8 Tahap Komunikasi Dalam Pengantar Manajemen

Organisasi merupakan sarana dimana manajemen  mengkoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal berdasarkan tugas-tugas dan wewenang. Pengertian organisasi yang dikemukakan oleh S. Bernard Rosenblatt, Robert Bonnington, dan Berverd E. Needles Jr tersebut, menunjukkan bahwa organisasi tidak dapat dilepaskan dari manajemen ataupun sebaliknya.

Dalam artian, tujuan yang telah ditetapkan oleh suatu organisasi tidak akan tercapai apabila tidak didukung oleh manajemen yang baik. Begitu pula sebaliknya, manajemen tidak akan ada tanpa organisasi. Manajemen baru ada jika ada tujuan yang akan dicapai. Hal inilah yang menjadikan pentingnya proses komunikasi dalam pengantar manajemen.

Lalu, apa manajemen itu ?

Menurut Mamduh Hanafi, manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, dan mengendalikan kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien dengan menggunakan sumber daya organisasi. Kegiatan atau proses manajemen disebut juga dengan fungsi-fungsi manajemen dan dilaksanakan oleh manajer. Fungsi-fungsi manajemen yang dimaksud mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan atau pengendalian.

Kegiatan-kegiatan tersebut akan terjadi jika para manajer melakukan komunikasi yang efektif dengan berbagai pihak yang ada dalam organisasi (komunikasi internal) maupun luar organisasi (komunikasi eksternal). Komunikasi yang buruk antara para manajer dan karyawan juga anggota organisasi lainnya, hanya akan memicu terjadinya konflik dalam organisasi. Sebaliknya, komunikasi yang terjalin baik dapat menciptakan keberhasilan organisasi.

Oleh karena itu, komunikasi yang dilakukan oleh para manajer umumnya bertujuan untuk membina hubungan baik dengan berbagai pihak dan menciptakan keberhasilan organisasi. Hubungan inilah yang menjadi dasar organisasi untuk menghadapi krisis manajemen dan membantu menghadapi berbagai perubahan yang terjadi dalam organisasi. Bentuk komunikasi yang dilakukan oleh para manajer adalah komunikasi tatap muka, komunikasi kelompok kecil seperti rapat atau diskusi, komunikasi tertulis melalui surat, dan lain sebagainya.

Dalam organisasi, tidak hanya para manajer saja yang menggunakan komunikasi untuk menjalankan fungsi-fungsi manajemen. Karyawan dan anggota organisasi juga menggunakan komunikasi untuk mendukung kinerja mereka. Tidak sedikit kegiatan yang mengharuskan mereka untuk saling bekerja sama, membantu mereka mengembangkan hubungan interpersonal yang baik antar sesama anggota organisasi dan meningkatkan kemampuan untuk memahami serta mengatasi masalah.

Dapat dikatakan bahwa tahap komunikasi dalam pengantar manajemen ini atau komunikasi organisasi merupakan kegiatan yang paling mendasar dalam organisasi. Komunikasi organisasi merupakan dasar bagi seluruh fungsi organisasi. Beragam kegiatan organisasi tidak dapat dikelola dan dikoordinasikan dengan baik tanpa adanya komunikasi di antara berbagai departemen dalam organisasi.

McCroskey dan McCroskey (2008) menjelaskan bahwa komunikasi adalah proses saat seorang individu (atau kelompok individu) berusaha untuk menstimulasi makna dalam pikiran individu lainnya (atau kelompok individu) melalui pesan verbal, pesan nonverbal dan pesan bermedia.

Sebagai sebuah proses, komunikasi bersifat dinamis dan selalu berubah. Hal ini disebabkan oleh banyaknya faktor yang mempengaruhi komunikasi seperti lingkungan, latar belakang budaya, dan lain sebagainya. Faktor-faktor inilah yang memberikan dampak terhadap proses komunikasi.

Mengacu pada pengertian komunikasi sebagai sebuah proses, komunikasi terdiri dari beberapa komponen komunikasi seperti pengirim pesan atau sumber, pesan, saluran atau media komunikasi, dan penerima pesan.

