Sponsors Link

15 Tahapan Dalam Proses Komunikasi Bisnis

Sponsors Link

Dari berbagai pengertian komunikasi menurut para ahli dapat disimpulkan bahwa yang maksud dengan komunikasi adalah proses pengiriman pesan atau gagasan dari pengirim pesan kepada penerima pesan.

ads

Pengirim pesan dalam hal ini dapat berupa orang atau sekelompok orang yang mengirimkan pesan pemikiran atau gagasan kepada penerima pesan.

Sedangkan, penerima pesan yang dimaksud juga dapat berupa orang atau sekelompok orang yang menerima pesan. Tujuan komunikasi adalah untuk membentuk pengertian dan pemahaman bersama di antara partisipan komunikasi yakni pengirim pesan dan penerima pesan. Adapun tindak komunikasi  bergantung pada sistem simbol bersama yang digunakan untuk saling bertukar pesan.

Dari pengertian di atas dapat dikatakan bahwa proses pengiriman pesan oleh pengirim pesan kepada penerima pesan inilah yang merupakan hakikat proses komunikasi. Proses komunikasi efektif umumnya terdiri dari beberapa tahapan pengiriman pesan dari pengirim pesan kepada penerima pesan yang saling berkaitan satu sama lain.

Proses komunikasi dimulai ketika pengirim pesan ingin mengirimkan jenis-jenis informasi, ide, pendapat dan lain-lain kepada penerima pesan dan diakhiri dengan umpan balik yang diberikan penerima pesan kepada pengirim pesan. Dalam proses komunikasi terdapat komponen-komponen komunikasi seperti pengirim pesan, pesan, saluran atau media komunikasi, penerima, dan umpan balik.

Pengertian

Komunikasi terjadi dalam berbagai konteks salah satunya adalah bisnis. Komunikasi dalam konteks bisnis atau komunikasi bisnis adalah proses saling berbagi informasi antara orang-orang di dalam dan di luar organisasi yang ditujukan untuk mendatangkan keuntungan komersial bagi organisasi.

Proses inilah yang dinamakan dengan proses komunikasi bisnis. Para ahli mendefinisikan proses komunikasi bisnis sebagai sebuah rantai yang terbuat dari kait-kait yang dapat diidentifikasi. Rantai ini meliputi pengirim pesan, pesan, encoding, penerima pesan, decoding, dan umpan balik.

Dari pengertian tersebut dapat dikatakan bahwa proses komunikasi bisnis terdiri dari elemen-elemen komunikasi seperti pesan, pengirim pesan, encoding, media atau saluran komunikasi, penerima pesan, decoding dan umpan balik.

  • Pesan mengacu pada informasi, baik tertulis maupun lisan, yang dikirimkan dari pengirim pesan kepada penerima pesan.
  • Pengirim pesan mengacu pada orang atau sekelompok orang yang mengirimkan, menyebarluaskan, atau mengkomunikasikan pesan.
  • Encoding mengacu pada metode yang digunakan untuk mengekspresikan pesan dalam berbagai bentuk seperti kata-kata, simbol, gambar, bahasa sehari-hari, dan lain-lain.
  • Saluran atau media komunikasi mengacu pada metode atau saluran yang digunakan untuk mengirimkan pesan.
  • Penerima pesan mengacu pada seseorang atau sekelompok orang yang menerima pesan.
  • Decoding mengacu pada proses mental di mana penerima pesan menggambarkan makna dari kata-kata, simbol, atau gambar pesan yang dikirimkan oleh pengirim pesan.
  • Umpan balik mengacu pada tanggapan penerima pesan terhadap pesan yang dikirimkan oleh pengirim pesan.

Sebagaimana halnya proses komunikasi pada umumnya, proses komunikasi bisnis juga terjadi melalui tahap-tahap komunikasi dan dimulai ketika pengirim pesan mengkonseptualisasikan ide atau pesan dan diakhiri dengan umpan balik yang diberikan oleh penerima pesan.

Mengingat proses komunikasi bisnis berlangsung secara timbal balik maka proses komunikasi bisnis pun seperti berjalan dalam suatu siklus. Salah satu model komunikasi yang dapat digunakan untuk menggambarkan proses komunikasi bisnis adalah model komunikasi Schramm.

Sponsors Link

Adapun tahapan dalam proses komunikasi bisnis di antaranya adalah :

1. Pengirim pesan memiliki ide atau gagasan

Proses komunikasi bisnis diawali dengan adanya ide atau gagasan yang dimiliki oleh pengirim pesan. Pada tahapan ini, pengirim pesan menciptakan sebuah ide atau gagasan untuk nantinya dikomunikasikan kepada penerima pesan.

