13 Hubungan Teori Organisasi dengan Tipe Komunikasi

Setiap dari kita merupakan bagian dari sebuah organisasi besar bernama organisasi sosial. Selain itu, setiap dari kita juga mungkin menjadi bagian dari organisasi yang lebih spesifik seperti organisasi sekolah, organisasi kemahasiswaan, organisasi antarpemerintah, organisasi kesehatan, organisasi massa, organisasi nonpemerintah, organisasi politik, atau organisasi profesi. Organisasi ini umumnya dibentuk karena memiliki tujuan tertentu yang hendak dicapai. Hal ini sesuai dengan pengertian   organisasi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia yang menyatakan bahwa organisasi adalah kesatuan (susunan dan sebagainya) yang terdiri atas bagian-bagian (orang dan sebagainya) dalam perkumpulan dan sebagainya untuk tujuan tertentu. Organisasi juga dimaknai sebagai kelompok kerja sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.

Pengertian

Bertahun-tahun lamanya para peneliti organisasi berupaya untuk memahami fenomena organisasi. Para ahli tersebut kemudian merumuskan berbagai macam teori organisasi sebagai upaya untuk memahami seluk beluk organisasi. Teori organisasi sendiri menurut Nicholson (1995) dalam Onday (2016), diartikan sebagai seperangkat sudut pandang akademis yang berusaha untuk menjelaskan struktur organisasi dan prosesnya. Dengan kata lain, teori organisasi merupakan sistem pengetahuan yang mempelajari dan menjelaskan struktur organisasi, fungsi, operasi, perilaku kelompok organisasi dan perilaku individu (Zhu, 1999).

Sejak awal kemunculannya hingga kini, teori organisasi mengalami perkembangan seiring dengan semakin berkembangnya pemikiran atau cara pandang terhadap organisasi itu sendiri. Perkembangan dalam cara memandang organisasi inilah yang membuat kita mengenal banyaknya aliran dalam teori organisasi seperti teori organisasi klasik, teori organsasi neo-klasik atau teori organisasi transisional, dan teori organisasi modern. Beragamnya aliran dalam teori organisasi ini berimplikasi pada cara pandang terhadap komunikasi.

Menurut teori organisasi klasik, komunikasi dipandang sebagai alat bagi manajemen untuk melakukan pengawasan terhadap karyawan. Sementara itu, teori organisasi neo-klasik atau teori transisional dalam komunikasi organisasi memandang komunikasi sebagai proses yang melibatkan pihak manajemen dan karyawan. Dan, teori organisasi modern memandang komunikasi sebagai alat untuk mengintegrasikan organisasi dan hubungan antara subsistem.

Dari cara pandang inilah dapat diketahui keterikatan antara teori organisasi dengan beragam tipe komunikasi yang ada dalam organisasi seperti komunikasi vertikal, komunikasi horisontal, komunikasi diagonal, komunikasi formal, komunikasi informal, komunikasi nonverbal, komunikasi verbal atau komunikasi lisan, dan komunikasi tertulis. Hal ini disebabkan teori organisasi tersebut menjelaskan besarnya peran komunikasi dalam organisasi seperti membina dan mengelola hubungan antar anggota organisasi dan hubungan antara organisasi dengan lingkungannya guna mencapai hasil yang maksimal bagi organisasi.

Dengan demikian, hubungan teori organisasi dengan tipe komunikasi adalah bahwa teori organisasi menjelaskan berbagai macam hal, antara lain sebagai berikut.

1. Struktur organisasi

Setiap organisasi memiliki struktur organisasi masing-masing. Struktur organisasi ini menggambarkan spesialisasi pekerjaan, departementalisasi, rantai komando, rentang kendali, sentralisasi dan desentralisasi pengambilan keputusan, dan formalisasi. Berdasarkan teori organisasi klasik, komunikasi mengalir melalui jalur formal dari tingkat yang paling atas ke tingkat paling bawah. Biasanya, komunikasi digunakan oleh pihak manajemen untuk membagi tugas dan melakukan pengawasan terhadap kinerja pegawai.

2. Arah komunikasi

Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya bahwa menurut teori organisasi klasik, komunikasi merupakan alat manajemen untuk mengkomunikasikan pembagian kerja dan melakukan pengawasan. Dan karena itu, pihak manajemen menggunakan saluran komunikasi formal dan vertikal dari atas ke bawah atau downward communication untuk melakukan pembagian kerja dan pengawasan. Sementara itu, menurut teori organisasi transisional, komunikasi tidak hanya digunakan untuk pembagian tugas atau kerja melainkan juga untuk membina hubungan dengan anggota organisasi maupun dengan pihak-pihak di luar organisasi. Karenanya, komunikasi tidak hanya mengalir dari atas ke bawah melainkan juga dari bawah ke atas dan ke samping atau komunikasi horisontal.

