Sponsors Link

8 Tips dalam Komunikasi Tertulis di Dunia Bisnis

Sponsors Link

Menulis adalah salah satu keterampilan komunikasi yang menunjukkan kemampuan seseorang dalam berpikir dengan jelas dan menggunakan bahasa secara efektif. Menulis merupakan salah satu cara yang kerap digunakan untuk mengkomunikasikan sebuah pesan.

ads

Dalam komunikasi tertulis, proses mengkomunikasikan pesan dilakukan dengan menggunakan simbol-simbol tertulis yakni melalui kata-kata dan kalimat.

Dengan demikian, yang dimaksud dengan komunikasi tertulis adalah proses pertukaran simbol-simbol tertulis antara individu atau kelompok.

Komunikasi tertulis juga dimaknai sebagai penyajian ide atau gagasan dalam bentuk tulisan dengan cara tertentu (Baca juga : Fungsi Komunikasi Tertulis).

Dalam organisasi bisnis, seorang manajer umumnya terlibat dalam berbagai macam bentuk komunikasi tertulis seperti membalas surat dari klien, mencatat kesepakatan, menyiapkan laporan, membuat proposal kontrak, dan lain sebagainya.

Seorang manajer perlu mengkomunikasikan informasi, instruksi, keputusan, dan usulan lainnya dalam bentuk tertulis dengan tetap memperhatikan pihak yang menerima dan membaca pesan tertulis yang disampaikan.

Komunikasi tertulis yang baik dan efektif adalah komunikasi tertulis yang berisi informasi yang komprehensif tentang subyek tertentu yang disusun secara singkat, padat, jelas, benar, dan mudah dibaca (Baca juga : Komunikasi Organisasi).

Untuk itu, diperlukan beberapa tips sebagai panduan agar komunikasi tertulis di dunia bisnis mengalami keberhasilan. Tips dalam komunikasi tertulis di dunia bisnis diantaranya adalah :

1. Topik permasalahan harus jelas dan spesifik

Hal pertama yang harus diperhatikan dalam komunikasi tertulis di dunia bisnis adalah topik permasalahan harus jelas dan spesifik. Hal ini dimaksudkan agar pembaca mengetahui dan memahami apa yang menjadi subyek permasalahan.

Penulisan topik permasalahan tidak perlu panjang namun menggunakan istilah-istilah yang tepat, terukur, dan faktual (Baca juga : Komunikasi Bisnis).

2. Memilih dan menggunakan kata-kata secara efektif

Kemampuan kita menulis dengan jelas tidak hanya bergantung siapa yang menjadi khalayak melainkan juga ditentukan dengan seberapa besar pengetahuan kita tentang khalayak yang dituju.

Untuk itu, agar dapat menulis dengan jelas, kita harus menggunakan kata-kata yang sesuai dengan khalayak. Karena itu, pemilihan kata-kata yang tepat adalah mutlak.

Pemilihan kata-kata dilakukan dengan melihat pengetahuan khalayak, kapabilitas kita dalam menggunakan bahasa, dan penilaian yang baik.

Pemilihan kata meliputi menggunakan kata-kata yang pendek dan familiar, menggunakan bahasa yang konkret, menggunakan kalimat aktif, dan memilih kata-kata dengan makna yang terukur.

Selain itu, pemilihan kata juga menyangkut tidak disertakannya jargon, idiom, akronim, dan referensi budaya (Baca juga : Komunikasi Bisnis Lintas Budaya).

Sponsors Link

3. Menyusun dan mengembangkan kalimat secara efektif

Setelah kita memilah kata, tahap selanjutnya adalah menyusun dan mengembangkannya ke dalam kalimat-kalimat. Dalam menyusun kalimat, kita harus memastikan bahwa kalimat-kalimat yang digunakan adalah kalimat yang singkat, utuh, dan mengacu pada satu topik.

Selain itu, kita juga harus menghindari memasukkan informasi yang tidak ada kaitannya dengan topik yang dibahas.

