Dalam dunia bisnis, komunikasi bisnis yang efektif sangat dibutuhkan. Karena itu, para pebisnis hendaknya memiliki beberapa keterampilan komunikasi yang dapat membantu mereka membangun hubungan bisnis secara profesional dengan pebisnis lainnya dan mencapai tujuan yang diinginkan. Salah satu keterampilan komunikasi yang dibutuhkan oleh pebisnis adalah kemampuan untuk melakukan negosiasi sekaligus memahami cara komunikasi dalam negosiasi dan cara berkomunikasi dengan baik.
Pengertian
Kata negosiasi berasal dari kata Latin yaitu “negotiaari” yang berarti “untuk berdagang atau melakukan bisnis”. Kata negotiaari sendiri berasal dari kata kerja “negare” yang berarti “untuk menolak” atau “menyangkal” dan kata benda “otium” yang berarti “waktu luang”.
Sementara itu, negosiasi menurut Kamus Basar Bahasa Indonesia Online adalah proses tawar menawar dengan jalan berunding guna mencapai kesepakatan bersama antara satu pihak (kelompok atau organisasi) dan pihak (kelompok atau organisasi) yang lain. Selain itu, negosiasi juga diartikan sebagai penyelesaian sengketa secara damai melalui perundingan antara pihak yang bersengketa.
Dari pengertian di atas dan merujuk pada teori negosiasi dapat dikatakan bahwa negosiasi adalah proses dimana dua atau tiga pihak dengan kebutuhan dan tujuan yang berbeda guna mendiskusikan suatu masalah untuk menemukan solusi bersama.
Dalam bisnis, negosiasi yang baik dapat menunjang keberhasilan bisnis karena melalui negosiasi para pebisnis membangun hubungan yang lebih baik, negosiasi menawarkan solusi jangka panjang yang memuaskan semua pihak, dan negosiasi dapat menghindari terjadinya permasalahan di masa mendatang dan konflik.
Mengingat begitu pentingnya peran negosiasi dalam menunjang keberhasilan bisnis, para pebisnis dituntut untuk memiliki keterampilan bernegosiasi atau teknik negosiasi guna menghadapi interaksi informal dalam bisnis sehari-hari dan transaksi formal seperti penjualan, layanan jasa, dan kontrak bisnis lainnya.
Adapun beberapa teknik negosiasi dalam komunikasi bisnis yang perlu dikuasai oleh para pebisnis di antaranya adalah :
- Persiapan
Sebelum melakukan negosiasi, ada baiknya dilakukan beberapa persiapan terlebih dahulu. Persiapan ini mencakup perumusan tujuan negosiasi.
Tujuan negosiasi dapat diketahui melalui analisa situasi, mengetahui dan memahami apa yang diibutuhkan dan diingikan melalui negosiasi, mengetahui dan memahami konsesi yang akan diberi kepada pihak lain, mempertimbangkan konsesi yang akan diminta dari pihak lain, dan mengetahui apa yang akan dilakukan jika kesepakatan tidak tercapai.
- Menjaga integritas personal dan membangun hubungan yang soild
Dalam negosiasi bisnis, hal yang perlu diperhatikan adalah mengetahui atau mengenal pihak lain dan membantu mereka untuk merasa nyaman.
Membangun hubungan dengan pihak yang bernegosiasi sangat penting guna memahami alasan mengapa mereka sangat penting dalam bisnis. Hubungan bisnis yang baik dibangun melalui kredibilitas, kepercayaan dan rasa hormat antara pihak-pihak yang bernegosiasi.
- Bersabar
Teknik negosiasi dalam komunikasi bisnis berikutnya adalah bersabar. Sikap sabar sangat diperlukan selama proses negosiasi karena pada umumnya proses negosiasi membutuhkan waktu yang tidak sebentar untuk mencapai win-win solution.
Hal ini terlihat jelas dalam proses negosiasi bisnis internasional. Waktu yang dibutuhkan untuk melakukan negosiasi bisnis internasional sangatlah panjang dan bahkan melelahkan.
Oleh karena itu, masing-masing pihak yang bernegosiasi hendaknya mengerahkan segala sumber daya yang dimiliki,berada dalam suasana hati yang baik dan bersikap sabar karena hal ini dapat meningkatkan rasa percaya diri untuk mencapai hasil terbaik.
- Mengkomunikaskan ide atau gagasan yang sopan, singkat, padat, jelas
Negosiator hendaknya menyampaikan ide atau gagasan dengan sopan, singkat, padat, dan jelas. Jenis-jenis informasi yang berkaitan dengan ide atau gagasan yang ingin disampaikan kepada pihak lain harus dikaji dan digali melalui berbagai penelitian.