3. Isi komunikasi

Adapun isi komunikasi menurut teori organisasi klasik lebih menitikberatkan pada hal-hal yang berkaitan dengan tugas atau pekerjaan. Sementara itu, menurut pandangan teori transisional, isi komunikasi tidak hanya menekankan pada hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan melainkan juga komunikasi inovasi dan komunikasi sosial. Komunikasi inovasi lebih menitikberatkan pada interaksi tentang bagaimana sebuah pekerjaan dapat diselesaikan dengan  lebih baik. Sedangkan komunikasi sosial dalam organisasi lebih menitikberatkan pada peran komunikasi dalam membina hubungan antar anggota organisasi serta pihak-pihak di luar organisasi.

4. Kepuasan pegawai

Kepuasan pegawai dalam organisasi merupakan hal yang sangat penting. Namun, dalam teori organisasi klasik, hal ini tidaklah menjadi perhatian. Berbeda dengan teori transisional dalam komunikasi organisasi dan teori organisasi modern yang memandang bahwa kepuasan pegawai adalah hal penting yang berpengaruh pada peningkatan kinerja. Karena itu, interaksi yang terjadi di dalam organisasi tidak hanya bersifat vertikal dari atas ke bawah melainkan juga dari bawah ke atas, ke samping, diagonal, dan ke banyak arah. Hal ini dimaksudkan agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan baik.

5. Fungsi organisasi

Teori-teori seperti teori X dan Y dalam komunikasi organisasi memiliki asumsi bahwa manajemen memiliki peran dalam menjalankan fungsi organisasi seperti memberikan motivasi dan melakukan pengawasan terhadap pegawai. Teori X yang berakar dati teori organisasi klasik berasumsi bahwa organisasi bertanggungjawab dalam mengatur keuangan, materi, dan sumber daya manusia dengan tujuan ekonomi. Karena itu, menurut teori X, pegawai harus diberikan motivasi dan diawasi agar sesuai dengan tujuan organisasi. Di sini, pihak manajemen harus melakukan intervensi dan arahan terhadap pegawai yang pasif agar tujuan organisasi dapat tercapai. Komunikasi yang terjadi adalah komunikasi vertikal dari atas ke bawah.

Sementara itu, teori Y memandang bahwa seharusnya pihak manajemen mengkonsptualisasikan pegawai yang termotivasi oleh berbagai kebutuhan mengacu pada hierarki kebutuhan Maslow dan memiliki kapabilitas untuk bekerja secara mandiri. Karena itu, manajer tidak perlu melakukan intervensi serta arahan yang terlalu mendalam kepada pegawai karena pegawai memiliki motivasi tersendiri untuk bekerja dan meningkatkan kinerjanya. Komunikasi yang terjadi adalah komunikasi vertikal dari bawah ke atas.

6. Pengambilan keputusan

Tujuan penerapan komunikasi dalam organisasi salah satunya adalah untuk mengambil keputusan. Agar dapat mengambil keputusan terbaik, adakalanya, pihak manajemen mengetahuiterlebih dahulu informasi mengenai produksi, pemasaran, keuangan dan lain sebagainya dengan lebih rinci sebelum mengambil keputusan. Dala situasi ini, pegawai memberikan informasi yang berkaitan dengan permasalahan tersebut melalui komunikasi vertikal dari bawah ke atas dan proses pengambilan keputusan dapat diambil dengan cepat dan mudah. Di sini, dapat dikatakan bahwa proses pengambilan keputusan melibatkan semua tingkatan dalam organisasi sebagaimana dijelaskan dalam teori integratif atau teori integratif dalam komunikasi organisasi.

7. Kepemimpinan

Satu di antara fungsi komunikasi bisnis yang utama adalah kepemimpinan. Fungsi ini berkaitan dengan kemampuan pihak manajemen dalam menjelaskan instruksi kepada pegawai serta perilaku tertentu yang meungkinkan pegawai untuk mengikuti instruksi tersebut tanpa kesulitan. Untuk memberikan instruksi semacam ini, pihak manajemen menerapkan komunikasi vertikal dari atas ke bawah. Salah satu teori yang mengkaji masalah kepemimpinan khususnya gaya kepemimpinan dalam organisasi adalah teori Likert.

