Pola Komunikasi Organisasi yang Baik – Jaringan dan Tipenya

“Organisasi terdiri dari sejumlah orang, ia melibatkan keadaan saling tergantung, ketergantungan memerlukan koordinasi, koordinasi mensyaratkan komunikasi”. Demikianlah hubungan antara komunikasi dan organisasi yang dinyatakan oleh William V. Hanney dalam Efendi (1984 : 146).

Kemudian, dapat dikatakan bahwa ketika berbicara mengenai organisasi maka tidak akan lepas dari komunikasi karena komunikasi merupakan sine qua non bagi organisasi. Komunikasi sangat penting dalam membina hubungan antar manusia yang terlibat dalam sebuah organisasi. Masing-masing anggota organisasi yang memiliki kepentingan pribadi bersatu padu membentuk kepentingan bersama.

Dalam perjalanan sebuah organisasi, kedua kepentingan ini sangatlah mungkin berbenturan sehingga menimbulkan konflik. Pada tahap inilah komunikasi hadir dan berperan penting dalam meniadakan konflik yang terjadi antara dua kepentingan tersebut. (Baca : Hambatan-hambatan Komunikasi)

Pengertian Komunikasi Organisasi

Pearson dkk dalam bukunya Human Communication (2011 : 206) mendefinisikan komunikasi organisasi sebagai berikut :

[box title=”” align=”center“Organizational communication as the ways in which groups of people both maintain structure and order through their symbolic interactions and allow individual actors the freedom to accomplish their goals”. (Komunikasi organisasi sebagai cara di mana sekelompok orang mempertahankan struktur dan ketertiban melalui interaksi simbolik mereka dan memberikan kebebasan bagi setiap individu untuk mencapai tujuan mereka).[/box]

Dari definisi di atas terlihat bahwa komunikasi merupakan alat utama untuk mempengaruhi organisasi dan untuk memperoleh akses ke dalam sumber daya organisasi. Masing-masing organisasi memiliki ciri-ciri komunikasi yang berbeda dan dipengaruhi oleh tipe atau bentuk organisasi serta jaringan komunikasi organisasi.

Jaringan

Ketika manusia berkomunikasi dalam suatu organisasi, mereka membutuhkan suatu sistem untuk mengatur alur informasi. Tidak hanya organisasi berskala besar yang memiliki tingkat kompleksitas yang begitu tinggi namun juga organisasi berskala kecil.

Dengan adanya sistem pengatur alur informasi, setiap anggota organisasi dapat mengetahui “siapa berbicara kepada siapa”. Sistem ini oleh Ronald Adler dkk disebut dengan communication networks atau jaringan komunikasi yaitu sebuah pola hubungan regular antara individu dengan individu lainnya dimana alur informasi berjalan dalam sebuah organisasi.

Kemudian, menurut Stohls (2005) dalam Pearson dkk (2011 : 207) menyatakan bahwa jaringan komunikasi dalam organisasi terbentuk berdasarkan komunikasi formal dan komunikasi informal. (Baca : Teori Komunikasi)

Secara umum, terdapat dua macam jaringan komunikasi dalam organisasi yaitu formal dan informal.

1. Komunikasi Formal

Jaringan komunikasi formal adalah sistem yang dirancang oleh manajemen untuk menentukan “siapa seharusnya berbicara kepada siapa” agar pekerjaan dapat diselesaikan. Jaringan komunikasi formal organisasi skala kecil lebih sederhana dibandingkan dengan jaringan komunikasi formal organisasi skala besar.

Salah satu cara paling mudah untuk menggambarkan jaringan komunikasi formal dalam sebuah organisasi adalah melalui struktur organisasi atau organigram. Organigram atau struktur organisasi merupakan petunjuk atau panduan mengenai siapa yang bertanggung jawab mengenai tugas yang diberikan dan siapa yang bertanggung jawab terhadap kinerja rekan-rekannya.

Menurut Ronald Adler dkk dalam bukunya Communicating at Work : Strategies for Success in Business and the Professions, terdapat 3 (tiga) macam jaringan komunikasi formal dalam organisasi, yaitu :

a. Komunikasi dari atas ke bawah atau downward communication

Menurut Katz dan Kahn (1978), komunikasi dari atas ke bawah atau downward communication terjadi manakala pihak atasan mengirimkan pesan kepada bawahan. Adapun bentuk komunikasi dari atas ke bawah pada umumnya berupa :