Hal lain yang harus diperhatikan adalah menggunakan kalimat yang pendek, menentukan penekanan dalam rancangan struktur kalimat, dan adanya kesatuan kalimat (Baca : Komunikasi Pembelajaran).

4. Merancang dan mengembangkan paragraf secara efektif

Paragraf adalah sekelompok kalimat yang saling berkaitan dalam satu topik yang sama. Satu paragraf umumnya merupakan satu unit pemikiran. Dalam merancang paragraf, hal-hal yang harus diperhatikan adalah kalimat topik dan kalimat yang berkaitan dengan topik.

Dalam artian, kalimat topik menekankan pada penempatan hal-hal yang penting di awal kalimat. Selanjutnya, kalimat-kalimat yang digunakan merupakan kalimat-kalimat yang memiliki keterkaitan erat dengan topik yang dibicarakan.

ads
Setelah merancang paragraf, paragraf kemudian dikembangkan lebih lanjut melalui beberapa cara seperti menggunakan teknik penyebab-efek, ilustrasi, klasifikasi, perbandingan, dan menyajikan permasalahan dan solusi yang dibutuhkan (Baca juga : Komunikasi Pemasaran).

5. Memperhatikan struktur penulisan

Struktur penulisan dalam komunikasi tertulis di dunia bisnis sangat penting. Setiap pesan tertulis hendaknya memiliki struktur logika yang sederhana dan jelas. Struktur penulisan yang baik memiliki semacam peta jalan yang dapat diikuti oleh pembaca.

Peta jalan ini memiliki tanda dan petunjuk yang cukup dan dapat membantu pembaca berangkat dari titik awal, menyusuri jalan, hingga berakhir di satu titik dimana pembaca memahami apa yang dimaksud oleh penulis (Baca juga : Fungsi-fungsi Komunikasi).

6. Menggunakan bahasa baku

Pada umumnya, bahasa yang digunakan dalam dunia bisnis adalah bahasa baku. Jika bahasa yang digunakan dalam komunikasi tertulis adalah bahasa Indonesia, maka bahasa yang digunakan adalah bahasa Indonesia yang merujuk pada Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia.

Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah pemakaian huruf, penulisan kata, pemakaian tanda baca, dan penulisan unsur serapan jika ada (Baca juga : Contoh Komunikasi yang Berhasil dan Tidak Berhasil).

7. Menggunakan format teks untuk membantu pemahaman

Format teks meliputi jenis dan ukuran huruf yang digunakan, penekanan terhadap hal-hal yang penting di dalam teks, dan spasi.

Jenis dan ukuran huruf yang berbeda dapat digunakan untuk membedakan bagian teks yang berbeda secara visual. Jika dalam teks terdapat hal-hal yang dianggap penting maka dapat menggunakan huruf miring atau ditebalkan.

Format teks lain yang juga memegang peranan yang sangat penting dalam komunikasi tertulis adalah ukuran spasi. Spasi digunakan untuk menyuguhkan struktur visual pesan tertulis atau memisahkan antara dua paragraf (Baca juga: Strategi Komunikasi Efektif).

8. Menggunakan tabel dan gambar untuk membantu pemahaman

Tabel dan gambar sangat berguna dalam pengorganisasian dan mengkomunikasikan data.

Penggunaan tabel dan gambar merupakan salah satu cara yang dapat digunakan agar pembaca menjadi mudah mengerti, memahami, menganalisa, dan menafsirkan pesan atau informasi yang disampaikan oleh penulis.

Tabel dan data hendaknya disajikan bersamaan dengan teks atau caption  dan menyuguhkan suatu analisis. Analisis ini hendaknya tidak menduplikasi informasi yang telah disajikan oleh tabel atau gambar (Baca juga : Komunikasi Visual).

Demikianlah ulasan singkat tentang tips dalam komunikasi tertulis. Semoga dapat menambah wawasan dan pengetahuan kita tentang komunikasi tertulis dan berbagai tips agar komunikasi tertulis menjadi efektif.

Sponsors Link
, , , ,
Oleh :
Kategori : Komunikasi Verbal