Dari berbagai pengertian komunikasi menurut para ahli dapat disimpulkan bahwa komunikasi adalah sebuah proses yang bersifat transaksional dan simbolis, dalam artian melibatkan satu atau lebih orang yang bekerja di dalam sebuah lingkungan dan merujuk pada hal-hal lain pada tingkatan abstraksi yang bervariasi. Dalam komunikasi organisasi, proses komunikasi dalam organisasi berlangsung melalui berbagai tahap-tahap komunikasi dan melibatkan komponen-komponen komunikasi. Tak jarang dalam setiap tahapan komunikasi terjadi gangguan komunikasi atau hambatan-hambatan komunikasi yang berakibat pada kegagalan komunikasi dan komunikasi yang efektif tidak terjadi. Hal ini berlaku dalam semua bidang atau konteks komunikasi.
Dalam organisasi, kegagalan komunikasi terjadi ketika pesan yang diterima oleh komunikate tidak sama dengan pesan yang dikirimkan oleh komunikator.
Adapun faktor-faktor penyebab gagalnya komunikasi dalam organisasi selengkapnya adalah sebagai berikut :
- Struktur organisasi
Suatu organisasi yang besar pada umumnya memiliki kaitan komunikasi vertikal yang terlalu banyak sehingga menyebabkan pesan mengalami distorsi ketika dikirimkan kepada berbagai tingkatan dalam organisasi. Setiap organisasi memiliki kebijakan komunikasi yang berbeda-beda. Kebijakan komunikasi ini diatur dalam peraturan organisasi yang harus dipatuhi oleh seluruh anggota organisasi. Kompleksitas aturan serta struktur organisasi inilah yang kerapkali mendatangkan hambatan komunikasi organisasi.
Untuk mengurangi hal tersebut, komunikate lebih baik dihubungi secara langsung oleh komunikator dibandingkan dengan melalui macam-macam media komunikasi. Selain itu, pesan yang disampaikan oleh komunikator hendaknya disampaikan secara lisan atau melalui komunikasi lisan guna mengurangi ketergantungan terhadap berbagai saluran komunikasi atau media komunikasi. Disamping itu, untuk mengatasi hambatan struktural, berbagai peluang perlu diciptakan untuk komunikasi dari atas ke bawah, komunikasi dari bawah ke atas, dan komunikasi horisontal dengan menggunakan beragam teknik seperti survey pegawai, kebijakan pintu terbuka, newsletter, catatan, dan tugas kelompok. Upaya yang dilakukan harus dibuat untuk memotong tingkatan hierarki, meningkatkan koordinasi komunikasi antar departemen, dan mendorong komunikasi dua arah.
- Perbedaan status
Faktor kedua yang menjadi penyebab kegagalan komunikasi dalam organisasi adalah perbedaan status. Hal ini terjadi ketika orang yang menempati posisi yang berbeda secara hierarkis berkomunikasi satu sama lain. Pada umumnya, pegawai yang berada pada tingkatan terbawah dari struktur organisasi akan lebih waspada saat mengirimkan pesan kepada manajer dan membicarakan hal-hal yang mereka anggap menarik atau disukai oleh manajer. Begitu pula dengan mereka yang berada pada status tertinggi dalam hierarki. Mereka akan mendistorsi pesan dengan cara menolak untuk melakukan diskusi tentang segala sesuatu yang dianggap akan melemahkan otoritas mereka dalam organisasi. Dengan kata lain, mereka ingin memelihara status yang mereka miliki.
Kegagalan komunikasi dalam organisasi tumbuh karena adanya perbedaan status dan hal ini dapat diatasi dengan menjaga manajer dan pegawai tingkatan terbawah tetap memperoleh informasi yang utuh. Pegawai hendaknya menjaga manajer tetap memperoleh informasi secara adil dan penuh rasa hormat. Mereka harus berani untuk menyampaikan informasi yang tidak disukai oleh atasan mereka.
