Komunikasi tertulis merupakan sebuah komunikasi visual yang menggunakan huruf, angka, simbol, gambar ataupun lambang-lambang tulisan lainnya untuk menyampaikan sebuah pesan atau informasi dengan cara menuliskannya pada sebuah kertas yang biasa kita sebut sebagai surat. Kini, komunikasi tertulis bukan hanya kita temui pada surat saja, melainkan pada banyak media lain seperti memo, surat kabar, Short Message Service (SMS), Chat melalui berbagai aplikasi, Email hingga tulisan – tulisan yang dimuat pada website media online.
Komunikasi tertulis diketahui digunakan pertama kali oleh bangsa Babil, Asiria, Sumeria dan bangsa Timur Tengah lainnya sekitar 3000 SM . Tulisan diketahui hanya digunakan oleh tokoh-tokoh pemimpin agama, cendikiawan ataupun orang-orang yang memiliki kekuasaan. Pada awalnya pula, tulisan hanya digunakan untuk menuliskan berbagai peraturan yang dikenal sebagai undang-undang, perintah mengenai suatu hal hingga kepada penyebaran agama. Pada awal penggunaan tulisan sebagai penyebar informasi, tulisan dituliskan diatas lempengan batu dan dianggap memiliki nilai informasi yang lebih tinggi daripada informasi yang disebarkan secara lisan.
Selanjutnya sekitar tahun 300 SM, bangsa Romawi kuno mulai menggunakan kulit binatang maupun daun papyrus sebagai sarana untuk menuliskan kata-kata dan menyampaikan informasi. Pada tahun ini, komunikasi tertulis biasanya hanya akan digunakan ketika sebuah informasi yang akan disampaikan memiliki nilai pesan atau nilai subjek yang sangat besar, banyak serta kompleks. Akibat dari nilai yang kompleks tersebutlah, maka diperlukan sebuah tulisan untuk menjelaskannya secara panjang dengan menggunakan beberapa bagian visualisasi pesan berupa angka, grafik, gambar, data, dan lain sebagainya. Selain itu, komunikasi tertulis juga dipilih ketika :
Meskipun begitu, komunikasi tertulis juga sama seperti jenis komunikasi lain yang didukung oleh beberapa faktor pendukung untuk membuat komunikasi berjalan baik dan terhindar dari Hambatan Komunikasi Tulis. Beberapa faktor pendukung tersebut adalah :
Komunikator merupakan orang yang mengirimkan atau membuat pesan tertulis dengan tujuan untuk memberitahukan maksud atau tujuan yang diharapkannya kepada orang lain.
Komunikan adalah orang yang akan menerima pesan atau informasi yang dikirimkan oleh komunikator. Komunikan juga berperan sebagai orang yang berusaha memahami maksud tulisan komunikator.
Media tulis adalah sebuah media yang digunakan untuk menuliskan pesan atau informasi yang akan disebarkan. Jika dahulu media tulis hanya menggunakan batu, kulit hewan atau daun papyrus, kini media tulisan semakin beragam, misalnya kertas, kulit pohon, kain hingga kanvas. Bahkan dengan kemajuan teknologi, media elektronik seperti handphone ataupun komputer juga dapat menjadi media tulis.
Namanya juga komunikasi tertulis, tentu harus ada pesan ataupun informasi yang menjadi isi dari komunikasi tertulis tersebut.
Media penyebar yang dimaksud disini adalah media ataupun alat yang digunakan untuk menyebarkan informasi tertulis yang dilakukan. Jika dahulu media penyebar ini adalah orang yang diutus untuk mengirimkan surat atau informasi yang ditulis, maka kini media penyebar juga semakin berkembang. Beberapa media penyebar adalah Jasa pengiriman surat (POS), media elektronik seperti handphone ataupun komputer, aplikasi media sosial yang mendukung fitur komunikasi tertulis, website ataupun media online, dan lain sebagainya.