Hal ini dimaksudkan agar jika nantinya pihak lain merasa ragu-ragu atau tidak mengerti dengan apa yang dimaksud oleh negosiator, negosiator dapat memberikan penjelasan yang lengkap berdasarkan data yang fakta yang dapat dipertanggungjawabkan.
- Menempatkan diri pada posisi pihak lain
Orang cenderung untuk mencari informasi yang sesuai dengan apa yang diyakini dan mengabaikan informasi yang bertentangan dengan apa yang diyakini.
Untuk itu, negosiator perlu untuk berempati dengan sudut pandang pihak lain tanpa harus mengorbankan posisi negosiator. Negosiator perlu untuk bersikap terbuka terhadap sudut pandang pihak lain dan berusaha memahami permasalahan dari sudut pandang pihak lain.
- Menjelaskan posisi negosiator
Setelah berusaha untuk memahami permalasahan dari sudut pandang pihak lain, saatnya negosiator menjelaskan posisinya atau sudut pandang tentang permasalahan suatu secara jelas dan komprehensif. Posisi yang dimaksud adalah pernyataan negosiator tentang bagaimana penanganan suatu masalah atau usulan cara mengatasi suatu masalah.
- Mendengarkan dengan aktif
Salah satu cara mencapai komunikasi dalam lingkungan bisnis adalah dengan banyak mendengar secara aktif. Seorang negosiator harus belajar untuk mendengarkan tidak hanya dengan telinga melainkan juga dengan mata. Karena, pada umumnya setiap orang yang terlibat dalam proses komunikasi khususnya negosiasi akan menyampaikan banyak sekali pesan melalui komunikasi nonverbal dibandingkan dengan komunikasi verbal.
Untuk itu, seorang negosiator harus mampu untuk menafsirkan secara tepat apa yang tidak dikatakan dibandingkan dengan apa yang dikatakan oleh pihak lain. Selain itu, negosiator juga harus berhati-hati dengan komunikasi nonverbal yang ia sampaikan kepada pihak agar terhindar dari kesalahpahaman.
- Banyak bertanya
Teknik negosiasi dalam komunikasi bisnis selanjutnya adalah banyak bertanya. Dalam proses negosiasi bisnis, negosiator perlu memberikan banyak pertanyaan kepada pihak lain sangat penting. Ia harus percaya diri dan menyadari bahwa pihak lain tidak akan menawarkan sesuatu kecuali diminta. Karena itu, negosiator perlu banyak bertanya atau memberikan pertanyaan secara terbuka guna memperoleh informasi yang terukur.
- Memperhatikan waktu yang tepat
Waktu sangat penting dalam setiap negosiasi. Untuk itu, negosiator harus jeli dan mengetahui apa yang akan disampaikan dan kapan waktu yang tepat untuk menyampaikan pesan. Ada saatnya negosiator akan melakukan tekanan pada pihak lain namun ada saatnya juga negosiator harus menunggu.
- Menerapkan komunikasi asertif
Salah satu tipe negosiator dalam komunikasi bisnis adalah tipe asertif. Negosiator bertipe asertif umumnya menggunakan gaya komunikasi asertif selama proses negosiasi.
Yang dimaksud dengan gaya komunikasi asertif adalah gaya komunikasi yang ditandai dengan kemampuan seseorang untuk mendengarkan serta melihat sudut pandang orang lain dengan penuh rasa hormat dan menjunjung etika komunikasi bisnis.
Melalui gaya komunikasi asertif, seseorang dapat mengekspresikan dirinya dengan baik dan tetap menghormati hak orang lain. Sifat komunikasi asertif diantaranya adalah mendengarkan orang lain tanpa melakukan interupsi, menyatakan kebutuhan dan keinginannya dengan jelas, dan melakukan kontak mata dengan baik. Dalam negosiasi bisnis, penggunaan komunikasi asertif dapat meningkatkan peluang keberhasilan negosiasi.
- Mengantisipasi kompromi
Teknik negosiasi dalam komunikasi bisnis berikutnya adalah mengantisipasi kompromi yang mungkin terjadi. Kompromi adalah mencari jalan tengah yang ada antara dua posisi yang ada. Kompromi memberikan peluang bagi tidak tercapainya apa yang diinginkan oleh masing-masing pihak.
Sebaliknya, negosiasi adalah proses untuk memperoleh apa yang diinginkan. Jika selama proses negosiasi kedua belah pihak tidak memperoleh apa yang diinginkan, maka hal yang dapat dilakukan oleh kedua belah pihak adalah merencanakan dan membuat konsesi.