- Kurangnya rasa percaya
Membangun kepercayaan diantara pegawai atau kolega tidaklah mudah. Hal ini dikarenakan pegawai tidak selalui mengetahui apakah manajer akan memberikan tanggapan dengan cara yang bertanggung jawab. Karena itu, manajer harus memastikan bahwa pegawai memiliki kepercayaan terhadapnya. Tanpa adanya kepercayaan, komunikasi yang bebas dan terbuka akan tertutup dan selanjutnya mengancam stabilitas organisasi.
Hambatan terhadap kepercayaan dapat diatasi dengan berusaha untuk selalu tampil sebagai pemimpin di hadapan pegawainya. Selalu bersembunyi di balik asisten atau sekretaris tidak akan membantu apapun. Sebagai pemimpin, manajer harus siap berbagi informasi dengan kolega dan pegawai, berkomunikasi secara jujur termasuk dalam pengambilan keputusan. Menciptakan lingkungan komunikasi yang terbuka dalam organisasi dapat membantu pegawai saat berada dalam tekanan dan bersedia bekerja sama dapat membantu manajer membangun kepercayaan di mata pagawai.
- Pemilihan saluran komunikasi yang tidak tepat
Pemilihan saluran komunikasi dalam organisasi yang tidak tepat dapat mengganggu jalannya pesan dan menutup makna yang dimaksud. Seseorang harus memilih sebuah media atau saluran komunikasi yang sesuai dengan sifat pesan dan penerima pesan. Saluran komunikasi yang umum digunakan dalam organisasi adalah komunikasi tatap muka karena bersifat personal dan menyuguhkan umpan balik segera, mengirimkan informasi dalam bentuk verbal maupun nonverbal, serta menyampaikan emosi dibalik pesan. Selain komunikasi tatap muka, saluran komunikasi yang juga umum digunakan dalam organisasi adalah komunikasi tertulis seperti catatan, surat, laporan, dan lain-lain; komunikasi dengan menggunakan media elektronik interaktif seperti telepon. Saluran komunikasi yang sangat tidak efektif dalam menyampaikan pesan dalam organisasi adalah komunikasi tertulis impersonal seperti bulletin, laporan dan lain-lain karena memiliki kekurangan dalam menyampaikan petunjuk nonverbal, umpan balik, serta mengurangi fokus personal.
Hambatan yang timbul akibat kesalahan dalam pemilihan saluran komunikasi yang tidak tepat dapat diatasi dengan memilih media yang agak mahal untuk pesan yang bersifat kompleks, tidak rutin, dan dapat menyebarluaskan kehadiran manajer untuk mempromosikan komitmen pegawai terhadap tujuan organisasi. Media yang lebih murah digunakan untuk mengkomunikasikan pesan-pesan rutin dan simpel.
- Iklim komunikasi yang tertutup
Iklim komunikasi organisasi ditentukan oleh gaya manajemen. Gaya manajemen yang bersifat langusng dan otoriter dapat menutup pertukaran informasi yang bebas dan terbuka. Komunikasi pun bersifat tertutup. Hal ini diatasi dengan meluangkan banyak waktu untuk mau mendengarkan apa yang menjadi keinginan pegawai atau kolega. Manajer juga harus mampu memberikan reaksi yang konstruktif terhadap pegawai dan mendorong baik pegawai atau kolega agar bersedia memberikan usulan, membantu menentukan tujuan, berpartisipasi dalam mengatasi masalah, dan membantu membuat keputusan.
- Membludaknya informasi
Terlalu banyak informasi dapat mengganggu kemampuan komunikate untuk berkonsentrasi pada bagian terpenting dari sebuah pesan. Komunikate yang menghadapi membludaknya informasi cenderung untuk mengabaikan beberapa pesan, menunda memberikan tanggapan terhadap pesan yang dianggap kurang penting, hanya menjawab sebagian dari pesan, atau bereaksi seadanya terhadap keseluruhan pesan. Kegagalan ini dapat mengarah pada kesalahpahaman komunikasi.
Untuk mengatasi membludaknya informasi, sebagai pengirim pesan hendaknya fokus dan menyadari bahwa beberapa informasi tidak terlalu penting dan memberikan beberapa makna terhadap informasi yang ada. Sebagai penerima pesan, hendaknya membuat skala prioritas terhadap arus informasi yang masuk dan tidak terjebak didalamnya.