Ide atau gagasan yang dimiliki oleh pengirim pesan merupakan isi atau dasar dari pesan yang akan dikomunikasikan. Beberapa ide atau gagasan bisa jadi berkecamuk di kepala pengirim pesan. Untuk itu, pengirim pesan hendaknya mengidentifikasi, menganalisa, dan meramu ide atau gagasan itu dengan baik sebelum dikirimkan kepada penerima pesan.

2. Pengirim pesan meng-encode ide atau gagasan sebagai sebuah pesan

Tahap selanjutnya adalah encoding yaitu mengartikan ide atau gagasan ke dalam bentuk yang dapat dikomunikasikan kepada penerima pesan. Pada tahapan ini, pengirim pesan mengorganisasikan ide-ide atau gagasan yang dimilikinya ke dalam serangkaian simbol atau kata-kata yang akan disampaikan kepada penerima pesan.

Simbol-simbol atau kata-kata ini hendaknya dipilih dan dipilah dengan hati-hati dan disesuaikan dengan tujuan komunikasi. Selain itu, pemilihan simbol atau kata-kata ini juga hendaknya disesuaikan dengan kerangka referensi maupun bidang pengalaman penerima pesan sehingga pesan menjadi mudah diterima dan dipahami.

3. Pengirim pesan merumuskan pesan

Setelah pengirim pesan meng-encode ide atau gagasan ke dalam bentuk pesan, tahap selanjutnya adalah pengirim pesan harus merumuskan pesan dengan baik. Pesan ini harus dapat dikirimkan kepada penerima pesan. Pesan yang dirumuskan oleh pengirim pesan dapat berupa pesan lisan, pesan tertulis, pesan verbal, maupun pesan nonverbal.

4. Pengirim pesan memilih media komunikasi

Yang dimaksud dengan media komunikasi adalah saluran atau media yang digunakan untuk mengirim pesan kepada penerima pesan. Ketika pengirim pesan meng-encode ide atau gagasan ke dalam bentuk pesan, maka langkah selanjutnya dalah memilih media yang sesuai untuk mengirimkan pesan kepada penerima pesan. Media komunikasi yang dimaksud dapat berupa bahasa tutur, bahasa tulisan, bahasa tubuh dalam komunikasi, dan lain-lain.

ads

5. Pengirim pesan mengirimkan pesan melalui media komunikasi

Tahap berikutnya adalah pengiriman pesan. Pada tahapan ini, pengirim pesan mengirimkan pesan melalui media komunikasi yang telah ditentukan kepada penerima pesan. Dalam lingkaran komunikasi atau siklus komunikasi, tugas pengirim pesan berakhir manakala pesan tersebut dikirimkan kepada penerima pesan melalui media komunikasi yang telah ditentukan.

6. Penerima pesan menerima pesan yang dikirimkan oleh pengirim pesan

Pesan yang telah dikirimkan oleh pengirim pesan kepada penerima pesan selajutnya diterima oleh penerima pesan. Pesan diterima oleh penerima pesan melalui indera pendengaran, indera penglihatan, dan lain-lain.

7. Penerima pesan meng-decode pesan

Tahap dalam proses komunikasi bisnis selajutnya adalah tahap decoding yaitu penafsiran terhadap pesan yang dilakukan oleh penerima pesan.

Di tahapan ini, penerima pesan menyerap pesan tersebut ke dalam pikiran dan penerima pesan mencoba untuk menganalisa dan memahami pesan yang telah diterima. Komunikasi yang efektif dapat terjadi manakala kedua belah pihak yakni pengirim pesan dan penerima pesan memberikan makna yang sama atau memiliki kesamaan makna terhadap pesan yang dimaksud.

8. Penerima pesan menanggapi pesan

Tahap selanjutnya adalah penerima pesan memberikan tanggapan terhadap pesan yang dikirimkan oleh pengirim pesan. Pada tahapan ini, pengirim pesan berharap penerima pesan memberikan tanggapan positif terhadap pesan yang telah dikirimkan. Tanggapan positif yang diberikan oleh penerima pesan ini sangat bergantung pada seberapa lama penerima pesan mengingat pesan yang telah diterima, bagaimana kesediaan penerima pesan untuk melakukan tindakan, dan bagaimana penerima pesan termotivasi untuk memberikan tanggapan.

