Berbicara mengenai komunikasi seolah tidak ada habisnya, karena bidang keilmuan yang satu ini memang mencakup hampir keseluruhan aspek dalam kehidupan. Terutama dalam praktik keseharian sosial masyarakat yang memiliki bentuk dan kehidupan organisasi, dimana terdapat berbagai unsur komunikasi yang terjadi di dalamnya. Pada pembahasan kali ini, kita akan mengulas lebih lanjut mengenai komunikasi internal yang merupakan salah satu dimensi yang ada dalam organisasi. (Baca juga : Media Massa Menurut Para Ahli)
Komunikasi Organisasi dan Dimensi dalam Organisasi
Komunikasi dan organisasi memang terdiri dari dua konsep, namun bisa dibilang keduanya sudah saling terkait satu sama lain dan tidak bisa untuk dipisahkan. Komunikasi memegang peranan penting dalam suatu organisasi dimana merupakan suatu proses sekaligus sarana untuk saling berbagi informasi antara para anggota atau pihak yang berada dalam organisasi. (baca juga: Komunikasi Diagonal)
Informasi ini yang kemudian digunakan untuk menyamakan pandangan para anggota, menentukan tujuan, hingga memutuskan suatu pilihan yang harus diambil oleh organisasi tersebut. Selain dengan cara berkomunikasi pada umumnya, dalam organisasi pun terdapat cara khusus untuk berkomunikasi seperti menggunakan memo atau catatan kecil, surat-menyurat, peraturan dan kebijakan yang ditentukan, hingga jumpa pers dengan publik.
Terdapat dua dimensi yang ada dalam komunikasi organisasi yang mana dibedakan dari segi khalayak atau pihak terkait yang berkomunikasi di dalamnya. Dimensi pertama adalah komunikasi eksternal, yang mana sesuai namanya komunikasi ini terkait antara pihak organisasi dengan pihak luar atau eksternal dari organisasi seperti organisasi lain atau publik. (baca juga: Komunikasi Bisnis Lintas Budaya)
Biasanya dalam suatu organisasi yang sudah tertata rapi, misalnya perusahaan besar, mereka memiliki bagian khusus untuk berkomunikasi dengan pihak eksternal yaitu bagian public relation (PR) atau hubungan masyarakat (humas). Seperti bentuk komunikasi yang efektif lainnya, komunikasi eksternal pun terjadi dengan timbal balik dimana bukan saja pihak organisasi yang berkomunikasia dengan pihak eksternal, namun juga pihak eksternal yang berkomunikasi dengan organisasi. (Baca juga : Perkembangan Pers di Indonesia)
Komunikasi eksternal bisa dilakukan dengan cara komunikasi secara langsung seperti dialog dengan organisasi lain, maupun melalui media massa. Media massa memang masih menjadi sarana dalam menyampaikan komunikasi organisasi kepada pihak eksternal, terutama publik secara umum, karena cakupannya yang luas. Sedangkan untuk dimensi yang kedua adalah komunikasi internal, dimana proses komunikasi dilakukan dan terjadi antara pihak atau anggota dalam organisasi tersebut. Pembahasan mengenai komunikasi internal akan diulas lebih lanjut pada bagian selanjutnya. (baca juga: Media Massa Menurut Para Ahli)
Sesuai dengan namanya, komunikasi internal secara sederhana adalah komunikasi yang terjadi dan dilakukan oleh para pihak internal atau anggota dalam organisasi baik yang dilakukan secara formal maupun nonformal. Komunikasi internal dalam suatu organisasi memang sedikit berbeda dengan komunikasi sehari-hari yang kita lakukan, dimana lebih banyak aspek komunikasi formal dan tertulis yang diterapkan. Misalnya saja pemberitahuan melalui email, memo dari atasan, surat pemberitahuan, peraturan yang dibuat oleh perusahaan, buletin rutin organisasi, atau papan pengumuman. Meski begitu, bukan berarti tidak ada bentuk komunikasi secara lisan dan nonformal yang terjadi dalam organisasi. (Baca juga : Model Analisis Framing Robert N Entman)
