Pengertian komunikasi dalam organisasi adalah kegiatan pertukaran informasi atau pesan antar pihak yang disebut sebagai pemberi informasi (komunikator) dengan penerima informasi (komunikan), menggunakan informasi atau pesan yang dikeluarkan secara verbal maupun non verbal didalam lingkungan atau ruang lingkup organisasi. Untuk mencapai sebuah Komunikasi yang Efektif didalam organisasi, maka kegiatan berkomunikasi terlebih dahulu harus dikonsep dan terkonsep dengan baik sebelum Proses Komunikasi dalam Organisasi dilakukan. Tujuannya adalah agar komunikasi tersebut dapat berjalan dengan lancar dan sesuai dengan yang diharapkan, dan dapat menghasilkan sebuah keputusan yang disepakati bersama.
Namun karena pengkonsepan komunikasi dalam organisasi berbeda dengan komunikasi pada umumnya, seperti komunikasi yang bersifat Komunikasi Antar Pribadi bahkan Komunikasi Bisnis sekalipun. Selain itu karena komunikasi dalam organisasi memiliki beberapa unsur yang ikut mempengaruhi komunikasi tersebut berjalan dengan baik atau tidak. Seperti :
- Struktural kepengurusan, mulai dari yang paling tinggi hingga yang paling rendah.
- Informasi yang akan dibahas secara berkala
- Kepentingan organisasi
- Tujuan atau visi dan misi organisasi
- Target atau hasil kesepakatan yang diinginkan
- Citra atau nama baik organisasi
- Anggota organisasi
- Jaringan organisasi
- Program-program organisasi
Dari beberapa unsur diatas, maka untuk mengKonsep Dasar Komunikasi Organisasi, komunikator harus mempertimbangkan, mempelajari dan membuat Tahap-tahap Komunikasi sesuai dengan kebutuhan dalam organisasi. Berikut ini tahapan untuk mengkonsep komunikasi dalam organisasi.
Konsep Komunikasi Dalam Organisasi
Berikut ini adalah konsep komunikasi dalam organisasi yaitu,
1. Komponen Komunikasi
Untuk dapat mengkonsep komunikasi dalam organisasi, maka yang pertama sekali harus diketahui adalah komponen komunikasi. Didalam sebuah Proses Komunikasi Efektif secara umum, terdapat 5 komponen utama yang terlibat didalamnya. Komponen tersebut adalah :
- Komunikator atau pemberi pesan
- Komunikan atau penerima pesan
- Informasi atau pesan
- Media atau saluran berkomunikasi
- Umpan balik atau tanggapan dari informasi
Kelima komponen tersebut juga ditemui pada komunikasi dalam organisasi, namun ketika kita melakukan Komunikasi Organisasi, maka orang – orang yang berada disetiap komponen tersebut tergantung kepada situasi dan kondisinya. Contohnya adalah :
- Didalam Rapat Organisasi
- Komunikator adalah pengurus atau pimpinan yang memiliki kewenangan didalam organisasi tersebut
- Komunikan adalah seluruh anggota organisasi
- Informasi atau pesan adalah bahan yang akan dibahas didalam rapat
- Media atau saluran komunikasinya adalah secara langsung bertemu dan biasanya bertempat di sekretariat keorganisasian
- Umpan baliknya adalah tanggapan dari anggota organiasi dan akan menjadi kesepakatan bersama
- Konperensi Pers
- Komunikator adalah pengurus atau pimpinan tertinggi atau setingkat dibawahnya
- Komunikan adalah anggota organisasi dan khalayak umum yang mendengarkan konperensi tersebut
- Informasi yang diberikan oleh komunikator adalah hasil dari rapat
- Macam-macam Media Komunikasi bisa berupa TV, Radio, Media cetak, Media Elektronik ataupun Macam-macam Media Komunikasi dalam Jaringan
- Umpan balik biasanya akan diberikan oleh orang yang berada ketika konperensi berlangsung dan biasanya bukan dari anggota organisasi. Misalnya, wartawan atau media hingga masyarakat umum
- Mencari Dukungan
- Komunikator adalah pengurus atau pimpinan organisasi
- Komunikan adalah orang yang dianggap mampu memberikan dukungan
- Informasi yang diberikan seputar permintaan dukungan
- Media dapat berupa TV, Radio, Media cetak, Media Elektronik, Media online, hingga alat elektronik
- Umpan balik adalah tanggapan yang diberikan oleh target, dalam hal ini yang dianggap memberikan dukungan
Pada tahapan konsep yang pertama ini, setiap orang yang mengisi komponen tersebut harus mampu menjadi pengisi yang baik. Jika menjadi komunikator, maka jadilah komunikator yang baik. Jika menjadi komunikan, maka jadilah komunikan yang baik pula.