1. Pengirim pesan atau sumber adalah inidividu atau kelompok individu yang menginisiasi gagasan serta mengirimkan pesan kepada penerima pesan. Dalam konteks organisasi, yang berperan sebagai pengirim pesan atau komunikator adalah manajer. Sebagai komunikator, terdapat beberapa hal yang harus dipertimbangkan oleh manajer, yaitu :
   • Manajer hendaknya memandang komunikasi sebagai sebuah proses. Karena dengan memandang komunikasi sebagai sebuah proses, para manajer dapat mengidentifikasi komponen-komponen komunikasi yang ada dalam proses komunikasi. Selain itu, para manajer juga dapat mengidentifikasi tahap-tahap komunikasi yang harus dilalui dalam proses komunikasi.
   • Manager harus memiliki pengetahuan dan pemahaman yang baik tentang hal ini dapat membantu para manajer memperbaiki dan meningkatkan keterampilan komunikasi yang dimiliki dalam rangka mendukung keberhasilannya sebagai komunikator.
   • Manajer harus dapat memilih metode serta teknik komunikasi yang tepat, yang disesuaikan dengan situasi saat komunikasi dilancarkan.
   • Manajer harus menyesuaikan pesan yang disampaikan dengan peranan yang disandangnya yaitu peranan interpersonal, peranan informasi, dan peranan memutuskan.
2. Pesan adalah gagasan yang akan dikirimkan kepada penerima pesan.
3. Saluran komunikasi adalah metode khusus komunikasi yang digunakan oleh individu atau kelompok individu  untuk menyampaikan pesan. Terdapat tiga jenis saluran komunikasi yaitu verbal, non-verbal, dan media.

• Saluran verbal terdiri dari komunikasi lisan dan komunikasi tertulis.
• Saluran non-verbal meliputi beragam bahasa tubuh dalam komunikasi seperti kontak mata dan lain-lain.
• Saluran media terdiri dari beragam teknologi yang digunakan untuk menyampaikan pesan seperti media audio, media visual, media audio visual, media elektronik, dan lain-lain.

4. Penerima pesan adalah individu yang menjadi sasaran pesan yang menerima pesan atau seseorang yang menafsirkan dan memahami pesan yang disampaikan oleh pengirim pesan atau sumber. Dalam konteks organisasi, yang menjadi penerima pesan adalah karyawan atau anggota organisasi serta pihak eksternal yang berkaitan dengan organisasi.

Komunikasi yang dilancarkan oleh manajer untuk menjalankan fungsi-fungsi manajemen merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam organisasi. Organisasi merupakan sarana manajemen, dengan demikian, proses komunikasi yang berlangsung tidak lepas dari proses komunikasi dalam organisasi. Menurut Bovee dan Thill (2013), proses komunikasi dalam organisasi berlangsung dalam beberapa tahapan, yaitu :

1. Pengirim Memiliki Gagasan

Pengirim atau sumber adalah individu atau kelompok individu yang berusaha untuk menstimulasi makna. Adapun yang menjadi pengirim pesan atau sumber dalam konteks organisasi adalah manajer. Proses komunikasi efektif dalam organisasi diawali dengan adanya gagasan yang dimiliki oleh pengirim atau sumber. Gagasan yang dimiliki pengirim pesan haruslah jelas dan memiliki tujuan yang jelas.

2. Pengirim Menyandi Gagasan Menjadi Pesan

Gagasan yang dimiliki oleh pengirim pesan atau sumber kemudian diwujudkan dalam bentuk pesan. Manajer sebagai komunikator hendaknya memiliki dan mengembangkan keterampilan dalam melakukan encoding atau penyandian gagasan ke dalam bentuk pesan. Hal ini dimaksudkan agar pesan yang dibuat sesuai dengan kerangka referensi serta bidang pengalaman penerima pesan dan mudah dipahami oleh penerima pesan sebagaimana telah dijelaskan dalam teori produksi pesan.

3. Pengirim Memproduksi Pesan

Pesan yang dirumuskan oleh pengirim pesan atau sumber tidak hanya harus disesuaikan dengan penerima pesan melainkan juga harus disesuaikan dengan saluran atau media komunikasi agar pesan dapat terkirim dengan baik.

4. Pengirim Mengirimkan Pesan Melalui Saluran

Setelah pesan dirumuskan dengan ketentuan seperti di atas, pesan kemudian dikirimkan melalui media atau saluran komunikasi kepada penerima pesan. Saluran atau media komunikasi dapat berupa komunikasi tatap muka atau internet.

5. Pesan Diterima Oleh Penerima Pesan

Jika saluran komunikasi yang digunakan oleh pengirim pesan atau sumber untuk mengirimkan pesan bekerja dengan baik, maka pesan akan mudah diterima oleh penerima pesan. Namun, hal ini tidak menjamin penerima pesan akan memberikan perhatian atau memahami pesan tersebut secara akurat.