9. Penerima pesan meng-encode ide atau gagasan sebagai pesan umpan balik

Setelah penerima pesan menanggapi pesan yang dikirimkan oleh pengirim pesan, penerima pesan akan mengolah pesan tersebut menjadi sebuah ide atau gagasan baru. Ide atau gagasan baru ini kemudian diwujudkan dalam bentuk kata-kata, simbol-simbol, dan lain-lain.

Sebagaimana halnya proses penyandian pesan yang dilakukan oleh pengirim pesan, pada proses penyandian yang dilakukan oleh penerima pesan juga hendaknya memilih dan menggunakan kata-kata atau simbol-simbol yang dapat dipahami oleh pengirim pesan.

10. Penerima memberikan merumuskan pesan umpan balik

Setelah penerima pesan meng-encode ide atau gagasan sebagai pesan umpan balik, langkah selanjutnya adalah penerima pesan merumuskan pesan umpan balik agar dapat dikirimkan kepada pengirim pesan. Pesan umpan balik yang diberikan oleh penerima pesan dapat berupa lisan, tulisan, maupun nonverbal. Dalam proses komunikasi, keberadaan umpan balik merupakan hal penting dalam komunikasi dua arah.

11. Penerima pesan mengirimkan pesan umpan balik melalui media komunikasi

Sebagaimana halnya pengirim pesan yang mengirimkan pesan kepada penerima pesan melalui media komunikasi yang telah ditentukan, penerima pesan juga mengirimkan pesan umpan balik kepada pengirim pesan melalui media komunikasi yang telah ditentukan.

12. Pengirim pesan menerima pesan umpan balik

Seperti halnya penerima pesan, pengirim pesan juga menerima pesan sebagai bentuk umpan balik yang diberikan oleh penerima pesan. Pesan umpan balik ini juga diterima oleh pengirim pesan melalui panca indera yang dimiliki.

13. Pengirim meng-decode pesan umpan balik

Setelah pesan umpan balik diterima oleh pengirim pesan, pesan umpan balik tersebut kemudian ditafsirkan oleh pengirim pesan agar dapat dipahami. Sebagaimana halnya proses penafsiran terhadap pesan yang dilakukan oleh penerima pesan, proses penafsiran terhadap pesan umpan balik dilakukan dengan menggunakan kata-kata bermakna yang pernah diketahui dalam pengalaman pengirim pesan. Ketidakmampuan pengirim pesan untuk memahami pesan umpan balik yang disampaikan oleh penerima pesan dapat menyebabkan komunikasi menjadi tidak efektif.

Sponsors Link

14. Pengirim pesan menanggapi pesan umpan balik yang diberikan

Tahapan dalam proses komunikasi bisnis berikutnya adalah pengirim pesan memberikan tanggapan terhadap pesan umpan balik yang diberikan oleh penerima pesan.

Jenis tanggapan yang diberikan oleh pengirim pesan umumnya didasarkan atas umpan balik yang diberikan. Misalnya, jika umpan balik yang diberikan oleh penerima pesan bersifat negatif maka pengirim pesan hendaknya segera memperbaiki gaya komunikasi yang dimiliki.

15. Pengirim pesan memberikan umpan balik kepada penerima pesan

Setelah pengirim pesan memberikan tanggapan terhadap pesan umpan balik yang diberikan oleh penerima pesan, pengirim pesan kemudian memberikan umpan balik tambahan kepada penerima pesan. Umpan balik tambahan yang diberikan oleh pengirim pesan dapat berbentuk pesan lisan, pesan tertulis, atau pesan nonverbal.

Manfaat Mempelajari Tahapan dalam Proses Komunikasi Bisnis

Mempelajari tahapan dalam proses komunikasi bisnis dapat memberikan beberapa manfaat, di antaranya adalah :

  • Kita mengetahui dan memahami pengertian komunikasi.
  • Kita mengetahui dan memahami pengertian komunikasi bisnis.
  • Kita mengetahui dan memahami pengertian proses komunikasi.
  • Kita mengetahui dan memahami beberapa tahapan dalam proses komunikasi bisnis.

Demikianlah ulasan singkat tentang tahapan dalam proses komunikasi bisnis. Semoga dapat menambah wawasan dan pengetahuan kita tentang komunikasi bisnis dan tahapan yang terjadi dalam proses komunikasi bisnis.

Sponsors Link
, , ,
Oleh :
Kategori : Komunikasi Bisnis