Sponsors Link

17 Penggunaan Teknologi Informasi dalam Komunikasi Bisnis

Sponsors Link

Teknologi informasi dapat didefiniskan sebagai teknologi yang melibatkan pengembangan, perawatan, dan penggunaan sistem komputer, perangkat lunak, dan jaringan untuk memprosess dan mendistribusikan data. Teknologi informasi memiliki peran yang sangat penting dalam berbagai bidang salah satunya dalam komunikasi khususnya komunikasi bisnis.

ads

Di era informasi seperti sekarang, penggunaan teknologi informasi dalam komunikasi bisnis atau komunikasi bisnis lintas budaya tidak lagi menjadi pilihan namun telah menjadi kebutuhan. Berbagai peralatan teknologi informasi dan komunikasi yang kita gunakan sehari-hari seperti microblogs hingga virtual worlds juga digunakan dalam dunia bisnis. Penggunaan teknologi informasi dalam komunikasi bisnis atau komunikasi bisnis lintas budaya ditujukan untuk memperbaiki atau meningkatkan proses komunikasi itu sendiri.

Semakin dibutuhkannya teknologi informasi dalam komunikasi bisnis atau komunikasi bisnis lintas budaya tidak dapat dilepaskan dari situasi atau kondisi yang dihadapi dunia bisnis di era informasi. Berbagai tantangan yang dunia bisnis hadapi saat ini mencakup kompetisi global dalam hal perdagangan dan tenaga kerja, kebutuhan operasional secara real-time, perubahan dalam dunia kerja, orientasi konsumen, inovasi teknologi, limpasan informasi, tanggung jawab sosial, peraturan pemerintah, dan permasalahan dalam etika komunikasi bisnis maupun etika komunikasi pada umumnya. Umumnya, organisasi atau perusahaan merespon tantangan tersebut dengan beberapa cara, diantaranya adalah melakukan perubahan dalam sistem strategi, fokus pada konsumen dan layanan, perbaikan usaha atau upaya yang berkelanjutan, business process reengineering, aliansi bisnis, dan electronic commerce.

Menurut Courtland L. Bovee dan John V. Thill (2008) dalam Business Communication Essentials menyatakan bahwa teknologi informasi dalam komunikasi bisnis umumnya digunakan untuk berkomunikasi dalam kantor, berkomunikasi jarak jauh, mengkomunikasikan barang dan jasa, dan berkomunikasi dengan konsumen. Lebih lanjut mereka menyatakan bahwa agar penggunaan teknologi informasi dalam komunikasi bisnis menjadi efektif, maka kita harus belajar untuk tetap menjaga perspektif bahwa teknologi adalah sebuah alat atau perangkat yang dapat membantu untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan, membantu komunikasi interpersonal atau komunikasi antar pribadi bukan untuk menggantinya, dan lain-lain; menjaga agar tidak terjadi banjir informasi, menggunakan teknologi sebagai alat secara produktif, dan menggunakan teknologi untuk berkomunikasi atau berinteraksi dengan orang lain utamanya konsumen atau klien.

Adapun penggunaan teknologi informasi dalam komunikasi bisnis selengkapnya adalah sebagai berikut :

1. Otomasi kantor

Otomasi kantor adalah sistem yang menciptakan, menyimpan, memodifikasi, menyajikan, dan mengkomunikasikan informasi bisnis dalam bentuk tertulis, verbal atau video. Otomasi kantor berkaitan erat dengan penerapan teknologi informasi yang digunakan dalam lingkungan kantor untuk mendukung berbagai pekerjaan tertentu. Istilah otomasi kantor mengacu pada seluruh peralatan dan metode yang diterapkan dalam berbagai kegiatan kantor yang membantu proses penulisan, visual dan data suara dalam sebuah komputer. Yang termasuk dalam otomasi kantor adalah pertukaran informasi, manajemen dokumen administratif, mengelola data numerik, dan perencanaan rapat serta jadwal kerja manajemen.

2. Berbagi informasi dengan karyawan

Para pebisnis menggunakan berbagai alat untuk dapat berkomunikasi secara efektif dengan karyawannya. Kehadiran teknologi informasi telah mengubah perspesi bahwa bekerja harus datang ke kantor. Kini, tidak sedikit perusahaan yang membolehkan karyawannya untuk dapat bekerja dari rumah. Pekerjaan dan komunikasi internal dilakukan secara online dan tidak mengubah jenis-jenis komunikasi bisnis dan pola komunikasi organisasi. 

