Komunikasi Organisasi – Teori, Fungsi, Konsep, dan Penjelasannya

Komunikasi merupakan nafas dari keberlangsungan sebuah organisasi. Suatu organisasi tidak akan berjalan tanpa adanya komunikasi. Hal tersebut yang melatarbelakangi studi mengenai komunikasi organisasi. Dimana komunikasi organisasi sendiri merupakan suatu jaringan komunikasi antar manusia yang saling bergantung satu sama lainya dalam konteks organisasi.

Dalam sebuah organisasi didalamnya terdiri atas orang-orang (organ) yang memiliki tugas masing-masing serta saling berkaitan satu sama lain sebagai suatu sistem tentu memerlukan komunikasi yang baik agar kinerja oraganisasi berjalan dengan baik pula. Sehingga  apa yang menjadi tujuanya dapat tercapai.

Pengertian Organisasi

Organisasi sendiri merupakan suatu unit sosial yang terdiri atas organ-organ yang  memiliki tugas dan pembagian kerja masing-masing namun saling berhubungan dan berkaitan satu sama lain guna mencapi suatu tujuan tertentu. Organisasi merupakan bagian penting dalam kehidupan manusia dalam rangka mencapai tujuan dan cita-cita bersama.

Berbagai macam organisasi baik formal maupun non formal hadir ditengah tengah kehidupan manusia dan menjadi bagian penting didalamnya. Misalnya saja yang paling dekat dengan kehidupan kita, organisasi pengurus RT di lingkungan tempat tinggal, atau organisasi pekerjaan dan perusahaan tempat kita bekerja bahkan instansi pemerintah juga termasuk dalam organisasi yang sering kita jumpai.(Baca juga: Komunikasi Islam)

Suatu satuan sosial dapat dikatakan sebagai organisasi  apabila didalamnya terdapat organ-organ atau elemen-elemen yang menjalankan tugasnya masing-masing. Menurut Henry Mintzbergz secara umum sebuah  oranisasi setidaknya memiliki 5 elemen berikut.

1. The operating core, yaitu para pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang berkaitan dengan produksi, baik barang maupun jasa.
2. The strategic apex, yaitu seorang pemimpin atau Manajer teratas yang bertanggungjawab penuh atas organisasi tersebut.
3. The middle line, yaitu para manager yang menjadi penghubung antara operating core dengan strategic apex
4. The technostructure, yaitu mereka yang ditugaskan melaksanakan suatu bentuk standarisasi secara khusus dalam organisasi.
5. The staff support, yaitu orang-orang yang mengisi unit staf yang memberikan jasa guna mendukung jalanya organisasi.

Baca juga : Bahasa sebagai Alat Komunikasi

Pengertian Komunikasi Organisasi Menurut Para Ahli

Menurut Arnold dan Feldman (1986) komunikasi organisasi adalah suatu proses pertukaran informasi diantara orang-orang dalam suatu organisasi. Dimana didalamnya terdapat empat tahapan komunikasi yang meliputi.

1. attention (Atensi/Perhatian)
2. comprehension (Komprehensi)
3. acceptance as true (Kebenaran/Fakta)
4. retention (Retensi) (Baca juga: Komunikasi Pemerintahan)

Pendapat lain dikemukakan oleh Pace dan Faules (2001), mereka  berpendapat bahwa komunikasi organisasi merupakan perilaku pengatur organisasi yang terjadi diantara orang-orang dalam organisasi. Dan juga bagaimana mereka yang terlibat dalam proses itu berinteraksi dan memberi makna atas apa yang terjadi. Sementara itu, menurut Wiryanto (2005) komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan pesan organisasi didalam suatu kelompok. Baik itu formal maupun informal dari suatu organisasi.

Baca juga : Filsafat Komunikasi

Teori

Berikut beberapa Teori terkait dengan komunikasi organisasi, diantaranya:

• Teori Sistem Sosial

Teori ini menyatakan bahwa hubungan-hubungan antara orang-orang, memungkinkan suatu organisasi bertahan jauh lebih lama dari pada orang-orang biologis yang menduduki jabatan-jabatan tertentu dalam organisasi. Sedangkan, Kats dan Khan lebih lanjut menyatakan bahwa beberapa hubungan yang terjalin antara orang-orang dalam  organisasi lebih penting ketimbang hubungan atar jabatan formal tertentu.

• Teori Public Relations

Teori ini menyatakan bahwa Public relation adalah keseluruhan upaya yang dilakukan secara terencana dan berkesinambungan. Upaya ini dilakukan dalam rangka menciptakan dan dan memelihara niat baik serta saling pengertian diantara organisasi dan khalayaknya. Salah satu ahli yang mengemukakan teori ini adalah Jefkins.

