianlah ulasan singkat tentang berbagai faktor yang mempengaruhi komunikasi kelompok. Semoga dapat menambah wawasan dan pengetahuan kita tentang komunikasi kelompok khususnya terkait dengan berbagai faktor yang mempengaruhinya.