Teori X dan Y dalam Komunikasi Organisasi

Sebenarnya, apa yang menjadi motivasi setiap orang untuk pergi bekerja setiap pagi? Jawabannya bisa bermacam-macam. Ada yang hanya karena uang, mencari tantangan, meniti karir, dan lain-lain.

Menurut para ahli, orang yang hanya bekerja sekedar untuk mencari uang, tidak akan memberikan kontribusi terbaik bagi organisasi atau perusahaan tempat ia bekerja. Hal ini berbeda dengan mereka yang memang ingin bekerja karena ingin meniti karir. Mereka akan memberikan segala kemampuan terbaiknya demi tercapainya tujuan pribadi dan tujuan organisasi atau perusahaan.

Berbagai asumsi tentang anggota organisasi atau karyawan suatu perusahaan ini dapat memberikan pengaruh pada bagaimana seorang pimpinan atau manajer mengatur anak buahnya.

Terkait dengan hal ini, para ahli telah mencoba untuk merumuskan berbagai teori yang berkaitan dengan motivasi manusia bekerja dan gaya kepemimpinan dalam suatu organisasi. Salah satu teori tersebut adalah teori X dan teori Y.

Menurut para ahli, teori X dan dan teori Y dalam komunikasi organisasi adalah teori komunikasi organisasi yang berkaitan erat dengan teori hubungan manusia dalam komunikasi organisasi dan berada dalam lingkup teori perilaku.

Sebagaimana telah kita pahami bersama bahwa teori perilaku dalam komunikasi organisasi adalah teori yang menekankan pada interaksi antar individu, berbagai faktor yang dapat memotivasi karyawan, dan pengaruh setiap individu pada organisasi. Karena itu, teori X dan teori Y disebut juga sebagai teori motivasi kerja manusia dan manajemen.

Sejarah

Sejatinya, teori X dan Y adalah teori organisasi yang dicetuskan oleh Douglas McGregor di tahun 1960 melalui bukunya yang berjudul The Human Side of Enterprise.

Sebagaimana halnya teori hierarki kebutuhan Maslow, teori ini juga berakar dari teori motivasi yang umumnya digunakan untuk memahami, menjelaskan, dan mempengaruhi perilaku manusia. Selain itu, teori ini juga didasarkan atas hasil eksperimen Hawthorn yang menawarkan sebuah kerangkan kerja untuk menganalisis hubungan antara motivasi dan gaya kepemimpinan.

Menurut Shockley-Zalabak (2006), konsep yang ditawarkan McGregor melalui kedua teori ini merupakan cara McGregor untuk membedakan antara dua perspektif dalam komunikasi organisasi yakni perspektif manajemen ilmiah dan perspektif perilaku manusia atau perspektif hubungan manusia.

Karena itu, baik teori X maupun teori Y menggambarkan dua model yang berbeda tentang motivasi manusia di dunia kerja yang diterapkan oleh manajer dalam manajemen sumber daya manusia, perilaku organisasi, komunikasi organisasi, dan pengembangan organisasi.

Lebih lanjut Shockley-Zalabak (2006) menyakatakan bahwa kedua teori ini lahir sebagai bentuk ketertarikan McGregor terhadap asumsi dasar tentang sifat manusia yang melekat dalam teori-teori ilimiah manajemen dan teori-teori humanistik organisasi.

McGregor menyajikan teori X sebagai simpulan dari asumsi tentang sifat manusia dengan mengacu pada ide atau gagasan manajemen ilmiah dari Frederick W. Taylor, Henry Fayol, dan Max Weber. McGregor meyakini bahwa struktur hierarki, pengaruh pengawasan manajemen dan pengambilan keputusan, pengawasan yang ketat, dan pengukuran kineja didasarkan pada asumsi tentang bagaimana untuk memotivasi perilaku manusia.

Meskipun begitu, McGregor meragukan asumsi-asumsi yang tercakup dalam teori manajemen ilmiah dapat menyediakan bukti nyata tentang cara-cara memotivasi karyawan yang dapat berdampak pada kepuasan karyawan atau merangsang tingkat produktivitas kerja yang tinggi.

