8 Fungsi Komunikasi Tertulis Secara Umum

Dalam Pengantar Ilmu Komunikasi telah dijelaskan mengenai berbagai pengertian komunikasi menurut para ahli yang pada intinya menyatakan bahwa komunikasi adalah proses pengiriman pesan dari komunikator kepada komunikate melalui saluran komunikasi tertentu untuk menimbulkan efek tertentu. Dari pengertian tersebut dapat dilihat bahwa komunikasi memiliki 5 unsur komunikasi yang utama yaitu komunikator, pesan, saluran komunikasi atau media komunikasi, komunikate, dan efek.

Komunikasi dapat berbentuk komunikasi nonverbal yang mencakup berbagai bahasa tubuh dalam komunikasi seperti ekspresi wajah dan lain-lain serta  komunikasi verbal yang mencakup komunikasi visual, komunikasi elektronik, komunikasi lisan, dan komunikasi tertulis. Dalam komunikasi tertulis, informasi yang disampaikan oleh komunikator kepada komunikate menggunakan simbol-simbol tertulis yakni melalui kata-kata dan kalimat. Komunikasi tertulis pada umumnya mencakup surat, faks, surat elektronik, laporan, catatan, dan iklan. Keterampilan dalam menulis yang baik dapat diperoleh dengan banyak membaca, mencatat, dan mendengarkan. Agar dapat berkomunikasi secara efektif melalui tulisan, maka kita harus memiliki pemahaman yang baik tentang tata bahasa dan kosa kata.

Komunikasi tertulis yang efektif memerlukan pemikiran dan perencanaan yang hati-hati dan matang. Komunikasi tertulis hendaknya terdiri dari informasi yang komprehensif mengenai subyek yang spesifik, jelas, tepat, dan mudah dibaca. Dalam proses komunikasi tertulis, terdapat tiga tahapan yang harus dilalui yaitu perencanaan, penulisan, dan penyuntingan. Selain itu, dalam proses komunikasi tertulis kita juga harus memperhatikan serta menghindari beberapa kesalahan yang mungkin terjadi seperti ketidaktepatan bahasa yang digunakan, menggunakan kata-kata yang terlalu banyak, struktur kalimat yang buruk, dan limpasan informasi.

Di era globalisasi seperti sekarang ini, yang ditandai dengan adanya berbagai teknologi baru, komunikasi tertulis masih dipandang sebagai cara terbaik untuk berkomunikasi dan menerima pesan. Selain itu, komunikasi tertulis juga dipandang lebih konkret dan solid karena kurangnya ruang  bagi terjadinya berbagai kesalahan jika dibandingkan dengan komunikasi verbal. Komunikasi tertulis umumnya diterapkan dalam komunikasi organisasi, komunikasi bisnis, komunikasi bisnis lintas budaya, komunikasi pembelajaran, komunikasi pemasaran, dan lain-lain.

Karena penerapannya di hampir seluruh bidang dan konteks komunikasi, komunikasi tertulis memiliki fungsi seperti fungsi-fungsi komunikasi pada umumnya. Adapun yang termasuk dalam fungsi komunikasi tertulis diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Menyampaikan dan bertukar informasi

Dalam dunia bsinis, berbagai dokumen bisnis internasional diciptakan untuk menyampaikan seluruh informasi yang dibutuhkan untuk melengkapi jalannya bisinis. Beberapa contoh dokumen yang umum digunakan dalam dunia bisnis adalah pemberitaguan rapat, bahan atau materi pelatihan, catatan atau surat perjanjian kontrak dan lain-lain. Fokus utama beragam dokumen informasi tersebut adalah untuk memastikan pemahaman oleh khalayak melalui penyajian isi yang jelas dan logis. Selain menyampaikan informasi, komunikasi tertulis juga dapat berfungsi sebagai alat untuk saling bertukar informasi antara berbagai pihak yang terlibat tentang jenis-jenis informasi bisnis yang beragam.

2. Mempengaruhi

Ketika menyusun dokumen hendaknya disesuaikan dengan sikap khalayak seperti yang diharapkan setelah membaca dokumen tersebut. Dokumen yang diciptakan untuk mempengaruhi khalayak meliputi presentasi ide atau gagasan kepada supervisor, konsumen, dan atau pemangku kepentingan lainnya; surat tertulis khususnya untuk mempromosikan barang atau jasa; serta proposal.

3. Memecahkan masalah dan memberikan instruksi

Komunikasi tertulis dapat berfungsi untuk memecahkan masalah atau menyediakan sebuah solusi bagi permasalahan tertentu. Dalam dunia bisnis, terkadang manajer atau penyelia menggunakan komunikasi tertulis untuk menyuguhkan instruksi penting kepada bawahan agar menampilkan kinerja yang lebih baik.

4. Mencari penjelasan

Komunikasi tertulis dalam dunia bisnis seringkali digunakan untuk mencari penjelasan dari seseorang mengenai permasalahan tertentu. Hal ini dibutuhkan mengingat dalam sebuah organisasi atau perusahaan bisnis tak jarang terjadi kesalahpahaman antara karyawan dan penyelia sehingga membutuhkan adanya penjelasan dan mengambil langkah-langkah yang tepat.

5. Membangun dan memelihara hubungan bisnis

Komunikasi tertulis dalam dunia bisnis seperti surat dapat membantu membangun dan memelihara hubungan bisnis antara berbagai pihak seperti manufaktur, distributor, konsumen, dan lain-lain.

6. Referensi, arsip, atau alat bukti

Komunikasi tertulis seperti surat dan lain-lain sangat berguna sebagai arsip dan referensi terkait dengan transaksi yang telah dilakukan. Dalam bisnis, komunikasi terjadi antara sejumlah besar orang yang tidak mungkin diingat seluruhnya oleh pebisnis. Surat dapat berperan sebagai alat rekam kejadian sebelumnya dan dapat digunakan untuk referensi di masa depan. Selain itu, komunikasi tertulis dalam dunia bisnis seperti surat dapat berfungsi sebagai alat bukti. Sebuah perjanjian tertulis mengikat berbagai pihak yang terlibat dalam perjanjian untuk mematuhi apa yang telah disepakati secara tertulis.

7. Membangun itikad baik

Fungsi komunikasi tertulis lainnya seperti surat adalah untuk membangun dan menjual reputasi yang baik serta keramahtamahan perusahaan atau organisasi. Komunikasi tertulis juga berperan sebagai duta sebuah negara untuk sebuah organisasi atau perusahaan. Tujuannya adalah membangun itikad baik dalam hubungan antara konsumen dan organisasi atau perusahaan, mengundang konsumen untuk membeli produk dan jasa, dan lain-lain.

8. Membuat permintaan

Komunikasi tertulis dalam dunia bisnis dapat berfungsi untuk membuat permintaan kepada berbagai pihak. Hal ini kerapkali digunakan manajer dan bawahan untuk meminta yang lainnya agar melakukan rapat, mengeksekusi tindakan, dan lain-lain.

Manfaat Mempelajari Fungsi Komunikasi Tertulis

Mempelajari fungsi komunikasi tertulis dapat memberikan beberapa manfaat, diantaranya adalah :

• Kita dapat mengetahui dan memahami makna komunikasi tertulis
• Kita dapat mengetahui dan memahami fungsi komunikasi tertulis terutama dalam dunia bisnis
• Kita dapat menerapkannya dalam dunia kerja di masa mendatang

Demikianlah ulasan singkat tentang fungsi komunikasi tertulis. Semoga dapat menambah wawasan dan pengetahuan kita tentang komunikasi tertulis dan fungsinya dalam dunia bisnis.