Meskipun kemajuan jaman semakin canggih, komunikasi tertulis tidaklah pernah dapat ditinggalkan. Hal ini terjadi karena Fungsi Komunikasi Tertulis yang dirasa sangat penting didalam komunikasi yang terjadi pada setiap lapisan masyarakat. Selain fungsinya yang sangat penting, komunikasi tertulis juga memiliki beragam keuntungan bagi orang-orang yang menggunakannya. Beberapa keuntungan ataupun dari komunikasi tertulis adalah :
1. Sebagai Dokumentasi
Keuntungan dari komunikasi tertulis yang pertama adalah setiap komunikasi akan memiliki bentuk, catatan, pertinggal ataupun bukti yang dapat dijadikan sebagai dokumentasi. Bandingkan dengan komunikasi verbal atau Komunikasi Lisan serta beberapa bagian dari Komunikasi Nonverbal yang tidak menggunakan tulisan, tentunya setiap kata atau kalimat yang keluar dan dikomunikasikan tidak memiliki bukti dokumentasi apapun. Keuntungan yang satu ini juga akan membuat komunikasi tertulis menjadi lebih kuat, bermakna dan ketika terjadi sebuah kesalahpahaman, maka bukti dokumentasi berupa percakapan, surat menyurat dan bukti tertulis lainnya dapat dikeluarkan dan dijadikan sebagai bukti petunjuk.
2. Mengatasi Hambatan Pada Komunikasi Lisan
Ketika kita ingin melakukan proses komunikasi menggunakan Macam-macam Media Komunikasi elektronik namun terkendala akibat adanya Hambatan-hambatan Komunikasi misalnya jarak yang jauh atau tidak memungkinkannya melakukan berbagai Metode Komunikasi Dalam Jaringan, maka jalan terbaik adalah menggunakan surat. Dengan kecanggihan jaman sekarang ini, proses pengiriman informasi menggunakan surat sudahlah semakin cepat dan tidak memakan waktu yang lama. Oleh sebab itu, wajar jika kita juga mengatakan bahwa keuntungan komunikasi tertulis adalah untuk mengatasi hambatan pada komunikasi lisan ataupun komunikasi verbal.
3. Lebih Terstruktur dan Terencana
Keuntungan yang ketiga adalah komunikasi yang dilakukan akan semakin terstruktur dan terencana, karena biasanya komunikasi tertulis akan dimulai dengan kata pembuka, isi informasi, harapan dan terakhir adalah penutup. Keuntungan ini akan semakin membuat maksud serta tujuan dari pengirim informasi akan semakin jelas serta Proses Komunikasi Efektif karena komunikasi tertulis secara tidak langsung mengajarkan atau memaksa kita untuk mengaplikasikan Cara Berkomunikasi dengan Baik.
4. Mengontrol Pesan
Menggunakan komunikasi tertulis juga memberikan penggunanya keuntungan untuk mengontrol pesan tersebut. Mengontrol pesan yang dimaksud adalah apakah pesan tersebut sampai kepada penerima dengan baik serta apakah makna dan maksud dari pesan tersebut dimengerti oleh penerima. Jika penerima kurang mengerti, maka pengirim tinggal mengirimkan kembali penjelasannya tanpa harus mengulang informasi yang tertulis didalamnya.
5. Memuat Informasi Dengan Kompleks dan Detail
Keuntungan yang berikutnya adalah bahwa komunikasi tertulis memuat informasi dengan kompleks, berurutan, sambung menyambung dengan informasi diatasnya serta dapat menceritakan maksud dengan sangat detail. Keuntungan yang satu ini, bisa kita lihat pada beberapa Contoh Penggunaan Komunikasi Verbal dalam Bahasa Tertulis seperti
6. Pesan Dapat Disebarkan Secara Luas
Berikutnya adalah bahwa komunikasi tertulis dapat disebarluaskan dengan sangat mudah, cepat, efisien serta dengan biaya yang sangat murah. Keuntungan yang satu ini biasanya sering digunakan oleh orang – orang yang sedang melakukan pembentukan opini, mengambil dukungan, hingga kepada menjalankan komunikasi bisnis. Ketika komunikasi tertulis digunakan diberbagai Model Komunikasi Bisnis, maka berbagai jenis strategi bisnis seperti Strategi Marketing Online, Strategi Komunikasi dalam Pemasaran Internasional, Strategi Komunikasi dalam Membangun Brand Image akan memberikan Pengaruh Komunikasi Bisnis dalam Perusahaan yang sangat besar.
