Sponsors Link

15 Proses Komunikasi dalam Organisasi

Sponsors Link

Komunikasi adalah sesuatu yang penting dalam manajemen yang merupakan salah satu alat dalam mengarahkan, memotivasi, memonitor atau mengamati serta melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan manajemen perusahaan. Sering kali komunikasi memiliki fungsi dan juga manfaat yang berbeda tergantung pada kondisi, subjek dan komunikan yang terlibat di dalam sebuah peristiwa komunikasi.

ads

Organisasi, dalam mencapai tujuannya, membutuhkan suatu komunikasi yang berjalan dengan lancar dan efektif untuk memastikan kinerja organisasi dan kinerja SDM semakin meningkat atau berkualitas. Dengan demikian, hampir semua anggota organisasi harus memahami proses komunikasi organisasi agar tidak terjadi kesalahan dalam memahami komunikasi yang sedang berlangsung di tengah mereka.

Oleh karena itulah, dalam kesempatan kali ini akan kita bahas beberapa hal tentang proses komunikasi dalam organisasi untuk mempelajarinya lebih jauh sehingga kita bisa memahaminya dengan lebih baik lagi. Buat kamu yang ingin mempelajari komunikasi organisasi, artikel ini adalah jawaban yang tepat.

Jadi, bagaimana proses komunikasi dalam organisasi tersebut? Silakan lanjutkan membaca di bawah ini ya!

Pengertian Komunikasi Organisasi

Sebelum berbicara lebih jauh, ada baiknya kita sama-sama memahami asumsi tentang apa itu komunikasi organisasi. Secara ringkas, menurut Wiryanto, komunikasi organisasi merupakan suatu aktivitas pengiriman dan penerimaan pesan-pesan yang ada di dalam sebuah organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi. Elemen elemen komunikasi dalam organisasi memilki persamaan dan perbedaan dengan komunikasi yang lainnya.

Komunikasi formal merupakan sebuah komunikasi yang disetujui oleh organisasi dan berisi tentang kepentingan organisasi. Beberapa contoh komunikasi formal antara lain adalah rincian cara kerja di dalam organisasi, aturan tentang produktivitas produktivitas, dan lain sebagainya. Sementara komunikasi informal adalah di luar dari komunikasi formal yang terjadi di antara anggota organisasi tersebut.

Beberapa proses yang terjadi di dalam komunikasi sebenarnya cenderung berbeda antara komunikasi formal dan informal. Oleh karena itu daftar di bawah ini mungkin tidak menunjukkan runtutan proses secara pasti, akan tetapi merupakan suatu penggambaran unsur-unsur apa saja yang ada di dalam suatu komunikasi organisasi. Beberapa proses tersebut, antara lain adalah sebagai berikut.

1. Masalah yang dihadapi

Setiap proses komunikasi tentu saja berawal dari suatu masalah tertentu. Akan tetapi perlu dipahami bahwa yang dimaksud masalah dalam hal ini tidak harus berarti sebuah kesenjangan antara kenyataan dengan nilai ideal yang dimiliki oleh seseorang, akan tetapi lebih luas daripada itu. Singkatnya, masalah bisa berarti hal apa saja yang memicu seseorang atau kelompok tertentu untuk merespons hal tersebut dengan cara melakukan sebuah komunikasi.

Setiap proses komunikasi pasti diawali oleh adanya ‘masalah’ tertentu bagi sang komunikator, sehingga dia pun merasa perlu untuk meresponsnya dengan melakukan suatu upaya komunikasi. Komunikasi organisasi pun termasuk di antaranya.

Sponsors Link

2. Kedudukan komunikator

Setelah diawali oleh adanya masalah tertentu, maka proses sebelum komunikasi terjadi dalam organisasi berikutnya adalah memahami kedudukan seorang komunikator di dalam lingkungan organisasi tersebut. Biasanya proses ini berlangsung dengan sangat cepat dan cenderung terjadi secara bawah sadar.

Komunikator, termasuk dalam komunikasi organisasi, biasanya akan langsung menyadari posisinya dalam organisasi tersebut serta hubungannya dengan masalah yang ia lihat, dan oleh karena itu biasanya proses ini akan terjadi dengan cepat. Tanpa perlu lagi menganalisis siapa dirinya dan apa perannya di dalam organisasi yang ia ikuti, komunikator bisa langsung menyadari hal apa saja yang perlu dan bisa ia lakukan untuk organisasi tersebut. Kamu bisa membaca teori komunikasi kelompok menurut para ahli untuk memahami bagaimana kedudukan komunikator dalam suatu kelompok.

