Sponsors Link

Konsep Dasar Komunikasi Organisasi

Sponsors Link

Sebuah komunikasi yang dijalankan, tentunya haruslah memiliki konsep yang matang dan terencana serta harus menggunakan Cara Berkomunikasi dengan Baik untuk menghasilkan sebuah Komunikasi yang Efektif. Konsep komunikasi yang dirancang dengan baik bukan hanya berguna untuk Komunikasi Antar Pribadi saja, melainkan seluruh jenis komunikasi termasuk Komunikasi Organisasi.

ads

Konsep dasar komunikasi organisasi dapat juga dikatakan sebagai sebuah susunan rencana atau strategi komunikasi yang akan atau dilakukan didalam sebuah organisasi. Konsep yang baik dan benar akan membuat komunikasi menjadi lebih seru, lebih berwarna dan lebih terbuka. Selain itu, komunikasi yang terkonsep tidak akan menyakiti hati dan pikiran seseorang karena komunikasi yang memiliki konsep yang baik dan benar, akan terhindar dari Hambatan-hambatan Komunikasi.

Ketika hambatan-hambatan komunikasi sudah dapat diminimalisir dengan baik karena komunikasi kita sudah terkonsep, makakomunikasi yang dijalankan tersebut akan menghasilkan sebuah jawaban atas setiap permasalahan yang dimiliki organisasi. Namun, untuk mengkonsep sebuah komunikasi organisasi , kamu harus mengetahui beberapa komponen untuk mencapai sebuah komunikasi yang terkonsep. (baca juga : Unsur-unsur Komunikasi Kesehatan)

Komponen Konsep Komunikasi

Komponen konsep komunikasi inilah yang nantinya akan menjadi penentu berhasil atau tidaknya sebuah konsep komunikasi yang telah disusun. Beberapa unsur atau komponen dari konsep dasar komunikasi organisasi tersebut adalah :

  • Proses komunikasi organisasi yang dinamis dan terbuka

Proses komunikasi organisasi dapat juga diartikan sebagai urutan atau pelaksanaan serta kegiatan pertukaran informasi yang dilakukan dan berjalan secara terus-menerus didalam sebuah organisasi. Artinya, ketika komunikasi sedang berlangsung didalam sebuah organisasi, maka proses komunikasi sudah berjalan. Proses komunikasi haruslah memiliki sifat terbuka dan dinamis, agar orang-orang yang melakukan pertukaran informasi memiliki keleluasaan dalam mengutarakan maksud, tujuan, ide, gagasan, pola pikir, kritik atau saran yang Ia miliki. (baca juga : Tipe Komunikasi Environmental)

Selain itu, proses komunikasi yang dinamis dan terbuka akan memberikan sebuah komunikasi yang berjalan dengan lancar serta menciptakan Proses Komunikasi Efektif. Sebagai contoh, ketika pengurus sedang berbicara dan berkomunikasi dengan anggota organisasi dan didengarkan oleh pengurus atau anggota yang lain, maka proses komunikasi organisasi tersebut dapat dikatakan  memiliki sifat yang dinamis dan terbuka. (baca juga : Tipe Komunikasi Tekstual dalam Groupware)

  • Pertukaran informasi

Pertukaran informasi atau pesan tentu menjadi faktor utama didalam setiap komunikasi, karena bila tidak ada pertukaran informasi maka yang terjadi hanyalah komunikasi satu arah dan bukan komunikasi organisasi. Selain itu, informasi atau pesan yang disampaikan didalam sebuah organisasi haruslah menggunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh seluruh anggota organisasi serta tidak menyinggung pribadi dari penerima pesan atau informasi tersebut. Pengirim informasi atau pesan harus mempelajari bagaimana cara terbaik untuk menyebarluaskan informasi atau pesan yang akan dikomunikasikannya.