8. Saluran komunikasi

Tidak sedikit saluran komunikasi dalam organisasi yang digunakan yakni komunikasi tertulis, komunikasi tatap muka, maupun komunikasi bermedia. Dalam teori organisasi klasik, saluran komunikasi yang banyak digunakan dalam organisasi adalah komunikasi tertulis seperti pamflet, memorandum, buku pegangan, surat-surat, pernyataan kebijakan, prosedur, dan penyajian berita secara elektronik. Saluran komunikasi tertulis ini biasanya digunakan untuk menyebarluaskan keputusan-keputusan serta kebijakan-kebijakan yang dibuat oleh organisasi. Karena menyangkut keputusan, kebijakan serta aturan yang dibuat organisasi khususnya pihak manajemen, maka jenis komunikasinya pun berupa komunikasi vertikal dari atas ke bawah dalam bentuk tertulis.

Sementara itu, dalam teori organisasi modern, komunikasi lebih banyak menggunakan saluran komunikasi tatap muka atau komunikasi interpersonal. Saluran komunikasi ini memungkinkan terjadinya umpan balik yang sifatnya segera serta adanya lebih banyak petunjuk nonverbal. Karena itu, komunikasi tatap muka lebih sesuai untuk memuaskan kebutuhan manusia, dalam hal ini pegawai.

9. Gaya komunikasi

Teori-teori organisasi klasik lebih menekankan komunikasi formal sebagai standar profesionalisme dan birokrasi. Hal ini berbanding terbalik dengan teori organisasi modern yang lebih menekankan pada komunikasi informal atau komunikasi nonformal antara manajer dan pegawai. Mengacu pada teori organisasi modern, komunikasi jenis ini tidak hanya bertujuan untuk membentuk efektivitas organisasi melainkan juga untuk memenuhi kebutuhan manusia.

10. Pengawasan dan evaluasi

Pihak manajemen kerap menerapkan komunikasi vertikal dari atas ke bawah untuk mengawasi kinerja pegawainya. Pengawasan yang dilakukan oleh pihak manajemen umumnya terkait dengan instruksi yang dilakukan melalui komunikasi dan hal ini  membuat pegawai menaruh perhatian yang lebih pada tugas dan kegiatannya. Komunikasi vertikal dari atas ke bawah juga kerap digunakan oleh pihak manajemen untuk mengevaluasi kinerja pegawainya. Dalam teori-teori organisasi klasik, masalah pengawasan dan evaluasi pihak manajemen terhadap kinerja pegawai banyak dikupas.

11. Efektivitas komunikasi

Menurut beberapa teori organisasi yang termasuk dalam teori integratif, efektivitas komunikasi dalam organisasi berkaitan erat dengan tidak hanya apa yang terjadi di dalam organisasi melainkan juga bagaimana suatu organisasi berkomunikasi dengan lingkungannya yakni dengan konsumen atau masyarakat. Dalam arti, efektivitas komunikasi dalam organisasi bergantung pada komunikasi internal dan komunikasi eksternal yang dilakukan oleh organisasi.

12. Budaya organisasi

Hal lain yang menunjukkan hubungan teori organisasi dengan tipe komunikasi adalah berkaitan dengan budaya organisasi. Dalam hal ini, komunikasi internal dan komunikasi eksternal yang dilakukan oleh organisasi berperan besar dalam membawa pesan-pesan tentang budaya dan memengaruhi perilaku setiap anggotanya. Teori organisasi yang menjelaskan hal ini adalah teori formasi budaya organisasi yang dikemukakan oleh Edgar Schein.

13. Hubungan organisasi dan sosial

Teori organisasi yang termasuk teori-teori  kritis menekankan pada inti komunikasi organisasi untuk memahami hubungan organisasi dan membentuk hubungan sosial yang lebih luas. Di sini, komunikasi dipandang sebagai sarana yang membentu organisasi, dimana melalui proses komunikasi yang berlangsung didalamnya kita dapat memahami kekuasaan yang ada dalam organisasi, termasuk didalamnya adalah berbagai macam suara dominan yang memarjinalkan kaum perempuan dan lainnya. Teori-teori ini mengusulkan sebuah nilai untuk meningkatkan partisipasi dan demokrasi di kalangan pekerja. (Baca juga : Pendekatan Kritik dalam Komunikasi Organisasi)

Manfaat Mempelajari Hubungan Teori Organisasi Dengan Tipe Komunikasi

Mempelajari hubungan teori organisasi dengan tipe komunikasi dapat memberikan beberapa manfaat, di antaranya adalah sebagai berikut.

• Kita dapat mengetahui dan memahami arti organisasi.
• Kita dapat mengetahui dan memahami arti teori organisasi.
• Kita dapat mengetahui dan memahami beberapa tipe komunikasi dalam organisasi.
• Kita dapat mengetahui dan memahami hubungan teori organisasi dengan tipe komunikasi.

Demikian ulasan singkat tentang hubungan teori organisasi dengan tipe komunikasi. Semoga dapat menambah wawasa dan pengetahuan kita tentang teori organisasi dan hubungannya dengan tipe komunikasi.