17 Strategi Komunikasi Organisasi Efektif

Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi juga sangat berpengaruh untuk menciptakan sebuah komunikasi yang baik serta mampu untuk mengambil dan mendapatkan dukungan dari luar organisasi. Atas dasar itulah, Komunikasi Organisasi harus memiliki beberapa strategi komunikasi yang sesuai dengan Etika Komunikasi Organisasi. Strategi ini akan membantu Peran Komunikasi dalam Organisasi untuk menciptakan suasana pertukaran informasi yang lebih santai, lebih cair serta suasana komunikasi menjadi terasa hangat.

Selain itu jika melihat kedalam Teori Komunikasi Organisasi Menurut Para Ahli, terdapat beberapa cara ataupun strategi komunikasi yang bisa diaplikasikan pada komunikasi organisasi. Oleh karena itu, pada artikel kali ini kita akan membahas bagaimana caranya untuk merancang strategi komunikasi yang akan diaplikasikan pada komunikasi organisasi. Simak penjelasannya dibawah ini.

Pengertian strategi komunikasi organisasi

Strategi komunikasi organisasi merupakan cara atau kegiatan yang dilakukan untuk menciptakan sebuah pendekatan yang berkaitan dengan perencanaan hingga pelaksanaan sebuah komunikasi yang akan dilakukan pada suatu organisasi. Dengan kata lain, strategi komunikasi organisasi merupakan sarana untuk menciptakan, merancang dan mengatur terjadinya suatu pertukaran informasi ataupun pesan yang terjadi didalam sebuah organisasi.

Seperti kita ketahui bersama bahwa komunikasi organisasi bisa dilakukan oleh antar pihak pengurus organisasi, antar anggota organisasi maupun antara pengurus dengan anggota organisasi. Oleh sebab itu, secara Teori Komunikasi Organisasi haruslah dilakukan dengan mengikuti setiap Pola Komunikasi Organisasi yang ada. Selain pola komunikasi yang digunakan berguna untuk membuat Konsep Dasar Komunikasi Organisasi serta Proses Komunikasi dalam Organisasi menjadi lebih baik, Hambatan Komunikasi Organisasi yang mungkin saja terjadi dapat dihindarkan dan diminimalisir.

Merancang strategi komunikasi organisasi

Untuk merancang atau merencakanan sebuah strategi komunikasi, baik bersifat formal maupun non-formal, maka beberapa hal utama yang harus diperhatikan adalah jenis komunikasi organisasi. Dengan melihat jenis komunikasi organisasi, maka kita sudah memiliki pandangan awal untuk mengkonsep strategi komunikasi organisasi. Beberapa jenis tersebut adalah :

A. Komunikasi vertikal

Komunikasi Vertikal dapat juga kita sebut sebagai sebuah komunikasi yang terjadi keatas atau komunikasi kebawah. Komunikasi ini merupakan komunikasi yang dilakukan antara pengurus dengan anggota (kebawah) serta anggota dengan pengurus (keatas), atau dengan kata lain komunikasi ini merupakan Komunikasi Kepemimpinan dalam Organisasi secara timbal balik.

B. Komunikasi horisontal

Komunikasi horisontal ini adalah sebuah komunikasi yang bersifat sejajar, dengan kata lain komunikasi ini hanya dilakukan oleh pengurus dengan pengurus ataupun anggota dengan anggota. Karena bersifat segaris komunikasi ini baisanya terjadi secara langsung baik dengan melalui tatap muka atau menggunakan media.

C. Komunikasi keluar

Komunikasi keluar adalah sebuah komunikasi yang dilakukan oleh pengurus organisasi ataupun anggota organisasi untuk berkomunikasi kepada orang-orang yang berada diluar organisasi tersebut, misalnya kepada masyarakat atau kepada organisasi lainnya. Dengan kata lain, komunikasi keluar merupakan sebuah kegiatan yang dilakukan untuk bertukar informasi dengan orang yang bukan anggota atau pengurus organisasi tersebut.