7. Kita Dapat Membaca Ulang Informasi
Keuntungan yang berikut ini adalah keuntungan turunan dari keuntungan komunikasi tertulis yang dapat kita jadikan sebagai dokumentasi. Ketika kita mendokumentasikan komunikasi tertulis, tentu kita juga akan mendapatkan keuntungan lain, yaitu kita dapat membaca ulang setiap informasi yang terdapat didalamnya. Jika ada informasi tertulis yang belum kita pahami, maka sewaktu kita membaca ulang informasi tersebut, kita akan mendapatkan Tingkatan Makna dalam Komunikasi tertulis sehingga kita semakin memahami informasi tersebut.
8. Lebih tegas, jelas dan bermakna
Keuntungan yang kita terima ketika menggunakan komunikasi tertulis, maka informasi yang akan kita sebarkan menjadi lebih bermakna, lebih tegas, serta lebih akurat. Hal ini dapat dibuktikan dengan melakukan perbandingan terhadap komunikasi lisan dengan komunikasi tulisan atau komunikasi tertulis. Jika pada komunikasi lisan sebuah informasi dapat ditambah-tambahi ataupun dikurangi dan diubah karena tidak ada bukti dokumentasi, maka pada komunikasi tertulis, sebuah informasi akan lebih jelas, tegas, akurat serta dapat dipertanggung jawabkan maknanya. Keuntungan yang satu ini pulalah yang membuat Peran Media Massa cetak offline dan online menjadi semakin besar dalam menyebarkan berita.
Selain memiliki berbagai keuntungan bagi penggunanya, komunikasi tertulis juga tidak terlepas dari berbagai kekurangan. Kekurangan komunikasi tertulis tentunya akan berdampak pada penerima informasi, karena penerima informasi bisa saja tidak mengerti mengenai makna dan maksud dari informasi yang ditulis tersebut. Nah, beberapa kekurangan dari komunikasi tertulis adalah :
1. Keterbatasan Kata
Kekurangan yang pertama adalah keterbatasan kata ataupun kalimat yang dapat memberikan visualisasi ekspresi ataupun perasaan dari pengirim informasi. Keterbatasan kata ini pulalah yang mengharuskan seseorang membuat komunikasi tertulis singkat, padat, tapi jelas. Untuk mengatasi kekurangan yang satu ini, biasanya pengirim informasi akan menggunakan simbol-simbool penunjuk ekspresi ataupun perasaan. Selain itu dapat pula menggunakan banyak lembaran kertas, sehingga tidak jarang pula kita akan melihat sebuah informasi ditulis dalam bentuk bagian, misalnya bagian 1, bagian 2, dan seterusnya.
2. Dapat Menjadi Ambigu atau Rancu
Beberapa kata tentu dapat memiliki arti, konotasi ataupun makna yang berbeda dan memberikan ruang yang dapat mengakibatkan komunikasi tertulis menjadi ambigu, abstrak, rancu, dan lain sebagainya. Kekurangan yang satu ini tentunya dapat diminimalisir dengan cara memperhatikan setiap kata ataupun kalimat yang akan dituliskan, agar tidak menjadi ambigu ataupun rancu didalam memaknainya. Biasanya kekurangan yang satu ini lebih sering didapat pada informasi yang menggunakan bahasa asing ataupun informasi yang harus diterjemahkan terlebih dahulu.