3. Menentukan tujuan

Setelah kedudukan seorang komunikator terpahami dengan baik, maka langkah berikutnya adalah menentukan bagaimana respons yang perlu ia lakukan dan kemudian bagaimana caranya agar hal tersebut tercapai. Dengan kata lain, dalam proses ini komunikator akan menentukan tujuan komunikasi yang ingin dicapai olehnya.

Tujuan komunikasi yang telah dirumuskan olehnya kemudian akan diwujudkan dalam bentuk sebuah pesan setelah melalui proses encoding tertentu. Dengan demikian gagasan abstrak yang ada di dalam pikirannya dapat diterjemahkan ke dalam suatu bentuk lain yang bisa dipahami oleh orang lain yang akan ia jadikan sebagai sasaran pesan.

4. Proses encoding

Proses ini adalah sebuah proses pengkodean, yaitu proses yang terjadi untuk membuat gagasan abstrak yang terdapat di dalam pikiran komunikator bisa diterjemahkan ke dalam bentuk lain yang bisa dikomunikasikan.

Encoding biasanya mengikuti aturan tertentu sesuai dengan sistem pesan yang sama-sama dimengerti oleh komunikator dan juga komunikan. Melakukan encoding dengan kodifikasi yang dipahami oleh komunikator sendiri tentunya tidak akan menghasilkan apa-apa karena hanya dirinya sendiri yang bisa memahami pesan tersebut.

ads

5. Perumusan pesan

Proses ini sebenarnya erat kaitannya dengan proses encoding. Proses encoding akan menghasilkan sebuah pesan tertentu yang akan disampaikan oleh komunikator terhadap komunikan yang ia pilih. Pesan yang dibuat oleh komunikator tentunya harus bisa dipahami oleh komunikan. Oleh karena itu pesan harus mengikuti kaidah tertentu yang sama-sama dipahami baik oleh komunikator ataupun komunikan.

Bahasa adalah salah satu sistem enkoding dan juga pesan yang digunakan oleh manusia dewasa ini. Dan kecenderungan dari komunikasi organisasi adalah dengan menggunakan bahasa yang dipakai oleh anggota organisasi tersebut ataupun sesuai dengan sasaran komunikasi yang diinginkan dalam komunikasi yang dilakukan. Terlebih lagi dengan adanya kecenderungan untuk melakukan komunikasi lisan di dalam suatu organisasi bila dibandingkan dengan komunikasi tulisan.

6. Penyampaian pesan

Langkah berikutnya tentu saja adalah melakukan penyampaian pesan dari komunikator terhadap komunikan yang menjadi sasaran dari komunikasi tersebut. Penyampaian pesan ini bisa dilakukan sesuai dengan kebutuhan komunikator, ataupun dalam konteks komunikatornya adalah orang yang memiliki kedudukan struktural lebih rendah apabila dibandingkan dengan komunikannya, akan menyesuaikan dengan kedudukan komunikan pula.

Proses penyampaian pesan harus dilakukan dengan baik untuk memastikan bahwa pesan tersebut tersampaikan dengan baik pada komunikan sehingga mereka bisa memahaminya dan menangkap maksud dari pesan tersebut. Proses penyampaian pesan ini bisa bergantung dengan jenis model model komunikasi massa yang dipilih oleh komunikator ketika berhadapan dengan massa yang banyak.

7. Proses decoding

Apabila tadi dilakukan proses encoding oleh komunkator, maka proses ini adalah sebuah proses yang biasanya dilakukan oleh komunikan. Decoding adalah suatu upaya untuk menerjemahkan pesan ke dalam maksud yang ingin disampaikan oleh komunikator. Proses ini juga biasanya terjadi secara instan seperti yang terjadi pada proses komunikasi lisan, selama antara komunikator dan komunikan memiliki pengetahuan dan sistem pesan yang sama.