Dari ketiga jenis komunikasi organisasi tersebut, maka kita dapat merancang strategi komunikasi organisasi dengan tujuan untuk membuat Proses Komunikasi Efektif. Untuk membuat Strategi Komunikasi Efektif, tentunya harus memperhatikan Cara Berkomunikasi dengan Baik dan melakukan beberapa hal yang dapat menciptakan komunikasi organisasi dengan baik. Beberapa hal yang perlu dilakukan untuk menciptakan strategi komunikasi organisasi, antara lain :

1. Mengenali karakteristik komunikan

Ketika berkomunikasi tentunya terdapat pihak-pihak yang terlibat didalam komunikasi tersebut, beberapa pihak tersebut adalah pemberi informasi selaku komunikator dan penerima informasi selaku komunikan. Nah untuk mencapai sebuah komunikasi organisasi yang baik, maka strategi awal adalah mengenali karakteristik komunikan ataupun lawan bicara kita.

Tujuannya adalah untuk memberikan kita pandangan tentang karakter lawan bicara, agar kita mengetahui hal apa yang disukai olehnya dan yang tidak disukai olehnya. Jangan sampai karena kita tidak mengenali karakteristiknya, maka informasi ataupun pesan yang kita sampaikan membuat lawan bicara kita menjadi sakit hati dan marah. Jika hal itu terjadi, maka komunikasi organisasi tidak akan berjalan lancar.

2. Melakukan prinsip dasar komunikasi

Strategi komunikasi organisasi yang kedua adalah Coba untuk melakukan komunikasi dengan prinsip dasar komunikasi seperti berbicara dengan baik, sopan, memiliki etika, tata krama serta prinsip dasar komunikasi yang lainnya. Ketika komunikasi organisasi dilakukan dengan prinsip dasar komunikasi maka komunikasi tersebut akan mampu untuk menggali informasi yang lebih dalam dari diri komunikan atau lawan bicara.

Selain itu, prinsip dasar yang digunakan juga akan berpengaruh dalam penilaian komunikan terhadap diri kita sebagai komunikator dan terhadap organisasi kita. Dengan kata lain, pemberian atau pertukaran informasi yang kita lakukan saja tidak punya etika, berarti orang yang melakukan pertukaran informasi tersebut juga tidak punya etika.

3. Berkomunikasidengan baik

Kemampuan berkomunikasi dengan baik secara verbal maupun Komunikasi Nonverbal juga akan sangat berpengaruh dengan citra diri dan citra organisasi. Oleh sebab itu, ketika merancang strategi komunikasi organisasi haruslah juga memikirkan cara untuk dapat melakukan atau mengaplikasikan sebuah komunikasi yang baik. Ketika kita mampu berkomunikasi dengan baik, maka lawan bicara kita dalam sebuah organisasi akan merasa puas terhadap apa yang kita terangkan atau apa yang kita informasikan.

Misalnya kita sedang berkomunikasi mengenai pembangunan gedung organisasi, maka pastikan bahwa kamu memang bisa melakukan penjelasan dengan baik terkait dengan kenapa dan mengapa gedung itu harus dibangun untuk mendapatkan dukungan dan persetujuan dari anggota organisasi lainnya.

4. Memiliki attitude, attention, dan action

Dalam melakukan komunikasi organisasi, maka strategi keempatnya adalah merancang sebuah attitude (sikap), attention (perhatian) dan action (tindakan). Dengan memiliki strategi komunikasi 3A ini, maka tujuan yang ingin dicapai melalui komunikasi tersebut secara tidak langsung akan mendapatkan dukungan dari lawan bicara.

Karena, strategi 3A tersebut akan menunjukkan bahwa kita memiliki sikap, perhatian, dan tindakan yang sesuai dengan omongan kita. Sebagai contoh, jika kita ingin organisasi tersebut menjadi sebuah organisasi yang menebarkan perdamaian, tapi ketika kita berbicara saja sering menghujat orang, maka tidak mungkin organisasi yang kita pimpin menjadi organisasi yang menebarkan perdamaian.