• Teori Kepemimpinan

Dalam terori ini, dikatakan bahwa pemimpin adalah sosok yang membantu anggota untuk memenuhi kebutuhannya serta tujuan kelompok secara bersama-sama. Hersey memformulasikan empat tugas seorang pemimpin, antara lain”

1. Telling, Pemimpin harus mampu memberi informasi secara lugas.
2. Selling, pemimpin harus mampu memberikan petunjuk.
3. Participating, pemimpin harus mampu menjalin kerjasama yang baik.
4. Delegating, pemimpin harus mampu mengambil keputusan.

Baca juga: Internet sebagai Media Informasi

• Teori Kontinum

Teori ini menjelaskan tujuh hal sebagai berikut :

1. Manajer membuat keputusan lalu mengumumkan secara tegas.
2. Manajer membuat keputusan dan memberi pilihan.
3. Manajer mengemukakan keputusan dan memberi kesempatan untuk mempertanyakannya
4. manajer mengumumkan keputusan sementara yang masih dapat diubah
5. Manajer menentukan batasan dan bawahan diminta memutuskan
6. Manajer mempersilahkan bawahan mengambil keputusan

• Teori Empat Sistem

Linker menjelaskan bahwa terdapat empat gaya kepemimpinan dalam organisasi yaitu :

1. penguasa mutlak
2. penguasa semi mutlak
3. penasihat
4. Pengajak serta

• Teori Kepribadian Perilaku

Teori ini menjelaskan bahwa perilaku seseorang dapat menentukan keefektifan dari sebuah kepemimpinan. Dimana hal tersebut juga berpengaruh pada sifat-sitat dan prestasi dari pengikutnya.

Baca Juga :

•  teori komunikasi menurut para ahli
•  Teori Media Baru
•  Etika Komunikasi
• Komunikasi yang Efektif

Fungsi Komunikasi Organisasi

Menurut Sendjaja (1994),  fungsi komunikasi dalam organisasi yaitu ;

1. Fungsi Informatif – Organisasi diartikan sebagai suatu sistem pemrosesan informasi, dimana setiap anggota organisasi diharapkan mampu memberi dan menerima informasi dengan baik guna kelancaran dalam menjalankan apa yang menjadi tugasnya.
2. Fungsi regulatif – Berkaitan dengan peraturan-peraturan dan pedoman yang berlaku dalam suatu organisasi. (Baca juga: Komunikasi Sosial)
3. Fungsi persuasif – Merupakan cara lain dari perintah. Dimana kebanyakan pemimpin organisasi lebih memilih menggunakan cara persuasif dari pada perintah kepada bawahannya. Hal ini dikarenakanasumsi terkait penggunaan cara yang lebih halus akan menyebabkan seseorang lebih menghargai suatu tugas yang dibebankan kepadanya.
4. Fungsi Integratif – Berkaitan dengan penyediaan saluran yang memungkinkan setiap anggota organisasi untuk dapat melaksanakan tugas dan pegerjaanya dengan baik.

Baca juga : Teori Public Relations

Pendekatan Komunikasi Organisasi

Terdapat beberapa pendekatan komunikasi terhadap organisasi, diantaranya :

• Pendekatan Sistem

Karl Weick merupakan salah satu ahli yang mempelopori pendekatan sistem dalam studi komunikasi organisasi. Ia menganggap bahwa  sistem hierarki, garis komunikasi, dan prosedur operasi standar merupakan musuh dari sebuah organisasi. Selain itu, Weick berpandangan bahwa organisasi sebagai suatu kehidupan organis. Organisasi harus mampu beradaptasi dalam berbagai kondisi dan perubahan.

Menurutnya, organisasi akan berkembang ketika para anggota memiliki kebebasan dan komunikasi interaktif. Weick juga melihat bahwa organisasi sebagai suatu proses evolusioner yang bersandar pada tiga rangkaian proses yaitu penentuan, seleksi dan penyimpanan.

(Baca juga: Filsafat Komunikasi)

• Pendekatan Budaya

Clifort Greetz berpendapat bahwa organisasi merupakan bagian dari suatu budaya. Organisasi adalah cara hidup bagi para anggota. Cara tersebut digunakan untuk membentuk sebuah realita bersama serta menjadi pembeda dengan budaya lainya.