Disisi lain, informasi atau pesan yang disampaikan juga harus memiliki tujuan yang berguna untuk membangun dan mengembangkan organisasi, bukan malah menghancurkan organisasi tersebut. Informasi yang biasanya dibahas berupa program atau kegiatan organisasi, permasalahan yang dihadapi sampai informasi mengenai kerjasama dengan organisasi atau pihak lain. (baca juga : Faktor yang Mempengaruhi Komunikasi)

Sponsors Link

  • Jaringan organisasi

Sebuah organisasi tentunya haruslah memiliki struktur kepengurusan yang jelas untuk menjamin dan menjaga setiap kegiatan organisasi berjalan dengan baik. Biasanya sebuah komunikasi organisasi yang akan dilakukan terlebih dahulu diketahui oleh pengurus organisasi tersebut. Pertukaran pesan yang harus melewati pengurus terlebih dahulu ini disebut dengan jaringan komunikasi. Jaringan komunikasi ini biasanya memiliki sebuah hubungan baik formal maupun informal, serta informasi yang dikomunikasi harus memiliki arah dan arus yang jelas agar isi dari informasi atau pesan tersebut dapat dipahami dengan baik. (baca juga :  Fungsi Komunikasi Audio)

  • Ketergantungan antar pihak

Sebuah organisasi haruslah memiliki sifat ketergantungan yang terjadi antara pengurus dengan anggota, atau anggota dengan anggota atau pengurus dengan pengurus agar organisasi mereka memiliki sistem komunikasi yang terbuka dan dinamis.  Ketergantungan ini secara tidak langsung akan memberikan proses pertukaran informasi yang baik diantara semua pihak didalam organisasi. Dengan kata lain, ketergantungan satu dengan yang lainnya akan terus menjaga hubungan dan komunikasi yang baik diantara seluruh anggota komunikasi. (baca juga : Fungsi Headline dalam Berita)

  • Hubungan antar pihak

Hubungan antar pihak yang dimaksud adalah ikatan perasaan yang dirasakan dan terjadi diantara anggota organisasi, pengurus organisasi hingga ikatan perasaan antara pengurus organisasi dengan anggota organisasi. Sebenarnya pengertian hubungan antar pihak ini sama seperti ketergantungan antar pihak diatas, dimana komunikasi harus mampu menjalin hubungan yang baik didalam dan diluar organisasi tersebut. Ketika sebuah hubungan yang baik tercipta, maka seluruh kegiatan pertukaran informasi didalam maupun diluar organisasi akan menjadi lebih mudah.

Hubungan juga akan mempermudah organisasi untuk melakukan kegiatan organisasi dalam bentuk apapun, dimana pun dan kapan pun, karena hubungan antar pihak ini juga secara tidak langsung akan menjaga keterikatan satu pihak dengan pihak yang lain. (baca juga : Teknik Penulisan Berita Feature)

  • Lingkungan organisasi

Lingkunan organisasi adalah tempat atau lokasi dimana organisasi itu didirikan dan berada. Jika sebuah organisasi didirikan dan berada di Jakarta, maka organisasi itu harus memperhatikan lingkungan sekitar Jakarta karena Jakartalah yang menjadi tempat organisasi tersebut. Jika sebuah organisasi memperhatikan lingkungan sekitarnya secara fisik maupun sosial, maka komunikasi yang dilakukan baik didalam organisasi itu sendiri, komunikasi dilakukan dengan organisasi lain hingga komunikasi pengurus organisasi dengan masyarakat sekitar akan mampu menciptakan sebuah keputusan yang baik bagi semua pihak.

Tapi ketika organisasi tidak memperhatikan lingkungan sekitar, maka bisa saja organisasi itu akan dicap sebagai sebuah organisasi ilegal sehingga dimusuhi oleh masyarakat dan pada akhirnya organisasi itu tidak akan pernah berkembang. (baca juga : Tipe Negosiator dalam Komunikasi Bisnis)

  • Menghindari ketidakpastian Informasi

Ketidakpastian adalah sebuah keadaan dimana terjadi sebuah perbedaan pendapat atau perbedaan arti antara pemberi informasi dengan penerima informas, yang mengakibatkan terjadinya sebuah kesalah pahaman. Oleh sebab itu, sebuah informasi haruslah memiliki tingkat keakuratan data dan isi dari informasi tersebut, agar penerima dan pendengar informasi tidak salah mengartikan informasi tersebut.