- Pesan yang kompleks
Pesan yang kompleks dan tidak jelas kurang dapat dipahami oleh penerima pesan. Ketidakjelasan pesan juga merupakan salah satu faktor penyebab gangguan komunikasi. Untuk itu, sebagai komunikator, perlu dipahami bahwa ketika menyusun sebuah pesan sejatinya seorang komunikator berperan sebagai individu dan representasi dari sebuah organisasi. Karena itu, seorang komunikator harus menyesuaikan gagasan yang dimiliki sehingga dapat diterima oleh komunikate.
Dari segi psikologi komunikasi, untuk mengatasi kompleksitas pesan, seorang komunikator perlu menjaga pesan tetap jelas dan mudah dipahami, menyusun pesan yang sesuai, mengarahkan pembaca dengan mengatakan kepada pembaca apa yang diharapkan, menggunakan bahasa yang konkrit dan spesifik, dan tetap fokus. Hal lainnya adalah menanyakan umpan balik yang berguna sebagai bahan evaluasi terkait kejelasan pesan yang dikirimkan.
- Persaingan pesan
Umumnya pesan-pesan organisasi berkompetisi untuk mendapatkan perhatian penerima pesan. Hal ini terjadi pada dua tingkatan yaitu intrapersonal dan interpersonal. Misalnya, ketika seseorang menerima telepon dan di saat yang bersamaan memindai laporan, kedua pesan akan hilang. Untuk mengatasinya, komunikator membuat pesan tertulis yang menarik secara visual dan mudah dipahami dan mengirimkannya ketika penerima memiliki waktu yang cukup untuk membaca pesan tersebut. Pesan lisan akan lebih efektif ketika berada dalam situasi komunikasi tatap muka.
- Komunikasi yang tidak etis
Hubungan di dalam dan di luar organisasi bergantung pada kepercayaan dan keadilan. Namun bukan berarti organisasi tidak menggunakan cara-cara manipulatif. Hambatan timbul ketika cara-cara yang tidak etis berdampak pada komunikasi baik di dalam maupun di luar organisasi. Untuk mengatasinya, seorang komunikator harus memastikan bahwa pesan yang disampaikan adalah pesan yang berisi informasi faktual, informasi yang disampaikan sesuai dengan situasi, pesan yang disampaikan dapat dipercaya kebenarannya, dan tidak membingungkan komunikate. Dalam artian, komunikator tetap perlu menerapkan standar etika komunikasi terutama etika komunikasi organisasi dan etika komunikasi bisnis.
- Gangguan fisik
Gagalnya komunikasi dalam organisasi juga dapat disebabkan oleh buruknya koneksi, suara yang tidak jelas, dan lain-lain. Berbagai gangguan komunikasi seperti gangguan bahasa dalam komunikasi dapat mempengaruhi komunikasi yang efektif. Gangguan juga dapat terkait dengan kesehatan komunikate. Gangguan pendengaran dan visual juga dapat mengganggu proses penerimaan pesan. Hal ini bukan berarti menutup komunikasi keseluruhan namun mengurangi konsentrasi komunikate dangan mengganggu perhatian komunikate. Untuk mengatasinya, seorang komunikator harus berlatih untuk mengendalikan transmisi fisik. Sebagai seorang komunikate harus bisa mencoba untuk berkonsentrasi pada pesan dan bukan pada gangguan yang ada.
Manfaat Mempelajari Faktor Penyebab Gagalnya Komunikasi dalam Organisasi
Mempelajari berbagai faktor penyebab gagalnya komunikasi dalam organisasi dapat memberikan manfaat kepada kita, diantaranya adalah kita mengetahui dan memahami berbagai macam faktor penyebab gagalnya komunikasi dalam organisasi dan bagaimana mengatasinya. Selain itu, kita dapat menerapkan dalam bidang komunikasi organisasi maupun komunikasi bisnis.
Demikianlah ulasan singkat tentang faktor penyebab gagalnya komunikasi dalam organisasi. Semoga dapat menambah wawasan dan pengetahuan kita tentang hal-hal yang terkait dengan bidang komunikasi organisasi secara umum