 

3. Bertukar informasi

Kini, surat elektronik menjadi salah satu alat yang sangat penting untuk berkomunikasi dan bertukar informasi antar karyawan, penyuplai, dan konsumen. Komunikasi yang dilakukan dengan surat elektronik jauh lebih cepat dan membutuhkan sedikit biaya dibandingkan dengan mengirim surat melalui pos. Teknologi informasi memungkinkan mengatur berkas surat elektronik berdasarkan klien, jenis komunikasi seperti pemesanan atau pembayaran.

4. Tetap terhubung dengan konsumen, kolega, dan penyuplai

Beberapa pebisnis profesional masa kini hanya memiliki kantor part-time atau bahkan tidak memiliki kantor sama sekali. Segala bentuk komunikasi yang dilakukan untuk tetap terhubung dengan konsumen, kolega, maupun penyuplai bergantung pada jaringan nirkabel.

5. Menjalin kerjasama atau berkolaborasi

Bekerja dalam sebuah tim sangat penting dalam setiap bisnis. Kerja tim dapat menjadi lebih kompleks manakala anggota tim bekerja pada departemen yang berbeda, atau berada dalam zona waktu yang berbeda, atau berbeda perusahaan. Teknologi informasi membantu menjembatani jarak dengan membuat beberapa kegiatan seperti brainstorming, mengadakan rapat secara virtual, berbagai dokumen, bertemu dengan mitra bisnis baru, dan berkolaborasi dengan para ahli diluar perusahaan dari lokasi yang berbeda.

6. Menciptakan dan mengembangkan produk dan jasa

Teknologi informasi dapat digunakan untuk menciptakan, mengembangkan, serta mengirimkan produk dan jasa kepada konsumen dan mendukungnya dengan informasi penting. Kemampuan untuk mengakes dengan mudah dan membagi informasi terkahir dapat meningkatkan arus dan waktu penyuplaian, biaya operasi yang rendah, memperbaiki kepuasan konsumen, dan memicu kinerja keuangan. Kemudahan dalam mengakses informasi juga dapat membantu perusahaan memberikan respon terhadap kebutuhan konsumen dengan menyuguhkan kepada konsumen informasi yang akurat dan pengiriman produk yang terjadwal dengan baik.

ads

7. Menghemat biaya

Meskipun implementasi teknolog informasi membutuhkan anggaran yang tidak sedikit, namun memiliki manfaat jangka panjang dalam hal penghematan biaya. Teknologi informasi memungkinkan perusahaan untuk mengurangi biaya transaksi dan implementasi.

8. Memudahkan akses informasi dan komunikasi

Beberapa pegawai kini dapat mengakses suara mereka serta komunikasi elektronik lainnya seperti surat elektronik dan pesan instan melalui satu portal saja. Melalui ruang kerja online membuat karyawan atau anggota tim untuk mengakses dokumen dimanapun dan kapanpun. Ruang kerja ini dapat mengontrol anggota tim yang dapat membaca, mengedit, dan menyimpan dokumen khusus.

9. Berinteraksi dengan konsumen

Memelihara dialog terbuka dengan konsumen adalah sangat penting dalam rangka untuk menemukan, mengikat, dan mendukung konsumen. Teknologi informasi dan komunikasi masa kini memudahkan bagi konsumen untuk berinteraksi dengan perusahaan kapanpun, dimanapun, dan bagaimanapun yang mereka inginkan. Perusahaan yang menginisiasi percakapan dengan pasar akan memperoleh keuntungan yang besar dibandingkan dengan perusahaan yang tidak melakukannya.

10. Membangun dan memelihara hubungan antara produsen dan konsumen

Perusahaan menggunakan teknologi informasi untuk merancang dan membangun serta memelihara hubungan dengan konsumen. Sistem manajemen hubungan konsumen menangkap setiap interaksi yang dilakukan oleh perusahaan kepada konsumen. Seluruh interaksi disimpan dalam sistem manajemen hubungan konsumen dan siap untuk dibuka jika konsumen menghubungi kembali.

11. Pemasaran

Salah satu penggunaan teknologi informasi dalam komunikasi bisnis yang utama adalah dalam hal pemasaran produk atau jasa. Baik bisnis skala kecil maupun bisnis skala besar kini memannfaatkan kehadiran internet sebagai media komunikasi untuk mendongkrak penjualan. Mereka memiliki website untuk menjalankan bisnis secara online dan memberikan kemudahan bagi konsumen untuk memesan produk atau jasa, membeli produk atau jasa, serta mengakses penjualan. Selain itu, teknologi informasi juga digunakan sebagai bagian dari strategi komunikasi dalam membangun brand imagestrategi komunikasi pemasaranstrategi komunikasi dalam pemasaran internasional, dan strategi komunikasi pemasaran global.

