Komunikasi berasal dari kata ‘communicare’ dalam bahasa latin, yang berarti sama atau menjadi milik bersama. Dengan kata lain dengan berkomunikasi, seseorang berusaha menyampaikan suatu gagasan atau ide dalam pikirannya kepada orang lain.
Dengan bertujuan agar orang yang menerima pesan tersebut memiliki gagasan yang sama dengan penyampai pesan. Dalam formula Harold D. Lasswell, komunikasi merupakan jawaban atas pertanyaan: who (siapa), say what (mengatakan apa), In which channel (menggunakan media apa), to whom (kepada siapa), in what effect? (efek yang ditimbulkan).
Dari penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa komunikasi mencakup beberapa unsur, yaitu: komunikator (penyampai pesan), pesan (ide atau gagasan) yang disampaikan, media yang digunakan, komunikan (penerima pesan), dan efek yang dihasilkan.
Kemampuan berkomunikasi sangat penting peranannya bagi seorang pemimipin. Agar seorang pemimpin dapat menyampaikan gagasannya kepada bawahannya dengan baik, termasuk untuk dapat mempengaruhi prilaku bawahannya, maka diperlukan komunikasi yang efektif.
Manajemen merupakan sebuah proses perencanaan, pengarahan, pengawasan, dan pengorganisasian dengan cara memberdayakan anggotanya.
Manajemen selalu dibutuhkan agar suatu organisasi dapat mencapai tujuan; menjaga keseimbangan antara tujuan, sasaran, dan kegiatan yang dilakukan; serta mencapai efisiensi dan efektivitas organisasi. Pada hakekatnya manajemen yang efektif merupakan dari komunikasi yang efektif.
Sebab melalui komunikasi, fungsi-fungsi manajemen mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dapat dicapai. Untuk itu, dalam artikel kali ini kami akan membahas lebih rinci mengenai proses komunikasi dalam pengantar manajemen.
Proses Komunikasi
Seperti telah disinggung sebelumnya, komunikasi memegang peranan penting dalam dalam manajemen. Oleh sebab itu manajer mencurahkan sebagian besar prosporsi waktu kerja mereka untuk berkomunikasi dengan rekan sekerja.
Baik untuk mengkomunikasikan berbagai hal terkait tugas yang diberikan, atau mengkomunikasikan berbagai informasi sebagai dasar acuan rencana kerja bagi para stafnya, dan lain sebagainya. Tindakan mengkomunikasikan hal tersebut disebut dengan proses komunikasi.
Secara umum proses komunikasi terdiri dari tiga komponen-komponen komunikasi utama, yaitu pengirim pesan (komunikator), penerima pesan (komunikan), dan pesan itu sendiri. Secara lebih rinci, proses komunikasi dalam pengantar manajemen terdiri dari komponen berikut:
- Komunikator
Komunikator atau pengirim pesan, adalah orang yang menyampaikan gagasan atau ide yang dimilikinya kepada orang lain, dengan harapan agar orang tersebut dapat memahami maksud pesan dan memberikan reaksi positif.
- Pesan
Pesan merupakan ide, gagasan, ataupun informasi yang disampaikan komunikator kepada komunikan. Menurut teori produksi pesan, pesan tersebut bisa berupa pesan verbal ataupun non verbal. Sedangkan materi pesan bisa berupa informasi, ajakan, rencana kerja, pertanyaan, dan sebagainya.
Pesan verbal ataupun non verbal tersebut disampaikan oleh komunikator dalam bentuk simbol atau isyarat yang dipahami komunikan. Misalnya untuk menyampaikan suatu instruksi, manajer bisa menggunakan simbol berupa kata-kata (bahasa), atau jiga isyarat seperti gerakan tangan atau anggota badan yang lainnya.
- Media komunikasi
Media dalam proses komunikasi adalah alat yang digunakan untuk menyampaikan pesan. Dalam teori new media, media komunikasi bisa berupa papan pengumuman, buletin, telepon, surat kabar, atau media komunikasi multimedia seperti radio, televisi, atau juga komunikasi melalui media internet. Pemilihan media ini disesuaikan dengan jenis pesan yang disampaikan serta karakteristik penerimanya, seperti jumlah, situasi, dan hal terkait lainnya.
- Komunikan
Komunikan atau penerima pesan adalah orang yang ditargetkan oleh komunikator untuk menerima pesan yang disampaikannya.