5. Menggunakan saluran yang ada

Strategi kelima adalah dengan mempelajari dan menggunakan seluruh saluran yang ada, didalam organisasi tersebut ketika melakukan komunikasi organisasi. Dengan perkembangan jaman yang sangat pesat sekarang ini, maka strategi komunikasi yang digunakan juga harus mampu diaplikasikan melalui seluruh saluran komunikasi yang ada. Misalnya adalah dengan mempelajari cara untuk melakukan video call, cara mengetik atau menulis informasi atau pesan yang baik dan benar, serta mempelajari cara-cara berkomunikasi menggunakan beberapa Saluran Komunikasi dalam Organisasi.

6. Public Relations

Hubungan yang baik antara setiap anggota organisasi serta hubungan publik atau Public Relations juga sangat dibutuhkan dalam komunikasi organisasi. Oleh karenanya strategi yang akan diterapkan juga harus memperhatikan hal tersebut, untuk menjaga hubungan yang baik dan sinergitas diatara setiap anggota organisasi maupun antar organisasi. Peran dari Public Relation juga akan sangat membantu untuk menciptakan citra organisasi yang baik, oleh karena itu setiap komunikasi organisasi yang dilakukan harus melihat dan memperhatikan hal ini.

7. Menentukan tujuan

Strategi ketujuh sebelum melakukan komunikasi organisasi adalah menentukan tujuan ataupun target dari sebuah komunikasi yang akan dilakukan. Ketika tujuan ini sudah ditentukan, maka komunikasi organisasi yang dilakukan akan selalu berusaha untuk mencapai tujuan ataupun target tersebut. Misalnya adalah ketika sebuah organisasi ingin menciptakan kesan yang baik dimata masyarakat, maka komunikasi organisasi yang dilakukan akan selalu terfokus untuk mencari cara bagaimana agar organisasi tersebut mendapatkan kesan yang baik di mata masyarakat.

8. Menerapkan prinsip kekeluargaan

Ketika komunikasi organisasi sudah memiliki strategi yang satu ini, maka komunikasi tersebt dapat dipastikan tidak akan memiliki hambatan yang berarti karena setiap anggota organisasi sudah merasa memiliki sebuah ikatan kekeluargaan. Strategi ini juga akan membuat komunikasi organisasi lebih santai dan lebih mencair, terlebih lagi komunikasi tersebut akan memiliki dampak yang sangat positif untuk komunikasi yang sedang terjalin. Meskipun pada saat komunikasi terjadi perdebatan ataupun adu argument, tapi debat dan adu argument itu tidak akan mampu untuk membuat komunikasi organisasi yang berjalan menjadi terhenti karena sudah adanya ikatan kekeluargaan.

9. Terbuka dan profesional

Strategi komunikasi yang selanjutnya adalah berusaha untuk menciptakan sebuah komunikasi organisasi yang terbuka dan berusaha agar tidak ada informasi yang ditutup-tutupi. Ketika sebuah komunikasi memiliki keterbukaan, maka dengan sendirinya rasa dan tingkat kepercayaan antar anggota maupun antar pengurus akan tercipta dan terjaga dengan baik. Ketika kepercayaan tersebut sudah terbangun dan terjaga dengan baik, maka secara otomatis pula loyalitas antar anggota didalam organisasi juga akan meningkat. Selain itu, profesionalitas didalam setiap komunikasi juga akan menjadikan komunikasi mengesampingkan kepentingan pribadi dan akan mendahulukan kepentingan bersama.

10. Terstuktur dan Bersemangat

Pesan yang disampaikan pada kegiatan berkomunikasi pada sebuah organisasi haruslah terstruktur dengan baik dan benar, agar pada penerima pesan atau informasi tersebut dapat memahaminya dengan baik dan benar. Selain itu, usahakanlah untuk selalu memberikan informasi yang bersifat untuk menaikkan semangat dan motivasi anggota organisasi. Dengan begitu, penerima inforamsi juga tidak akan segan dan enggan untuk menjawab, mengikuti dan memberikan masukan-masukan yang sangat penting didalam sebuah komunikasi.