2. Karakteristik Organisasi
Setelah mengetahui komponen komunikasi organisasi tentunya ketika melakukan komunikasi dalam organisasi, kita akan mengetahui dimana posisi kita sesuai dengan situasi dan kondisinya. Setelah komponen komunikasi dan posisinya kita ketahui, maka tahapan berikutnya adalah mempelajari karakteristik organisasi. Adapun karakteristik organisasi adalah :
- Terbuka, Karakter organisasi haruslah terbuka kepada siapapun, menerima siapapun dan seluruh informasinya dapat diketahui oleh seluruh anggota organisasi.
- Dinamis, Organisasi haruslah dapat beradaptasi dan mengikuti segala perubahan yang terjadi, baik didalam maupun diluar organisasi.
- Pengetahuan, Orang-orang yang berada didalam organisasi haruslah memiliki pengetahuan mengenai apa yang diperlukan oleh organisasi tersebut
- Tujuan, Berdirinya sebuah organisasi haruslah memiliki tujuan, misalnya menjadi organisasi politik hingga menjadi organisasi lembaga swadaya masyarakat.
- Struktur, Organisasi haruslah memiliki kepengurusan untuk menjalankan seluruh kegiatan operasional keorganisasian. Biasanya struktur kepengurusan organisasi mengikuti besar kecilnya organisasi. Namun secara umun adalah seperti ketua umum, sekertaris, bendaraha hingga anggota.
- Etika, Didalam organisasi, etika dan kesopanan menjadi sangat penting. Oleh sebab itu, setiap komunikasi yang akan dilakukan haruslah menggunakan bahasa yang baik, benar, beretika, bersopan santun dan tidak menyakiti siapapun.
3. Klasifikasi Komunikasi Organisasi
Langkah selanjutnya adalah mempelajari klasifikasi komunikasi organisasi, maka informasi yang akan disampaikan menjadi tepat sasaran dan tidak salah tempat. Beberapa klasifikasi komunikasi adalah :
- Klasifikasi Sifat Penggunaan
- Klasifikasi Arah
- Komunikasi keatas yaitu komunikasi antara anggota organisasi kepada pengurus organisasi
- Komunikasi kebawah yaitu komunikasi antara pengurus organisasi kepada anggota organisasi
- Komunikasi horizontal yaitu komunikasi antara pengurus organisasi dan antara anggota organisasi
- Komunikasi Dua Arah yaitu komunikasi antara pengurus organisasi kepada anggota organisasi secara langsung dengan adanya timbal balik percakapan
- Komunikasi satu arah yaitu komunikasi antara pengurus organisasi kepada anggota organisasi ataupun orang – lain tanpa adanya tanggapan atau timbal balik
- Klasifikasi Lawan Bicara
- Komunikasi satu lawan banyak yaitu satu pengurus organisasi berkomunikasi dengan seluruh anggota komunikasi
- Komunikasi lawan organisasi yaitu pengurus organisasi berkomunikasi dengan pengurus organisasi lainnya
- Klasifikasi Keresmian
- Komunikasi formal yaitu komunikasi organisasi yang resmi dan terjadwal secara jadwal resmi organisasi
- Komunikasi informal yaitu komunikasi organisasi yang tidak resmi dan tidak terjadwal secara jadwal resmi organisasi
Seluruh klasifikasi diatas, akan memberikan pandangan atau gambaran mengenai sebuah informasi atau pesan yang sedang dikonsep. Dengan klasifikasi diatas pula, informasi tersebut akan disampaikan pada saat dan tempat yang tepat. Oleh sebab itu, tentukan juga klasifikasi informasi yang akan disampaikan sewaktu mengkonsep komunikasi dalam organisasi kamu.
4. Hambatan Komunikasi Organisasi
Mengetahui Hambatan – Hambatan Komunikasi Organisasi, akan menjadi sebuah langkah awal Cara Berkomunikasi dengan Baik serta terkonsep rapi. Beberapa Hambatan-hambatan Komunikasi dalam organisasi yang harus diperhatikan dan diketahui adalah :
- Hambatan Teknis, Komunikasi organisasi biasanya akan memiliki beberapa perlengkapan teknis mulai dari penggunaan teknologi sewaktu penyampaian informasi, perlengkapan tempat berkomunikasi, prosedur atau tatatertib berkomunikasi, ketrampilan pemberi informasi dalam menyampaikan pesan, dan kehadiran anggota organisasi.