Artinya, kalau komunikator menggunakan bahasa Inggris tetapi komunikan tidak memahaminya, maka pesan tersebut bisa saja tidak akan bisa terdekode dengan baik, bahkan tidak terdekode sama sekali. Oleh karena itu, dalam komunikasi organisasi harus dipastikan bahwa antara komunikator dan komunikan memiliki sumber daya yang sama untuk memahami pesan yang telah dibuat tersebut.

8. Penafsiran maksud

Proses berikutnya dalam komunikasi organisasi adalah adanya penafsiran maksud yang dilakukan oleh komunikan terhadap pesan yang telah didekode dari komunikator. Dalam proses ini komunikan akan berusaha untuk menafsirkan maksud atau tujuan dari pesan tersebut. Hasil penafsiran akan bergantung pada kemampuan komunikan dalam memahami pesan itu.

Banyak faktor yang menentukan bagaimana seorang komunikan akan melakukan respons pada pesan yang telah dibuat oleh komunikator. Ada beberapa komunikan yang sulit dalam memahami maksud komunikator, sebaliknya ada yang memiliki kemampuan sangat baik dalam memahami maksud komunikator. Apabila berhadapan dengan kondisi seperti itu, maka komunikator yang bijak akan berusaha untuk menyederhanakan pesan supaya sebagian besar komunikan dapat memahami pesan tersebut dengan baik. Bagaimana maksud bisa ditafsirkan bergantung pada komponen komponen komunikasi yang digunakan dalam suatu komunikasi organisasi.

Sponsors Link

9. Pemberian feedback

Setelah pesan terpahami dengan baik oleh komunikan, maka secara alamiah akan muncul dorongan untuk melakukan respons terhadap pesan yang telah dibuat oleh si komunikator. Akan tetapi, pemberian feedback ini bisa bersifat langsung tidak langsung, lisan ataupun non lisan, dan berbagai bentuk yang lain.

Feedback yang beragam ini bisa disebabkan karena perbedaan hubungan komunikator terhadap komunikan. Misalnya, seorang pekerja OB tentu tidak akan langsung bisa mengucapkan pandangannya secara langsung pada direktur perusahaan karena antara direktur dan pekerja OB memiliki hubungan yang relatif jauh. Dengan demikian, feedback yang didapatkan oleh direktur perusahaan dari OB terhadap pesan yang telah ia buat mungkin saja bersifat tidak langsung dan dalam jangka waktu yang lama alias tidak instan. Feedback bisa juga kita anggap sebagai salah satu jenis-jenis berita yang ada dalam suatu organisasi.

10. Pemilihan media

Media adalah sesuatu yang bisa digunakan untuk membawa pesan tersebut pada para pendengar. Dalam hal komunikasi organisasi, media bisa berupa pesan tertulis ataupun pesan lisan, yang bisa diampaikan secara langsung oleh komunikator ataupun oleh orang lain yang mewakili komunikator tersebut. Pemilihan media dapat menentukan tingkat keefektifan penyampaian pesan tersebut, misalnya dalam jumlah komunikan yang sangat banyak, maka penyampaian pesan secara tertulis mungkin bisa lebih efektif apabila dibandingkan dengan penyampaian pesan melalui komunikasi secara lisan. Apabila ada unsur komunikasi politik yang diperhitungkan, bisa jadi maka pemilihan media akan sangat berbeda dari biasanya.

Proses Lainnya (11-15)

Selain sepuluh proses di atas, juga terdapat beberapa proses lain dalam komunikasi organisasi. Beberapa proses yang lain tersebut adalah sebagai berikut.

  • Pemilihan saluran komunikasi organisasi
  • Pemilihan komunikan dalam komunikasi organisasi
  • Perumusan gaya penyampaian pesan oleh komunikator
  • Pemilihan waktu penyampaian pesan oleh komunikator ataupun oleh struktur lainnya
  • Pembatasan komunikan apabila pesan ditujukan tidak untuk semua komunikan

Itulah beberapa proses komunikasi organisasi yang bisa kita pelajari dalam kesempatan kali ini. Semoga beberapa pembahasan komunikasi organisasi di atas dapat membantumu dalam mempelajari komunikasi organisasi dengan lebih baik lagi ya. Selamat mempelajari komunikasi organisasi!

Sponsors Link

*Jika artikel ini bermanfaat, mohon di share ^V^!

, , , ,
Oleh :