3. Bersifat Lebih Formal
Kekurangan yang berikutnya adalah karena biasanya komunikasi tertulis lebih bersifat formal dan resmi, sehingga pada jaman sekarang ini komunikasi tertulis tidak lagi digunakan untuk percakapan ataupun pertukaran informasi antar pribadi. Kekurangan ini pulalah yang membuat komunikasi tertulis lebih sering digunakan pada Komunikasi Bisnis, Komunikasi Bisnis Lintas Budaya, berbagai Jenis-jenis Komunikasi Kantor seperti perintah, memo dan lain sebagainya.
4. Memberikan Bias Budaya
Komunikasi tertulis juga dapat memberikan bias budaya serta bias Perspektif Fungsional pada Komunikasi Kelompok budaya. Seperti kita ketahui bahwa komunikasi kelompok biasanya terdiri dari pendekatan, pengambilan keputusan, orientasi, groupthink, Brainstorming serta kepemimpinan, sehingga ketika hanya mengandalkan komunikasi tertulis yang digunakan secara tidak cermat akan memberikan Perspektif Komunikasi pada Opini Publik yang berbeda.
5. Salah Pengertian
Kekurangan lainnya adalah informasi sering kali menjadi salah kaprah atau salah pengertian karena penggunaan kalimat yang memiliki dua makna atau lebih. Misalnya saja dalam menterjemahkan Al-quran ataupun kitab keagaaman lainnya. Jika tidak dilakukan dengan sangat hati-hati, maka informasi yang tertulis pada kitab keagaaman tersebut akan memberikan pengertian yang salah.
6. Perlu Pemahaman Bagi Penerima
Komunikasi tertulis juga menuntut penerima informasi untuk memiliki pemahaman yang baik dan benar mengenai informasi yang dibacanya. Pemahaman yang baik tentunya akan menghindarkan diri dari Gangguan Bahasa dalam Komunikasi tertulis, begitu pula sebaliknya. Ketika pemahaman buruk, maka informasi tertulis tersebut tidak akan dapat dipahami dengan baik.
7. Tidak Dapat Bertemu Langsung
Kekurangan komunikasi tertulis lainnya adalah membuat pengirim dan penerima informasi tidak dapat bertemu secara langsung, tidak dapat bertatap muka dan bersentuhan. Kekurangan yang satu ini juga berhubungan dengan tidak dapatnya seorang pengirim informasi melihat ekspresi penerima informasi dan penerima informasi juga tidak dapat melihat ekspresi pengirim informasi ketika menuliskan informasi.
8. Tidak ada Penjelasan Selain Yang Tertulis.
Komunikasi tertulis juga memiliki kekurangan dalam hal memberikan penjelasan ketika penerima informasi membutuhkan penjelasan yang lebih rinci. Jalan terbaik untuk mengatasi kekurangan ini adalah penerima harus mengirimkan beberapa pertanyaan terkait dengan penjelasan yang dibutuhkannya kepada pengirim informasi. Tentunya, proses itu akan membutuhkan waktu yang cukup lama.
Demikianlah penjelasan dari kami mengenai keuntungan dan kekurangan dari komunikasi tertulis pada artikel kali ini. Kami berharap penjelasan diatas dapat memberikan pencerahan dan jawaban atas setiap pertanyaan yang kamu miliki mengenai komunikasi tertulis. Sampai jumpa pada artikel berikutnya.
Perdebatan maupun pertengkaran dalam sebuah hubungan memang menjadi sebuah hal yang wajar terjadi, namun yang…
Dalam menjalankan sebuah usaha, berkomunikasi menjadi hal yang perlu dilakukan dan tidak boleh diabaikan begitu…
Seperti yang diketahui, dengan maraknya pandemi Covid-19 yang menyerang hampir ke penjuru dunia, banyak aktifitas…
Sosial media menjadi sebuah lahan promosi yang cukup menguntungkan dan bisa dengan mudah untuk digunakan…
Saat ini digital marketing atau pemasaran digital menjadi senjata yang cukup ampuh bagi mereka pelaku…
Komunikasi Teraupetik adalah sejenis komunikasi yang dirancang dan direncanakan dengan tujuan terapi untuk membina hubungan…