Ada baiknya untuk tidak menerima konsesi yang ditawarkan pertama kali. Meskipun konsesi yang ditawarkan terlihat lebih baik dari yang diharapkan, sebaiknya konsesi yang ditawarkan tersebut ditolak dengan sopan.
- Memikirkan dan menyiapkan alternatif terbaik
Dalam proses negosiasi, adakalanya semua pihak tidak mendapatkan apa yang diinginkan. Karena itu, negosiator perlu memikirkan dan menyiapkan alternatif terbaik jika keinginan dan tujuannya tidak tercapai.
Berbagai alternatif yang tersedia sangat menguntungkan bagi negosiator karena dapat membandingkan setiap alternatif yang ada. Selain memikirkan dan menyiapkan alternatif terbaik, negosiator juga harus memikirkan jika negosiasi yang dilakukan mengalami kegagalan. Apabila negosiasi menemui kegagalan, negosiator harus mempertimbangkan apa yang akan terjadi dengan pihak lain jika kesepakatan tidak tercapai.
- Berpikir untuk meninggalkan proses negosiasi
Teknik negosiasi dalam komunikasi bisnis selanjutnya adalah berpikir untuk meninggalkan proses negosiasi yang tengah berlangsung. Teknik ini digunakan apabila negosiasi dirasa tidak akan menghasilkan kesepakatan apa-apa. Dalam artian, tidak ada satupun pihak yang menang ataupun kalah dalam proses negosiasi.
Jika hal ini terjadi, jalan terbaik adalah dengan meninggalkan proses negosiasi dan mencoba untuk mencari pihak lain yang mungkin akan bersepakat. Berpikir dan bersikap untuk pergi meninggalkan proses negosiasi mungkin akan terlihat seperti mengalami kekalahan.
Namun, kenyataannya tidaklah demikian. Adakalanya, hal ini perlu dilakukan dalam proses negosiasi bisnis demi menghindari pengorbanan yang jauh lebih besar. Untuk itu, sebelum melakukan negosiasi, ada baiknya masing-masing pihak menyertakan teknik ini dalam strategi negosiasi bisnis guna menghindari kesepakatan yang tidak diinginkan.
- Percaya dan yakin selalu ada solusi
Teknik negosiasi dalam komunikasi bisnis selanjutnya adalah memiliki rasa percaya dan yakin bahwa selalu ada solusi dari setiap masalah yang dihadapi. Dalam proses negosiasi, rasa percaya dan yakin ini sangat diperlukan agar proses negosiasi dapat berjalan dengan lancar dan mencapai solusi yang terbaik. Sebaliknya, jika kedua belah pihak berpikir tidak ada solusi dari permasalahan yang dihadapi, maka solusi apa pun tidak akan tercapai.
- Menyesuaikan dengan strategi negosiasi pihak lain
Hambatan terbesar bagi tercapainya negosiasi yang efektif adalah kurangnya rasa percaya, adanya perbedaan budaya dan perbedaan gender, adanya permasalahan komunikasi, dan perbedaan kekuatan selama proses negosiasi. Dalam komunikasi bisnis terutama komunikasi bisnis lintas budaya, penting bagi kedua belah pihak untuk tidak membuat asumsi tentang sesuatu guna menghindari stereotipe.
Agar tidak sembarangan membuat asumsi, terdapat satu teknik yang dapat diterapkan yaitu menyesuaikan dengan strategi negosiasi yang dilancarkan pihak lain. Penyesuaian ini dilakukan setelah melakukan beberapa penelitian yang valid dan dapat dipertangggungjawabkan.
Masing-masing pihak perlu merencanakan bagaimana mereka akan memulai negosiasi. Negosiator hendaknya menghindar untuk berbicara soal politik atau agama atau hal-hal lain yang dianggap tabu di lingkungan tempat mereka bernegosiasi.
Manfaat Mempelajari Teknik Negosiasi dalam Komunikasi Bisnis
Mempelajari teknik negosiasi dalam komunikasi bisnis dapat memberikan beberapa manfaat, di antaranya adalah :
- Kita dapat mengetahui dan memahami pengertian negosiasi.
- Kita dapat mengetahui dan memahami beberapa teknik negosiasi dalam komunikasi bisnis.e
Demikianlah ulasan singkat tentang teknik negosiasi dalam komunikasi bisnis. Semoga dapat menambah wawasan dan pengetahuan kita tentang negosiasi dan beberapa teknik negosiasi dalam komunikasi bisnis.