• Job instructions (instruksi pekerjaan), merupakan perintah mengenai apa yang harus dilakukan atau bagaimana melakukannya.
• Job rationate (rasio pekerjaan), merupakan penjelasan atau penjabaran bagaimana satu tugas berkaitan dengan tugas lainnya.
• Procedures and practices (prosedur dan praktis), merupakan sekumpulan informasi mengenai peraturan, regulasi, kebijakan, dan keuntungan.
• Feedback (umpan balik), merupakan informasi mengenai seberapa efektif kinerja seseorang
• Indoctrination (indoktrinasi), merupakan informasi yang bertujuan untuk memotivasi para karyawan dengan memberikan kesan tentang misi organisasi dan secara khusus bagaimana mereka terhubung dengan misi organisasi

(Baca : Pengantar Ilmu Komunikasi)

b. Komunikasi dari bawah ke atas atau upward communication

Komunikasi dari bawah ke atas atau upward communication terjadi manakala pihak bawahan mengirimkan pesan kepada atasan. Ada 4 (empat) tipe pesan yang dikirimkan, yaitu :

• What subordinates are doing – apa yang dilakukan oleh karyawan.
• Unsolved work problems – masalah-masalah pekerjaan yang tidak terselesaikan.
• Suggestions for improvement – harapan-harapan untuk perbaikan.
• How subordinates feel about each other and the job – apa yang karyawan rasakan tentang rekan dan pekerjaan.

(Baca : Psikologi Komunikasi)

c. Komunikasi horizontal atau horizontal communication (komunikasi lateral)

Komunikasi horisontal terdiri dari berbagai pesan antar anggota dalam sebuah organisasi dengan kekuasaan yang sama atau seimbang. Komunikasi horisontal disebut juga dengan komunikasi lateral dan memiliki beberapa tujuan, yaitu :

• Task coordination – koordinasi tugas.
• Problem solving – pemecahan masalah.
• Sharing information – berbagi informasi.
• Conflict resolution – resolusi konflik.
• Building rapport – membangun kebersamaan atau hubungan.

Karena sifatnya yang tidak formal, seringkali desas-desus dapat menyebar melalui komunikasi horisontal. Kemudian, untuk memecahkan masalah yang timbul akibat proses komunikasi horizontal maka diperlukan peran public relations.

Dalam menjalankan tugasnya, public relations bergaul dengan karyawan untuk menggali dan mengumpulkan informasi serta menampung berbagai macam keluhan yang dirasakan oleh karyawan yang berhubungan dengan pekerjaan. (Baca : Teori Public Relations)

2. Komunikasi Informal

Selain memiliki jaringan komunikasi formal, setiap organisasi juga memiliki jaringan komunikasi informal. Komunikasi informal adalah pola interaksi yang didasarkan pada pertemanan, kedekatan antar karyawan, dan saling berbagi dalam hal minat karir dan masalah pribadi. Komunikasi informal dalam sebuah organisasi memiliki beberapa fungsi, yaitu conforming, expanding, expediting, contradicting, circumventing, dan supplementing.

• Conforming – Mengkonfirmasi, beberapa komunikasi informal mengkorfirmasi beberapa pesan formal.
• Expanding – Komunikasi informal dapat menjembatani kesenjangan yang terjadi akibat pesan-pesan formal yang tidak jelas. (Baca juga: Teori Komunikasi Menurut Para Ahli)
• Expediting – Melancarkan, komunikasi informal seringkali dapat mengirimkan pesan lebih cepat daripada saluran formal.
• Contradicting – Kontradiksi, terkadang komunikasi informal berlawanan dengan pesan-pesan yang bersifat resmi. (Baca juga: Komunikasi Gender)
• Circumventing – Pemangkasan, beberapa kontak informal terkadang dapat membantu memotong jalur resmi yang tidak perlu dan menghabiskan banyak waktu.
• Supplementing – Komunikasi informal dapat membuat sebuah pekerjaan dapat dikerjakan secara lebih baik dibandingkan dengan komunikasi formal.

Membangun komunikasi informal yang kokoh bukanlah suatu kebetulan. Beberapa tahapan berikut dapat membantu mengembangkan kaitan-kaitan yang penting, yaitu :

• Mencari orang di semua level organisasi yang terpapar informasi.
• Memperlakukan setiap orang dalam organisasi dengan penuh rasa hormat.
• Mengajukan pertanyaan saat menemukan sumber informasi yang tepat untuk mencari kejelasan suatu kejadian.
• Jangan memamerkan jalur informal.

(Baca : Etika Komunikasi)

(Baca : Prinsip-prinsip Komunikasi)

Pola

Komunikasi adalah proses pengiriman pesan dari satu pihak ke pihak lain melalui konteks tertentu seperti komunikasi intrapersonal, komunikasi antarpribadi atau interpersonal, komunikasi kelompok atau komunikasi organisasi, dan komunikasi massa. Ketika komunikasi berlangsung dalam konteks komunikasi kelompok atau komunikasi organisasi, maka akan memiliki jaringan komunikasi atau pola masing-masing. (Baca : Komunikasi Bisnis)

Menurut Rakhmat (2001 : 162-163), terdapat 5 (lima) pola komunikasi yaitu roda (wheel), rantai (chain), Y, lingkaran (circle), dan bintang (star atau networks).