Komunikasi internal sangat berperan penting dalam proses penyebaran informasi dalam organisasi, dimana informasi merupakan aspek krusial yang harus ada dalam organisasi. Dengan adanya penyampaian dan penerimaan informasi yang baik melalui komunikasi internal, para anggota organisasi dapat menyamakan pandangan serta visi misi untuk kelangsungan organisasi dan tujuan bersama. Komunikasi internal yang terjalin dengan baik juga dapat membantu memupuk dan mempererat hubungan yang terjalin antara pihak eksternal organisasi, dimana hal ini tentunya akan dapat memperkukuh kekuatan organisasi itu sendiri. (baca juga: Komunikasi Nonverbal)
Komunikasi internal bahkan disebut oleh para ahli, salah satunya oleh Van Riel dan Fombrun, sebagai kunci untuk membangun identitas organisasi yang kuat sehingga memberikan sense of belonging (rasa memiliki) pada setiap pihak internal yang ada di dalamnya. Komunikasi internal dapat berperan penting dalam penyelesaian konflik yang tentunya tak dapat terhindari dalam organisasi, dimana komunikasi internal yang baik akan lebih cepat dalam memahami kesalahpahaman dan meluruskan duduk permasalahan. (baca juga: Komunikasi Dua Arah)
Dengan adanya pengelolaan komunikasi internal yang baik akan membantu tiap pihak internal di organisasi dalam menjalankan tugas dan peranan mereka masing-masing, serta menciptakan suasana yang kondusif dan saling menghormati satu sama lain. (Baca juga : Sejarah Perfilman Indonesia)
Jenis Komunikasi Internal
Komunikasi internal memiliki dua jenis, yaitu:
A. Komunikasi Personal
Komunikasi ini terjadi dalam level personal dan terdiri dari dua orang dalam organisasi yang melakukan proses komunikasi baik tatap muka maupun melalui media. Proses komunikasi tatap muka mengharuskan dua orang tersebut bertemu langsung dan berkomunikasi tanpa ada perantara, sedangkan komunikasi melalui media biasanya menggunakan alat komunikasi seperti telepon, email, memo, surat, dan lain sebagainya. (Baca juga : Strategi Komunikasi Politik)
B. Komunikasi Kelompok
Komunikasi internal dalam organisasi yang terjadi antara satu kelompok dengan kelompok lainnya. Biasanya dalam organisasi kita lebih mengenal dengan bagian atau divisi, dimana masing-masing divisi ini tentu perlu melakukan komunikasi dengan divisi lain saat menjalankan tugasnya. Komunikasi kelompok lebih sering menggunakan proses yang tatap muka langsung, karena akan lebih mudah untuk melakukan kontak secara berhadapan dibanding melalui media yang mungkin memunculkan kesalahpahaman. (Baca juga : Komunikasi Informal)
Ruang Lingkup Komunikasi Internal
Setelah memahami mengenai konsep komunikasi internal, selanjutnya kita perlu mengetahui siapa sajakah yang termasuk ke dalam pihak internal atau ruang lingkup dari komunikasi internal. Secara umum, ruang lingkup komunikasi internal terbagi menjadi tiga pihak, yaitu:
Membangun komunikasi internal yang baik dengan karyawan atau buruh adalah hal yang sangat mendasar yang harus dilakukan oleh organisasi. Jika organisasi bukan berbentuk perkantoran, pihak ini bisa disamakan dengan kedudukan para anggota organisasi yang memberikan peranan serta sumbangsihnya bagi organsiasi. Banyak hal yang bisa dilakukan untuk memupuk komunikasi internal yang baik dengan karyawan maupun anggota dalam organisasi, dimana yang terpenting adalah adanya perlakuan yang adil dan pemberian hak sesuai dengan yang seharusnya. (Baca juga : Teori Feminisme Menurut Para Ahli)
Kedua hal ini mungkin sering didengar oleh organisasi manapun, namun pada praktenya tidak semudah yang terdengar dan terlihat. Adanya ketimpangan dalam memperlakukan anggota dan memberikan hak yang sesuai akan sangat memicu permasalahan dan konflik internal dalam organisasi. (baca juga: Komunikasi Pembangunan)
Selain itu, organisasi juga perlu memberikan penghargaan atas apa yang dilakukan karyawan atau anggotanya sehingga mereka merasa dihargai dan tumbuh rasa kepemilikan terhadap organisasi. Pembangunan dan pembinaan komunikasi internal yang baik juga bisa dilakukan dengan kegiatan yang melibatkan berbagai pihak internal dan bersifat menyenangkan seperti rekreasi, berolahraga bersama, dan lain sebagainya. (baca juga: Sistem Komunikasi Interpersonal)