Atas dasar itulah, McGregor kemudian mengembangkan teori Y yang dibangun berdasarkan atas hasil kerja Elton Mayo dan ahli lainnya sebagai teori alternatif sekaligus jalan untuk memahami motivasi individu dan interaksi yang terjadi di dalam organisasi.

Asumsi

Menurut McGregor, pandangan seorang manajer tentang kedua sifat individu itu didasarkan atas beberapa asumsi. Adapun asumsi-asumsi teori X dan teori Y adalah sebagai berikut :

1. Asumsi Teori X

Teori X merupakan salah satu teori organisasi klasik yang memiliki beberapa asumsi atau persepsi sebagai berikut :

Karyawan dipandang sebagai individu yang tidak ingin bekerja dan akan lari dari tanggung jawab pekerjaan sebisa mungkin.
Karyawan dipandang sebagai individu yang malas.
Karyawan dipandang sebagai individu yang hanya memikirkan dirinya sendiri.
Karyawan dipandang sebagai individu yang suka bersantai-santai dibandingkan dengan bekerja pada orang lain.
Karyawan dipandang sebagai individu yang kurang memiliki ambisi.
Alasan utama karyawan bekerja adalah karena uang.
Karyawan dipandang sebagai individu yang tidak menyukai tanggung jawab.
Karyawan dipandang sebagai individu yang menolak untuk berubah atau menolak perubahan.
Rata-rata karyawan membutuhkan arahan yang sifatnya formal dari atasannya.

Untuk menghadapi dan menangani karyawan seperti yang diasumsikan dalam teori X, seorang pimpinan atau manajer memiliki tangung jawab sebagai berikut :

Pimpinan atau manajer bertanggung jawab dalam pengorganisasian berbagai elemen produktif orgainisasi seperti uang, material, sumber daya manusia dan lain-lain sebagai upaya efisiensi ekonomis.
Fungsi pimpinan atau manajer adalah untuk memotivasi karyawan, mengarahkan berbagai usaha yang dilakukan oleh karyawan, mengawasi tindakan karyawan, dan merubah perilaku karyawan agar sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Tanpa adanya campur tangan pimpinan atau manajer, karyawan akan bersikap pasif atau bahkan tidak peduli terhadap kebutuhan organisasi.
Mempersuasi karyawan, memberikan ganjaran kepada karyawan, dan memberikan hukuman kepada karyawan demi kebaikan organisasi.

2. Asumsi Teori Y

Asumsi atau persepsi teori Y menurut McGregor adalah sebagai berikut :

Karyawan dipandang sebagai individu yang dapat menerima dan mengerjakan tugasnya dengan normal dan lebih santai.
Karyawan biasanya melatih fisik dan mental mereka di dalam perilaku mereka saat bekerja.
Karyawan dipandang sebagai individu yang tidak perlu untuk diancam, diawasi secara ketat, dan mengalami kekerasan dalam pekerjaannya.
Karyawan dipandang sebagai individu yang dapat mengarahkan dirinya sendiri dan melakukan pengawasan diri
Jika suatu pekerjaan dapat memberikan ganjaran dan kepuasan kepada karyawan, maka mereka akan bersikap loyal dan berkomitmen terhadap organisasi.
Rata-rata karyawan dapat belajar untuk mengakui dan sadar akan tanggung jawabnya.
Karyawan dipandang sebagai individu yang memiliki keterampilan dan kapabilitas yang dapat digunakan untuk mengatasi berbagai permasalahan organisasi.

Untuk menghadapi dan menangani karyawan seperti yang diasumsikan dalam teori Y, seorang pimpinan atau manajer memiliki tanggung jawab sebagai berikut :

Pimpinan atau manajer bertanggung jawab terhadap pengorganisasian berbagai elemen produktif organisasi seperti uang, material, sumber daya manusia dan lain-lain sebagai upaya efisiensi ekonomis.
Karena karyawan termotivasi untuk menampilkan kinerja terbaiknya, memiliki potensi untuk berkembang, diasumsikan dapat bertanggung jawab, dan berkeinginan untuk bekerja keras demi tercapainya tujuan organisasi. Pimpinan atau manajer bertanggung jawab dalam hal memberikan peluang bagi karyawannya untuk mengembangkan dirinya.
Tugas penting manajemen adalah untuk mengatur kondisi organisasi dan metode operasional yang dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi dan mendukung individu untuk mencapai tujuan sendiri.
Pimpinan atau manajer berusaha membantu karyawan agar mengatur dirinya sendiri.