- Hambatan Semantik, Hambatan semantik adalah hambatan yang terjadi karena ketidak sepahaman antara pemberi dan penerima informasi, atau disebut sebagai salah paham. Oleh sebab itu sewaktu mengkonsep komunikasi dalam organisasi, usahakan menggunakan kata atau kalimat yang mudah dimengerti.
- Hambatan Logika, Hambatan logika berupa pemikiran, prasangka, emosi, persepsi hingga kemampuan untuk memahami informasi yang dikomunikasikan. Untuk menghindari hambatan ini, kemampuan komunikator sangatlah dibutuhkan untuk menjelaskan informasi sampai benar-benar dimengerti komunikan.
Dengan mempelajari berbagai hambatan yang akan dihadapi sebelum komunikasi, pada saat komunikasi, hingga setelah komunikasi, akan membuat komunikan lebih percaya diri dan mampu menjelaskan serta menjawab seluruh pertanyaan dari komunikan.
5. Pengkonsepan Komunikasi
Ketika seluruh poin diatas sudah diketahui dan dipelajari dengan baik, maka selanjutnya adalah melakukan pengkonsepan komunikasi. Pengkonsepan komunikasi dalam organisasi terbagi kedalam 2 bagian, yakni yang dilakukan oleh pemberi dan penerima informasi.
A. Pemberi Informasi
- Menentukan Informasi, Sebelum mengkonsep komunikasi, tentunya yang pertama adalah menentukan informasi yang akan dibahas. Jika misalnya pada sebuah organisasi akan mengadakan pertemuan mengenai peningkatan kualitas pelayanan masyarakat, maka kata kuncinya adalah peningkatan pelayanan kepada masyarakat. (baca juga : Sejarah Perkembangan Jaringan Komputer dalam Komunikasi Data)
- Perumusan, Setelah menentukan informasi yang akan dibahas, maka lakukanlah perumusan mengenai informasi tersebut. Jika informasinya adalah peningkatan pelayanan kepada masyarakat, maka perumusannya haruslah mengenai informasi tersebut.
- Penyampaian, Berikutnya adalah melakukan penyampaian informasi yang telah dirumuskan kepada seluruh anggota organisasi atau pihak-pihak yang terlibat didalamnya.
- Penyiapan Jawaban, Penyiapan jawaban juga dibutuhkan oleh pemberi informasi, jikalau ada pertanyaan dari anggota organisasi mengenai informasi tersebut. Jangan sampai ketika ada anggota yang bertanya, komunikator tidak bisa menjawab.
B. Penerima Informasi
- PemahamanPada tahap ini, penerima harus mampu memahami informasi yang disampaikan oleh komunikator dan merumuskan berbagai ide atau gagasan terkait informasi tersebut.
- TanggapanSetelah informasi tersebut dipahami, maka penerima memiliki giliran untuk memberikan tanggapan, masukan, persetujuan atau penolakan terhadap informasi yang disampaikan oleh pemberi informasi. (baca juga : Teori Politik Ekonomi)
6. Hasil Komunikasi
Setelah tahapan yang terdapat pada pemberi dan penerima informasi selesai, maka selanjutnya adalah menentukan hasil dari komunikasi dalam organisasi yang dilakukan. Penentuan hasil tersebut, misalnya adalah :
- Informasi diterima dan dijadikan program organisasi
- Informasi diterima dengan catatan dan dijadikan program organisasi
- Informasi dipertimbangkan
- Informasi ditolak dan tidak dijadikan program organisasi
Karena begitu banyaknya manfaat komunikasi yang dikonsep dengan baik, maka komunikasi yang dijalankan haruslah disampaikan dengan baik pula. Dengan begitu, seluruh tujuan dilakukannya komunikasi akan mencapai hasil yang sesuai dengan yang diharapkan. Demikianlah penjelasan singkat kami mengenai konsep komunikasi dalam organisasi pada tulisan kali ini, semoga penjelasan ini dapat memberikan tambahan pengetahuan bagi kamu semua. Sampai ketemu pada artikel selanjutnya dengan topik yang berbeda.