Bukan berarti karena secara tingkat atau susunan hierarki para manajer memiliki tingkatan dan peran lebih tinggi dan dianggap bisa mengatur mereka yang berada di bawah kepemimpinannya, sehingga tidak diperlukan adanya komunikasi internal dalam manajerial. Justru sebagai pimpinan dan ujung tombak organisasi, pihak manajerial sangat perlu membangun dan memupuk komunikasi internal yang baik dan efektif. Tanpa adanya komunikasi yang efektif dalam susunan manajerial, maka akan sulit memimpin dan mengarahkan organisasi secara keseluruhan. (Baca juga : Komunikasi Kesehatan)
Dan jika dalam tingkat manajer tidak ada komunikasi internal yang baik, akan terjadi konflik antara satu manajer dengan manajer lainnya yang membawahi divisi atau bagian yang berbeda. Seperti kita tahu bahwa dalam organisasi terdapat bagian yang memiliki peran dan tugas yang berbeda, dan masing-masing bagian itu dipimpin oleh manajer atau ketua tim. Karenanya untuk dapat menghindari permasalahan dan bersinergi antara satu bagian dengan bagian lain, sangat diperlukan adanya komunikasi internal yang baik dan terarah. (baca juga: Komunikasi Internasional)
Pihak yang terakhir adalah stockholder atau pemegang saham, bisa juga mereka yang memberikan dana untuk kelangsungan organisasi jika itu bukan berbentuk perusahaan yang mencari laba. Pihak ini merupakan bagian dari pihak internal suatu organisasi karena berperan penting dalam mendukung jalannya organisasi, dimana tanpa ada dana akan sulit menggerakkan organisasi. Karena itu perlu dilakukan komunikais internal yang baik kepada pihak stockholder atau pemberi dana bagi organisasi ini, terutama oleh pihak manajerial yang biasanya berhubungan langsung dengna mereka. (Baca juga : Proses Komunikasi Interpersonal)
Hal mendasar yang perlu dilakukan sebagai bentuk komunikasi internal adalah penyampaian informasi mengenai keadaan organsiasi, karena mereka sangat berhak untuk mengetahui bagaimana situasi dan kondisi dari organisasi yang mereka danai. Bagi organisasi yang berbentuk perusahaan, penting untuk melaporkan laba atau rugi yang didapat pada tahun tersebut dan bagaimana operasional perusahaan selama ini. (baca juga: Konstruksi Realitas Sosial)
Komunikasi internal juga bisa dijalin dengan menjalin dan mempertahankan hubungan baik seperti dengan mengadakan pertemuan secara berkala tanpa harus menunggu adanya persoalan organisasi yang mendesak. (baca juga: Konvergensi Media)
Setelah memahami siapa saja pihak yang termasuk ke dalam komunikasi internal dalam organisasi, selanjutnya kita akan membahas apa saja tujuan dari dilakukannya komunikasi internal. Tujuan dasar dilakukannya komunikasi internal dalam suatu organisasi adalah sebagai berikut:
Demikianlah pembahasan mengenai komunikasi internal, mulai dari pengertian, ruang lingkup, hingga tujuan dari dilakukannya komunikasi internal dalam suatu organisasi. Semoga informasi ini berguna bagi kita semua dan dapat menambah wawasan yang lebih luas.
Perdebatan maupun pertengkaran dalam sebuah hubungan memang menjadi sebuah hal yang wajar terjadi, namun yang…
Dalam menjalankan sebuah usaha, berkomunikasi menjadi hal yang perlu dilakukan dan tidak boleh diabaikan begitu…
Seperti yang diketahui, dengan maraknya pandemi Covid-19 yang menyerang hampir ke penjuru dunia, banyak aktifitas…
Sosial media menjadi sebuah lahan promosi yang cukup menguntungkan dan bisa dengan mudah untuk digunakan…
Saat ini digital marketing atau pemasaran digital menjadi senjata yang cukup ampuh bagi mereka pelaku…
Komunikasi Teraupetik adalah sejenis komunikasi yang dirancang dan direncanakan dengan tujuan terapi untuk membina hubungan…