12. Mengelola inventaris

Penggunaan teknologi informasi dalam komunikasi bisnis juga diperuntukkan untuk mengelola inventaris secara efektif. Organisasi atau perusahaan kini dapat melakukan pemantauan stok barang dengan menggunakan teknologi informasi untuk memenuhi permintaan konsumen.

13. Manajemen data

Melalui teknologi informasi, perusahaan dapat menyimpan dan memelihara sejumlah data penting secara ekonomis dan memudahkan bagi karyawan untuk mengakses data tersebut apabila diperlukan.

14. Sistem informasi manajamen

Penyimpanan data akan sangat bermanfaat manakala jika data dapat digunakan secara efektif. Sistem informasi manajemen memungkinkan perusahaan untuk melacak data penjualan, ekspansi dan tingkat produktivitas. Informasi dapat digunakan untuk melacak profit setiap saat, memaksimalkan kembalinya modal dan mengidentifikasi ranah perbaikan.

15. Keuntungan kompetitif

Penghematan, perkembangan produk yang sangat cepat, dan perbaikan dalam proses membantu perusahaan memperoleh dan memelihara keuntungan kompetitif dalam pasar. Perusahaan dapat menggunakan simulasi perangkat lunak dan teknologi informasi lainnya yang berbasiskan sistem untuk membawa sebuah produk ke dalam pasar dengan biaya yang efektif dan cepat.

16. Perbaikan proses

Penggunaan teknologi informasi dalam komunikasi bisnis selanjutnya adalah perbaikan proses. Sistem perencanaan sumberdaya perusahaan memungkinkan para manajer untuk mengkaji ulang penjualan, biaya, serta berbagai kegiatan lainnya melalui platform perangkat lunak terintegrasi yang umumnya bersifat real-time. Sistem ERP dapat mengganti sejumlah sistem keuangan, sumber daya manusia, dan ranah fungsional lainnya.

Sponsors Link

17. Menghemat waktu

Disamping dapat menghemat biaya secara jangka panjang, penggunaan teknologi informasi dalam komunikasi bisnis terkait dengan otomasi kantor adalah dapat menghemat waktu. Otomasi memang perlu karena dapat menghemat waktu dalam berbagai kegiatan kantor. Seluruh pekerjaan dapat diselesaikan dalam waktu yang singkat. Penghematan waktu dapat berguna untuk mencapai tujuan secara efektif.

Berbagai peralatan komunikasi bisnis yang kini digunakan berevolusi sejalan dengan sejarah perkembangan teknologi komunikasi serta sejarah perkembangan teknologi informasi. Tren teknologi informasi yang semakin berkembang berdampak pada kemampuan sistem informasi organisasi. Sebagai konsumen harus dapat menyadari tren teknologi masa kini yang mempengaruhi teknologi informasi. Tren teknologi mempengaruhi organisasi dalam menjalankan bisnis atau komunikasi bisnisnya. Dengan memiliah dan memilih peralatan teknologi informasi yang tepat untuk setiap situasi dapat mendongkrak keefektifan komunikasi bisnis.

Manfaat Mempelajari Penggunaan Teknologi Informasi dalam Komunikasi Bisnis

Mempelajari penggunaan teknologi informasi dalam komunikasi bisnis dapat memberikan beberapa manfaat, diantaranya adalah sebagai berikut :

  • Kita dapat mengetahui dan memahami pengertian teknologi informasi
  • Kita dapat mengetahui dan memahami peran teknologi informasi dalam komunikasi
  • Kita dapat mengetahui dan memahami latar belakang penggunaan teknologi informasi dalam komunikasi bisnis
  • Kita dapat mengetahui dan memahami penggunaan teknologi informasi dalam komunikasi bisnis

Demikianlah ulasan singkat tentang penggunaan teknologi informasi dalam komunikasi bisnis. Semoga dapat menambah wawasan dan pengetahuan kita tentang komunikasi bisnis pada umumnya dan khususnya penggunaan teknologi informasi dalam komunikasi bsinis.

Sponsors Link
, , , ,
Oleh :
Kategori : Komunikasi Bisnis