6. Pesan Di-decode Oleh Penerima Pesan

Setelah pesan diterima oleh penerima pesan, pesan kemudian di-decode oleh penerima pesan. Pesan yang diterima tidak berarti apa-apa kecuali penerima pesan melakukan decoding dan memberikan makna terhadap pesan tersebut. Proses decoding ini dipengaruhi oleh budaya, pengalaman pribadi, pembelajaran, pola pikir, harapan, rasa takut, dan lain-lain. Yang perlu dipahami pula adalah kerapkali penerima pesan memberikan makna terhadap pesan sesuai dengan keinginannya sendiri walaupun hal tersebut bertentangan dengan apa yang maksud oleh pengirim pesan.

7. Penerima Pesan Memberikan Tanggapan Terhadap Pesan

Setelah penerima pesan melakukan decoding, penerima pesan kemudian memberikan tanggapan. Tanggapan yang diberikan oleh penerima pesan terhadap pesan bergantung pada berapa lama penerima pesan mengingat pesan tersebut, seberapa besar keinginan penerima pesan untuk bertindak berdasarkan pesan yang diterima, dan seberapa besar motivasi penerima pesan untuk memberikan tanggapan.

8. Penerima Pesan Memberikan Umpan Balik Kepada Pengirim

Penerima pesan kemudian memberikan umpan balik kepada pengirim pesan atau sumber sebagai tindak lanjut dari tanggapan yang diberikan. Umpan balik yang diberikan oleh penerima pesan dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi oleh pengirim pesan untuk mengetahui efektivitas komunikasi yang dilancarkan. Umpan balik yang diberikan oleh penerima pesan dapat berbentuk komunikasi verbal atau komunikasi nonverbal atau keduanya. Sebagaimana pesan yang dikirimkan oleh pengirim pesan atau sumber, umpan balik yang diberikan oleh penerima pesan harus di-decode secara hati-hati.

Hambatan-hambatan Komunikasi

Selama tahap komunikasi dalam pengantar manajemen berlangsung tak jarang akan mengalami berbagai hambatan komunikasi yang dapat mengganggu kelancaran proses komunikasi. Yang termasuk hambatan komunikasi adalah gangguan, persaingan pesan, filter, dan rusaknya saluran atau media komunikasi yang digunakan.

• Gangguan dalam proses komunikasi dapat berupa gangguan eksternal dan gangguan internal. Gangguan eksternal umumnya mengacu pada gangguan fisik dan mekanis yang berasal dari luar diri peserta komunikasi. Sementara itu, gangguan internal mengacu pada pemikiran serta emosi dalam diri peserta komunikasi yang dapat menghambat penerima pesan untuk fokus terhadap pesan. Bentuk gangguan lainnya adalah kebiasaan mengerjakan beberapa tugas dalam satu waktu atau multitasking. Hal ini selain dapat mengganggu komunikasi juga dapat mengurangi produktivitas kerja dan meningkatkan kesalahan dalam bekerja.
• Persaingan pesan menyebabkan perhatian penerima pesan menjadi terbelah karena penerima pesan menerima jumlah pesan yang sangat banyak. Tidak fokusnya penerima pesan terhadap pesan yang disampaikan dapat mengganggu jalannya proses komunikasi.
• Filter atau penyaring dapat menghambat jalannya pesan antara pengirim pesan dan penerima pesan. Hal ini dapat terjadi secara disengaja maupun tidak disengaja. Biasanya, penyaringan pesan yang dilakukan secara sengaja memiliki tujuan tertentu demi memenuhi kebutuhan organisasi.
• Rusaknya saluran atau media komunikasi juga dapat menghambat jalannya proses komunikasi. Adakalanya saluran atau media komunikasi yang digunakan untuk mengirim pesan tiba-tiba mengalami kerusakan sehingga gagal mengirimkan pesan.

Untuk mengatasi berbagai hambatan komunikasi dalam organisasi atau hambatan komunikasi organisasi, ada baiknya setiap anggota organisasi berusaha untuk meminimalisir hambatan-hambatan komunikasi yang  mungkin terjadi. Misalnya, tetap fokus pada apa yang disampaikan oleh pengirim pesan, peka terhadap perbedaan yang ada, mematikan telepon saat rapat, dan lain-lain.

Mempelajari proses komunikasi dalam pengantar manajemen dapat memberikan beberapa manfaat, di antaranya adalah sebagai berikut.

• Kita dapat mengetahui dan memahami pengertian organisasi.
• Kita dapat mengetahui dan memahami pengertian manajemen.
• Kita dapat mengetahui dan memahami pengertian komunikasi.
• Kita dapat mengetahui dan memahami proses komunikasi dalam pengantar manajemen.

Demikianlah ulasan singkat tentang tahap komunikasi dalam pengantar manajemen. Semoga dapat menambah wawasan dan pengetahuan kita tentang organisasi, manajemen, komunikasi, dan proses komunikasi dalam pengantar manajemen.