Ketika sebuah informasi atau pesan memiliki ketidakpastian karena data dari informasi yang disebarkan kurang kuat dan tidak valid atau informasi yang disebarkan mengandung unsur kebohongan, maka akan timbul sebuah kontrapersepsi dihati dan pikiran penerima informasi tersebut. (baca juga :  Fungsi Komponen Pendukung Komunikasi Daring)

Didalam sebuah komunikasi organisasi hal ini harus diminimalisir dengan baik agar proses komunikasi dan pertukaran informasi dapat berjalan dengan lancar dan hal-hal yang tidak diinginkan juga tidak akan terjadi. Sebuah komunikasi organisasi yang dilakukan tidak boleh mengandung unsur kebencian, SARA, ataupun hoax.  (baca juga : Teknik Penulisan Berita Investigasi)

  • Menerima umpan balik

Menerima umpan balik biasanya harus bisa dilakukan oleh pemberi informasi, karena umpan balik merupakan sebuah jawaban balasan ataupun  feed back dari penerima informasi kepada orang yang tadinya mengirimkan informasi. Hal ini dapat juga dikatakan sebagai saling tukar informasi antara pemberi informasi dengan penerima informasi, dimana pemberi dapat menjadi penerima dan penerima dapat menjadi pemberi. (baca juga : Tipe Jaringan Komunikasi dalam Manajemen)

ads
Jika pemberi informasi tidak mau menerima umpan balik atau jawaban dari penerima informasi, maka dapat dipastikan komunikasi organisasi tersebut tidak akan berjalan dengan baik. Begitu pula sebaliknya ketika pemberi informasi dapat menerima jawaban atau umpan balik dari penerima informasi, maka komunikasi informasi akan berjalan dengan baik, dinamis dan penuh keterbukaan. (baca juga : Contoh Tipe Komunikasi Asynchronous)

Cara Mengkonsep Komunikasi

Setelah membaca dan memahami beberapa unsur atau komponen pendukung konsep komunikasi organisasi diatas, maka kita dapat menyimpulkan bahwa komunikasi organisasi yang baik dan terkonsep haruslah memiliki proses komunikasi yang dinamis dan terbuka pada saat berkomunikasi, serta pertukaran informasi yang dilakukan haruslah melewati beberapa tahap atau jaringan yang ada agar apa yang kita kenal dengan istilah melangkahi wewenang tidak terjadi.

Selain itu, hubungan antar pihak yang berkomunikasi juga harus memiliki ketergantungan antara satu pihak dengan pihak yang lain agar segala keputusan yang diambil dapat berguna dan bermanfaat bagi seluruh pihak. Untuk itu, kali ini kita akan membahas bagaimana cara untuk mengkonsep sebuah komunikasi organisasi. Nah, cara untuk mengkonsep komunikasi organisasi tersebut adalah sebagai berikut :

1. Lakukan pendekatan

Sebelum melakukan sebuah komunikasi, sebaiknya kamu terlebih dahulu melakukan pendekatan terhadap informasi atau pesan yang akan kamu sampaikan ketika komunikasi organisasi sedang berlangsung. Misalnya ketika organisasi yang kamu ikuti sedang membahas kegiatan atau program organisasi mengenai bakti sosial pemberian bantuan kepada korban bencana alam, maka kamu sebaiknya melakukan pendekatan untuk mengkonsep informasi atau pertanyaan yang baik dan benar. Kamu dapat melakukan pendekatan dengan menggunakan 3 jenis cara, yaitu pendekatan makro, pendekatan mikro serta pendekatan individual. (baca juga : Efek Komunikasi Massa Terhadap Masyarakat)

A. Pendekatan makro

Pendekatan makro merupakan sebuah cara untuk melihat struktur lingkungan sebagai sarana atau tempat berkomunikasi. Pendekatan makro akan memberikan pandangan mengenai apa yang sedang terjadi pada sebuah lingkungan dimana organisasi itu berada.  Ketika kamu melakukan pendekatan makro untuk kegiatan bakti sosial pemberian bantuan bencana alam yang akan dilakukan oleh organisasi kamu, maka secara otomatis kamu akan melakukan penyesuaian diri dan identifikasi diri. Penyesuaian diri dan identifikasi ini akan membantu kamu untuk mengkonsep beberapa hal seperti :

  • Apa yang bisa dilakukan oleh organisasi kamu
  • Bantuan apa saja yang bisa diberikan
  • Kepada siapa atau diwilayah mana bantuan itu akan diberikan
  • Siapa saja yang akan dijadikan target untuk diberikan bantuan
  • Berapa orang anggota organisasi yang akan ikut membantu
  • Kapan bantuan akan diberikan, dan lain lain.