Untuk dapat memahami isi pesan ini, komunikan harus dapat mengartikan simbol atau isyarat yang diterima oleh panca indranya, agar dapat dipahaminya.
Sehingga penerima pesan juga didefinisikan sebagai pihak yang dapat memahami isi pesan yang dikirimkan komunikator dalam bentuk kode atau isyarat, tanpa mengurangi arti pesan. Atau dengan kata lain orang yang dapat memahami pesan sesuai dengan apa yang dimaksudkan oleh komunikator (baca: psikologi komunikasi).
- Umpan Balik
Umpan balik atau feedback merupakan tanggapan atau isyarat yang diberikan komunikan (penerima pesan) setelah memahami pesan yang diberikan.
Adanya feedback mencirikan proses komunikasi efektif. Umpan balik ini berisi kesan yang disampaikan baik dalam bentuk verbal ataupun non verbal oleh komunikan. Umpan balik merupakan hal yang penting dalam mengetahui keberhasilan komunikasi.
Sebab melalui umpan balik, komunikator dapat mengetahui dampak dari pesan yang disampaikannya kepada komunikan, serta mengetahui apakah komunikan dapat memahami pesan yang disampaikan dengan baik.
Gangguan Komunikasi
Gangguan atau hambatan-hambatan komunikasi sebenarnya bukan bagian dari proses komunikasi. Namun adanya gangguan komunikasi akan mempengaruhi berhasil atau tidaknya sebuah proses komunikasi. Agar komunikasi dapat berjalan efektif, maka gangguan komunikasi perlu diwaspadai dan disiasati. Berikut beberapa jenis gangguan komunikasi yang sering muncul:
- Penyaringan Informasi
Penyaringan atau filtering disini berupa manipulasi pesan atau informasi yang disampaikan. Manipulasi informasi ini misalnya dilakukan dengan hanya menyampaikan data atau informasi yang disukai atasan, dan menutupi informasi lain yang menurut komunikator tidak akan disukai atasan.
Hal ini bisa terjadi misalnya karna rasa takut mendapat teguran dari atasan, atau semacamnya. Dalam hal ini, semakin banyak jumlah tingkatan dalam struktur organisasi, maka akan semakin tinggi pula kesempatan terjadinya filtrasi ini.
- Penyeleksian Informasi
Penyeleksian infomasi disini merupakan hasil seleksi berdasarkan persepsi komunikan. Komunikan hanya akan melihat/ mendengar pesan yang sesuai dengan kebutuhannya.
Selain berdasarkan kebutuhanya, persepsi ini juga dipengaruhi oleh motivasi, pengalaman, atau karakteristik pribadi komunikan. Sehingga pesan yang diterimanya pun akan diproyeksikan sesuai dengan kepentingan dan harapan dari komunikan itu sendiri.
- Kapasitas Komunikan
Setiap orang memiliki kapasitas yang berbeda dalam menampung dan mengolah data. Ketika informasi yang diberikan komunikator melebihi kapasitas komunikan (overload), maka komunikan cenderung akan informasi mengabaikan atau bahkan membuang informasi tersebut.
- Kondisi psikoligis
Hubungan psikologi dalam komunikasi sangat erat kaitannya. Keadaan psikologis komunikan, seperti keadaan emosinya ketika menerima pesan cukup mempengaruhi keefektikfan komunikasi. Seseorang cenderung akan lebih baik dalam menerima informasi ketika berada dalam keadaan tenang. Sebaliknya, ketika dalam keadaan emosional berlebih, antah terlalu girang atau depresi, seseorang cenderung lebih menuruti emosi dan mengabaikan proses pemikiran rasional.
- Perbedaan budaya dan bahasa
Perbedaan budaya dan bahasa dapat menimbulkan perbedaan persepsi. Misalnya dalam komunikasi antarbudaya, terdapat perbedaan makna kata dalam bahasa yang berbeda.
Demikian artikel mengenai proses komunikasi dalam pengantar manajemen ini. Dalam manajemen, komunikasi memiliki peran yang sangat penting. Misalnya untuk untuk mengkomunikasikan berbagai hal terkait tugas yang diberikan, atau mengkomunikasikan berbagai informasi sebagai dasar acuan rencana kerja bagi para stafnya, dan lain sebagainya. Semoga bermanfaat!^^