Kemudian, budaya dalam organisasi diciptakan oleh interaksi-interaksi para anggotanya. Interaksi yang sudah bagian dari aktifitas sehari-hari dalam organisasi ini kemudian membentuk suatu budaya dalam organisasi tersebut, Aktifitas-aktifitas dari para anggota diantaranya meliputi cerita, simbol-simbol serta aktifitas lainya. Sehingga, dari aktivitas tersebut, muncullah seperangkat pemahaman dalam organisasi yang kemudian menjadi budaya organisasi.

(Baca juga: Manajemen Komunikasi)

• Pendekatan Kritik

Pandangan ini menganggap bahwa kepentingan organisasi sudah mendominasi hampir disemua segi kehidupan dalam masyarakat. Pada hakikatnya, kehidupan kita banyak ditentukan oleh keputusan yang menyangkut kepentingan-kepentingan organisasi seperti perusahaan. Dimana komunikasi menjadi medium utama didalamnya.

Baca juga:

•  Komunikasi Lintas Budaya
• Sistem Komunikasi Indonesia

Konsep Komunikasi Organisasi

Goldhaber menjelaskan bahwa komunikasi organisasi merupakan proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam suatu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain.

Kemudian, Ia juga menjelaskan bahwa komunikasi organisasi bertujuan untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti dan selalu berubah ubah. Lebih lanjut ia menjelaskan tujuh konsep dalam komunikasi organisasi

• Proses: Organisasi merupakan suatu sistem terbuka yang dinamis. Oleh karena itu, proses dibutuhkan agar dapat menciptakan serta saling menukar pesan diantara anggotanya. Dimana gejala ini terjadi secara terus menerus sehingga dikatakan sebagai suatu proses. (Baca juga: Hambatan-Hambatan Komunikasi)

• Pesan: Dalam komunikasi organisasi pesan menjadi suatu hal yang sangat penting. Seseorang dalam organisasi harus mampu menciptakan dan menerima pesan dengan baik dan pesan yang baika adalah pesan yang mampu diterima sama seperti apa yang disampaikan.(Baca juga: Komunikasi Visual)

• Jaringan: Organisasi ibarat sebuah jaringan yang terdiri atas serangkaian seri. Seri ini terdiri atas sekumpulan orang yang menduduki posisi atau jabatan tertentu. Sekumpulan orang tersebut kemudian menjalankan tugas, fungsi, dan perannya masing-masing dalam sebuah organisasi.

• Keadaan Saling Tergantung: Hal ini sudah menjadi sifat organisasi sebagi suatu sistem terbuka. Ketergantungan dibutuhkan bilamana suatu bagian tidak berfungsi sebagaimana mestinya akan mengganggu kinerja dari bagian lain juga. Baca juga : prinsip-prinsip komunikasi

• Hubungan: Organisasi sebagai suatu sistem sosial. Fungsi dari beberapa bagiannya dijalankan oleh manusia bergantung kepada hubungan diantara manusia-manusia itu sebagai anggotanya.

• Lingkungan: Lingkungan adalah semua totalitas baik fisik maupun sosial yang diperhitungkan dalam pengambilan keputusan mengenai individu dalam suatu sistem yang disebut organisasi. lingkungan ini dapat dibedakan atas lingkungan internal dan eksternal organisasi. (Baca juga: Pola Komunikasi Organisasi)

• Ketidakpastian: Dalam komunikasi organisasi, posisi ketidakpastian disini adalah untuk memenuhi kesediaan informasi yang tersedia juga informasi yang diharapkan.

Makna Komunikasi Organisasi

• Perspektif Subjektif

Dalam perspektif ini pemaknaan komunikasi organisasi sebagai proses penciptaan makna atas interaksi diantara unit-unit organisasi yang menciptakan mengelola, bahkan mengubah organisasi. Fokus dalam pemaknaan yaitu sebuah cara yang dilakukan individu sebagai anggota organisasi berinteraksi dan menciptakan makna atas peristiwa komunikasi yang terjadi. (Baca juga : Komunikasi Gender)

• Perspektif Objektif

Dalam perspektif ini ditekankan tentang pemaknaan komunikasi organisasi.  Penekanan dapat dilihat dari perannya sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi dalam suatu organisasi.

Selain itu, fokus dalam pemaknaan ini adalah penanganan pesan yang meliputi, menerima, menafsirkan dan bertindak berdasar informasi yang diperoleh dalam suatu organisasi. Komunikasi disini dipandang sebagai alat untuk merekayasa organisasi yang memungkinkan individu mampu beradaptasi dalam lingkungan organisasi.