B. Pendekatan Mikro

Pendekatan mikro merupakan sebuah pendekatan yang terfokus kepada komunikasi yang terjadi didalam sebuah organisasi. Ini berarti ketika kamu melakukan pendekatan mikro terhadap kasus seperti kegiatan bakti sosial pemberian bantuan bencana alam diatas, maka pendekatan mikro akan memberikan kamu sebuah konsep komunikasi yang berfokus kepada :

  • Menjalin komunikasi antar anggota organisasi untuk mengajak dan mengumpulkan bantuan
  • Memberikan masukan kepada anggota organisasi mengenai bantuan yang akan dikumpulkan dan dikirim
  • Mengajak seluruh anggota organisasi untuk ikut didalam kegiatan organisasi ini
  • Mengevaluasi dan memberikan arahan kepada anggota organisasi untuk lebih giat mencari bantuan
  • Memotivasi anggota organisasi untuk selalu melakukan kegiatan bakti sosial

C. Pendekatan Individual

Pendekatan individual merupakan sebuah kegiatan atau pendekatan yang perpusat kepada individu seseorang. Pendekatan ini bisa berupa melihat dan mengobservasi seseorang mulai dari tingkah laku, cara berbicara, tutur bahasa, pekerjaan hingga kepada kegiatan lainnya. Setelah melakukan pendekatan ini, biasanya kamu akan mendapatkan konsep komunikasi seperti :

  • Siapa saja anggota yang setuju melakukan kegiatan bakti sosial
  • Siapa saja yang memberikan bantuan dalam rangka bakti sosial
  • Bagaimana tanggapan mereka terhadap kegiatan bakti sosial ini
  • Bagaimana cara mereka melihat kegiatan ini, dan lain sebagainya

Setelah kamu melakukan tiga pendekatan diatas, maka kamu sudah dipastikan memiliki sebuah konsep dasar komunikasi organisasi yang akan kamu utarakan atau komunikasikan sewaktu pertemuan organisasi. Karena tadi kita membuat contoh mengenai kegiatan bakti sosial pemberian bantuan bencana alam, maka konsep yang telah kamu dapatkan dari melakukan pendekatan diatas akan mempermudah kamu :

  • Untuk berbicara sewaktu pertemuan organisasi tentang rencana organisasi kamu melakukan kegiatan bakti sosial pemberian bantuan bencana alam. (baca juga : Faktor yang Mempengaruhi Komunikasi)
  • Untuk berinteraksi disaat anggota yang lain bertanya karena jawaban dari pertanyaan mereka sudah kamu analisis terlebih dahulu menggunakan 3 pendekatan diatas.
  • Untuk meyakinkan mereka mengenai kegiatan ini karena data dan fakta mengenai siapa yang dibantu dan didaerah mana bantuan disalurkan sudah kamu miliki.
  • Untuk memotivasi dan mengajak seluruh anggota organisasi untuk ikut berpartisipasi didalam kegiatan ini. (baca juga : Model Komunikasi Alir Banyak Tahap)
  • Untuk mengajak organisasi lain maupun masyarakat sekitar ikut berpartisipasi dalam kegiatan ini.

Demikianlah tadi penjelasan singkat kami mengenai konsep dasar komunikasi organisasi. Seluruh penjelasan diatas semoga akan sangat berguna bagi Anda semua yang ingin melakukan komunikasi organisasi. Semoga komunikasi yang Anda lakukan semakin baik dari hari ke hari serta terkonsep dengan baik pula.

Sponsors Link

*Jika artikel ini bermanfaat, mohon di share ^V^!

, ,