11. Melibatkan anggota

Strategi komunikasi organisasi berikutnya yang harus kamu aplikasikan adalah dengan melibatkan seluruh anggota organisasi didalam setiap kegiatan ataupun komunikasi yang berlangsung. Partisipasi atau tingkat keterlibatan anggota organisasi akan memberikan sebuah tampilan mengenai keadaan sebuah organisasi. Jika partisipasi anggota sangat tinggi, maka organisasi tersebut dapat dikatakan memiliki kualitas yang baik. Begitu pula sebaliknya ketika partisipasi anggota rendah, maka organisasi tersebut perlu dipertanyakan kualitasnya. Dengan kata lain, tingkat partisipasi anggota organisasi didalam komunikasi yang dilakukan akan mencerminkan keadaan yang sebenarnya.

12. Saling pengertian dan Netral

Untuk mencapai sebuah komunikasi organisasi yang efektif, maka komunikasi tersebut harus memiliki sikap untuk saling mengerti dan sikap yang netral atau tidak memihak siapapun. Jika strategi komunikasi yang satu ini diterapkan dengan baik, maka akan terjadi sebuah saling pengertian serta netralitas diatara setiap anggota organisasi. Contohnya adalah ketika misalnya ada suatu perdebatan ataupun hal-hal lain yang sedikit memanas didalam organisasi maka setiap anggota masih dapat mengontrol dirinya. Sikap saling pengertian ini sebenarnya masih sama dan berhubungan konteksnya dengan point ke 8, yaitu menerapkan prinsip kekeluargaan.

13. Ubah suasana komunikasi

Jika biasanya komunikasi organisasi dilakukan dikantor ataupun disekretariat organisasi, maka cobalah untuk mengubah suasana komunikasi dengan melakukan beberapa gebrakan seperti memindahkan lokasi komunikasi, ataupun hal lain yang dapat mengubah suasana. Dengan melakukan strategi yang satu ini, maka suasana komunikasi akan semakin santai, penuh canda tawa dan membuat komunikasi tersebut menjadi lebih berwarna. ( baca juga : Etika Komunikasi Antar Budaya)

14. Tetapkan waktu komunikasi

Strategi komunikasi organisasi yang berikutnya adalah dengan melakukan penetapan terhadap waktu dilakukannya komunikasi tersebut. Dengan menetapkan waktu ataupun jadwal komunikasi, maka secara otomatis para pengurus dan anggota organisasi akan bersiap untuk mengikuti kegiatan tersebut. Mesipun begitu, penetapan waktu komunikasi haruslah dilakukan dengan tepat dan tidak berbenturan dengan jadwal lainnya yang sudah lebih dahulu ditetapkan, agar komunikasi yang akan berjalan tersebut tidak terhenti karena adanya agenda lain. (baca juga : Macam-macam Media Komunikasi dalam Jaringan)

15. Mengatur Komunikasi

Mengatur kegiatan komunikasi bukan hanya berhubungan dengan dimana, kapan, bagaimana, siapa dan apa yang akan dikomunikasikan. Lebih dari pada itu, mengatur komunikasi yang kami maksud adalah menentukan siapa yang melakukan apa dan bagaimana orang tersebut melaksanakannya.

Pengaturan ataupun strategi ini bisa diaplikasikan ketika sebuah organisasi ingin melakukan komunikasi dengan pemerintah misalnya, maka untuk melakukan komunikasi tersebut pengurus komunikasi biasanya akan mengatur orang-orang yang akan berbicara sesuai dengan kemampuannya. Sebagai contoh, oknum A yang berlatar belakang hukum akan berbicara mengenai hukum, oknum B berlatar olahraga berbicara mengenai olahraga dan lain sebagainya.

16. Menentukan Anggaran

Setiap organisasi tentunya memiliki anggaran untuk operasional dan biaya yang lain lain, oleh karena itu strategi komunikasi organisasi juga harus mampu untuk menentukan anggaran komunikasi yang akan dilakukan. Menentukan anggaran komunikasi dengan tujuan yang baik, adalah sebuah strategi yang sangat penting untuk menciptakan komunikasi yang berjalan dengan baik. (baca juga : Teknik Penulisan Berita Media Cetak)

17. Pengawasan dan evaluasi