• Roda (wheel)

Merupakan pola komunikasi yang dianggap yang terbaik dibandingkan dengan pola komunikasi lainnya. Fokus perhatian dari pola ini adalah seseorang (pemimpin). Apakah pemimpin tersebut dapat berhubungan dengan semua anggota kelompok, dan tidak ada masalah komunikasi, waktu dan feedback dari anggota kelompok.

Tetapi, setiap anggota kelompok hanya dapat berhubungan dengan pemimpinnya. Pola komunikasi ini menghasilkan produk kelompok yang tercepat dan terorganisasi.

• Rantai (chain)

Merupakan pola komunikasi yang memiliki permasalahan yang sama dengan pola komunikasi lingkaran. Dalam pola komunikasi rantai, anggota terakhir yang menerima pesan yang disampaikan oleh pemimpin seringkali tidak menerima pesan yang akurat. Sehingga, pemimpin tidak dapat mengetahui hal tersebut karena tidak adanya umpan balik yang disampaikan.

• Y

Merupakan pola komunikasi yang sangat rumit dan juga memiliki masalah komunikasi yang sama seperti yang terjadi dalam pola komunikasi lingkaran dan rantai. Tiga orang anggota dapat berhubungan dengan orang di sampingnya seperti pada pola rantai, tetapi ada dua orang yang hanya dapat berkomunikasi dengan seseorang di sampingnya saja.

• Lingkaran (circle)

Pada pola ini, pengirim atau pemimpin dapat berkomunikasi dengan anggota kelompok yang lain yang berada dekat dengannya. Tidak ada anggota kelompok lain yang tidak dapat menerima pesan secara langsung dan mereka menerima pesan dari anggota kelompok yang lain yang membagi pesan dari pengirim.

Dalam pola ini, pesan dari pengirim berjalan ke seluruh anggota kelompok dan membutuhkan waktu yang lama untuk sampai kembali kepada pengirim. Setiap orang hanya dapat berkomunikasi dengan dua orang yaitu di samping kiri dan kanannya. Di sini tidak ada pemimpin. Pola komunikasi lingkaran merupakan pola yang paling lambat dalam memecahkan masalah. Pola komunikasi lingkaran juga cenderung melahirkan banyak kesalahan.

• Bintang (star)

Semua saluran dari setiap anggota dapat berkomunikasi dengan semua anggota kelompok yang lain. Pada pola, semua saluran tidak terpusat pada satu orang pemimpin. Pola ini juga paling memberikan kepuasan kepada anggota-anggotanya, dan yang paling cepat menyelesaikan tugas bila tugas berkenaan dengan masalah yang sukar.

Tipe-tipe Organisasi

Talcott Parsons (1963) dalam Pearson dkk (2011 : 206) membagi organisasi ke dalam 4 (empat) tipe, yaitu ekonomi, politik, integrasi, dan organisasi yang berorientasi pada pola penguatan.

• Organisasi dengan orientasi ekonomi – organisasi yang menghasilkan suatu produk dan/atau menawarkan suatu pelayanan kepada konsumen
• Organisasi dengan orientasi politik – organisasi yang menggunakan dan mendistribusikan kekuasaan dan pengawasan dalam masyarakat (Baca : Komunikasi Politik)
• Organisasi yang berorientasi integrasi – organisasi yang membantu untuk memediasi dan membuat solusi diantara anggota masyarakat (Baca : Sosiologi Komunikasi)
• Organisasi yang berorientasi pada pola penguatan – organisasi yang mempromosikan budaya dan pendidikan secara regular dan pembangunan dalam masyarakat (Baca : Komunikasi Antar Budaya)

Manfaat Mempelajari Pola Komunikasi Organisasi

Dengan mempelajari pola komunikasi organisasi maka akan mendatangkan beberapa manfaat yaitu :

1. Memahami proses komunikasi yang terjadi dalam organisasi.
2. Memahami pola komunikasi dalam organisasi.
3. Meningkatkan keterampilan berkomunikasi dalam organisasi.
4. Meningkatkan kemampuan dalam mengatasi konflik dalam organisasi.

(Baca : Komunikasi Persuasif)

Demikianlah ulasan sekilas mengenai pola komunikasi organisasi yang dirangkum dari beberapa sumber. Semoga dapat menambah pengetahuan kita tentang pola komunikasi organisasi dan menerapkannya sebagai bagian dari manajemen konflik dalam organisasi tempat kita bernaung.