Arah Komunikasi Organisasi

1.Komunikasi kebawah

Komunikasi kebawah merupakan alur komunikasi yang mengalir dari individu pada tingkat hierarki atas kepada individu yang berada pada tingkat hierarki bawah. Dapat diartikan pula sebagai alur komunikasi antara atasan dan bawahan. bentuk komunikasi kebawah yang paling umum adalah instruksi kerja.

2.Komunikasi keatas

Komunikasi keatas merupakan arah dan alur komunikasi yang membawa informasi dari tingkat bawah ke tingkat atas dalam suatu organisasi, yang artinya komunikator berada pada tingkat bawah dan komunikan merupakan tingkat atas.

Dapat diartikan pula sebagai suatu alur komunikasi dari bawahan ke atasan. komunikasi keatas ini mencakup saran, keluhan dan hal hal lain yang mana  dalam sebuah organisasi yang besar komunikasi keatas sulit mencapai taraf efektif

3.Komunikasi Horizontal

Komunikasi horizontal merupakan komunikasi yang memiliki banyak fungsi dalam organisasi.  Bentuk komunikasi ini diperlukan untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan berbagai fungsi dalam organisasi sehingga dapat berjalan sebagaimana mestinya.

Komunikasi horizontal umumnya sering diabaikan padahal penting dalam penggunaanya sebagai contoh agar tidak terjadi tumpang tindih tugas wewenang dalam organisasi maka diperlukan komunikasi horizontal atar pihak terkait.

Bentuk Komunikasi Organisasi

A. Komunikasi Internal

Komunikasi internal merupakan komunikasi yang berlangsu dalam unit-unit, indiviu-individu (anggota) didalam internal suatu organisasi. komunikasi internal dibagi menjadi dua yaitu :

1. Komunikasi Personal

komunikasi personal merupakan komunikasi yang terjadi diantara individu dengan individu anggota orgabisasi. Dalam komunikasi personal ini terdapat dua macam yaitu komunikasi tatap muka dan komunikasi bermedia

2. Komunikasi kelompok

Komunikasi kelompok adalah komunikasi antara seseorang dengan suatu kelompok (bidang) tertentu, atau antar kelompok secara tatap muka dalam suatu organisasi.

B. Komunikasi Eksternal

Komunikasi eksternal adalah komunikasi yang terjadi antara organisasi dengan khalayak diluar organisasi. Komunikasi eklsternal ini dibagi menjadi dua yaitu :

1. Komunikasi dari organisasi kepada khalayak.
2. komunikasi dari khalayak kepada organisasi.

Dimensi Komunikasi Organisasi

• Dimensi Internal

Dimensi internal ini meliputi diri organisasi secara keseluruhan yaitu ;

1. komunikasi antara individu anggota organisasi.
2. komunikasi antara individu dengan bagian (berdasar Fungsi) dalam organisasi.
3. komunikasi antara beberapa bagian (berdasar fungsi) dalam organisasi.
4. komunikasi antara pemimpin dengan bawahannya.

• Dimensi Eksternal

Dimensi eksternal komunikasi orgabisasi meliputi komunikasi organisasi dengan khalayak dan sebaliknya khalayak dengan organisasi. yang menjadi khalayak disini adalah ;

1. Pers Relation (Relasi publik).
2. Goverment Relation (Relasi pemerintahan).
3. Comunity Relation (Relasi komunitas).
4. Supplier Relation (Relasi pengirim pesan).
5. Customer Relation (Relasi penerima pesan).

Baca juga: Etika Komunikasi yang Efektif

Manfaat Mempelajari Komunikasi Organisasi

Sebagaimana dijelskan diawal kehidupan kita tak dapat dipisahkan dari sebuah organisasi. oleh karenanya penting bagi kita untuk mempelajari komunikasi organisasi. Dengan mempelajari studi ini, kita menjadi paham posisi kita dalam sebuah organisasi baik formal dalam pekerjaan maupun dilingkungan masyarakat.

Dengan pemahaman yang kita miliki, harapannya kita mampu menyesuaikan diri dan menempatkan diri dengan baik dalam organisasi tersebut. Bagaimana kita bertindak dan bersikap dengan atasan maupun dengan bawahan juga dengan anggota organisasi yang lain akan menjadi lebih baik saat kita mengetahui teorinya.

Terlebih bilamana kita menjadi seorang pemimpin dalam organisasi, dengan mempelajari studi komunikasi organisasi, kita menjadi paham bagaimana menjalankan kepemimpinan yang baik guna mencapai tujuan organisasi yang kita pimpin.