Dari berbagai asumsi di atas, McGregor berpendapat bahwa teori Y lebih beralasan dan lebih valid dibandingkan dengan teori X. Karena itu, melalui teori Y, McGregor mendorong terbentuknya hubungan manusiawi yang kuat sebagai jalan untuk memotivasi produktivitas karyawannya dan interaksi di dalam organisasi.

Kelebihan dan Kekurangan Teori X dan Teori Y

Adapun kelebihan dan kekurangan teori X dan teori Y adalah sebagai berikut :

1. Teori X

a. Kelebihan

Asumsi yang mendasari teori X dipandang sangat sederhana dalam menjelaskan perilaku manusia dalam organisasi.
Memudahkan bagi manajer untuk mengatur karyawan yang tidak produktif.
Teori ini dipandang sangat cocok untuk era industrialisasi awal.
Karyawan dapat dikaryakan terlepas dari strategi yang telah ditetapkan.
Manajemen mudah dilakukan dan memberikan hasil yang cepat.
Adaptif terhadap budaya dan gagasan yang berlaku.

b. Kekurangan

Asumsi tentang sifat manusia yang bersifat negatif.
Hasil bersifat jangka pendek dan kontraproduktif.
Manajer cenderung untuk menjadi otoriter.
Mengabaikan keterlibatan karyawan.
Keluaran yang dihasilkan dapat bertentangan dengan keinginan baik karyawan.
Tekanan terhadap karyawan.

2. Teori Y

a. Kelebihan

Manajer mempertahankan pandangan yang opitimis tentang karyawan.
Karyawan akan berusaha sekuat tenaga secara sukarela dan tanpa paksaan.
Meningkatkan efisiensi kerja.
Karyawan dilibatkan dalam fungsi-fungsi organisasi.
Iklim hubungan industrial yang bersifat kooperatif.
Teori Y dipandang dapat mengarah pada pendekatan demokratis dan humanistik.

b. Kekurangan

Tidak semua karyawan memiliki kompetensi dalam menangani pekerjaannya dan karenanya memerlukan bantuan dari pihak lain.
Beberapa organisasi tidak sesuai dengan gaya kepemimpinan manajer seperti yang disebutkan dalam teori Y.
Teori Y dipandang cocok untuk karyawan dengan tingkat kompetensi dan keterampilan yang rendah.
Karyawan dapat menyalahgunakan kebebasan yang ada.
Manajer dapat kehilangan fokus dalam bekerja.
Pengambilan keputusan tidak terjadi setiap waktu.

Manfaat Mempelajari Teori X dan Y dalam Komunikasi Organisasi

Mempelajari teori X dan Y dalam komunikasi organisasi dapat memberikan beberapa manfaat diantaranya adalah :

Kita dapat mengetahui dan memahami arti teori X dan Y dalam komunikasi organisasi.
Kita dapat mengetahui dan memahami asumsi teori X dalam komunikasi organisasi.
Kita dapat mengetahui dan memahami asumsi teori Y dalam komunikasi organisasi.
Kita dapat mengetahui dan memahami kelebihan dan kekurangan teori X dalam komunikasi organisasi.
Kita dapat mengetahui dan memahami kelebihan dan kekurangan teori Y dalam komunikasi organisasi.

Demikianlah ulasan singkat tentang teori X dan Y dalam komunikasi organisasi. Semoga dapat menambah wawasan dan pengetahuan kita tentang teori X dan Y dalam komunikasi organisasi terkait dengan masing-masing asumsi serta kelebihan dan kekurangan yang terkandung di dalamnya.