Komunikasi Organisasi

Komunikasi Dalam Perilaku Organisasi – Jenis – Bentuk – Jaringan

Perilaku organisasi merupakan studi sistematis dan penerapan pengetahuan tentang bagaimana setiap individu dan kelompok bertindak di dalam sebuah organisasi tempat mereka bekerja.

Dengan kata lain, perilaku organisasi mempelajari interaksi antarmanusia dalam organisasi, baik dalam hal kedudukan manusia sebagai individu maupun manusia sebagai kelompok, interaksi dan saling pengaruh antara manusia dan organisasi, serta interaksi antara organisasi dan lingkungannya (Sobirin, 2015 : 3).

Berbagai bentuk interaksi ini tentu tidak dapat dilakukan tanpa adanya komunikasi. Atas dasar itulah tak berlebihan jika dikatakan bahwa komunikasi merupakan sebuah elemen dasar dari perilaku organisasi.

Komunikasi sebagai elemen dasar perilaku organisasi ini merupakan wujud eratnya kaitan antara komunikasi dan organisasi.

Kaitan antara komunikasi dan organisasi dikemukakan oleh William V. Hanney dalam Effendy (1981) yang menyatakan bahwa organisasi terdiri dari sejumlah orang; ia melibatkan keadaan saling tergantung; ketergantungan memerlukan koordinasi; koordinasi mensyaratkan komunikasi.

Karenanya, komunikasi merupakan sine qua non bagi organisasi. Bagi organisasi, komunikasi berperan penting dalam membina manusia-manusia di dalam organisasi dan membina perilaku organisasi di antara para anggota organisasi atau karyawan.

Tujuan utama perilaku organisasi adalah untuk menggambarkan secara sistematis bagaimana orang-orang berperilaku dalam beragam kondisi, untuk memahami mengapa mereka berperilaku seperti itu, memprediksi perilaku karyawan di masa depan, mengawasi sebagian dan membangun beberapa kegiatan manusia di tempat kerja, dan untuk mengetahui bagaimana orang-orang dapat diberikan motivasi dan diarahkan pada tanggung jawabnya untuk menghasilkan penampilan individu dan kelompok untuk memacu produktivitas organisasi.

Dengan demikian, untuk mengetahui dan menganalisis peran komunikasi dalam perilaku organisasi, kita harus memahami apa itu komunikasi dalam organisasi atau komunikasi organisasi, jenis komunikasi dalam organisasi, bentuk komunikasi dalam organisasi, dan jaringan komunikasi dalam organisasi.

Pengertian

Secara umum, pengertian komunikasi menurut para ahli adalah proses penyampaian pesan dari pengirim pesan kepada penerima pesan.

Komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi kerap disebut dengan komunikasi organisasi. Rogers dan Rogers (1976) dalam Suminar dkk (tanpa tahun) menyatakan bahwa komunikasi organisasi adalah komunikasi di dalam dan di antara organisasi serta di lingkungannya. Adapun fungsi komunikasi dalam organisasi adalah untuk menghubungkan anggota organisasi atau karyawan dalam rangka untuk mencapai tujuan bersama.

Jenis Komunikasi

Komunikasi dalam organisasi dapat dikelompokkan ke dalam dua jenis yaitu komunikasi internal dan komunikasi eksternal.

1. Komunikasi internal

Menurut Lawrence D. Brennan dalam Effendy (1981) yang dimaksud dengan komunikasi internal adalah pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan atau jawatan yang menyebabkan terwujudnya perusahaan atau jawatan tersebut lengkap dengan strukturnya yang khas (organisasi) dna pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan atau jawatan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung (operasi dan manajemen).

Effendy (1981 : 155-167) menyatakan bahwa komunikasi internal dapat dibagi ke dalam dua dimensi dan dua jenis. Dimensi komunikasi internal yang terdiri dari komunikasi vertikal dan komunikasi horisontal. Adapun jenis komunikasi internal adalah komunikasi persona dan komunikasi kelompok.

a. Dimensi komunikasi internal

Dimensi komunikasi internal terdiri dari komunikasi vertikal dan komunikasi horisontal.

Komunikasi vertikal adalah komunikasi yang terjadi secara vertikal dari atas ke bawah (downward communication) dan dari bawah ke atas (upward communication). Dengan kata lain, komunikasi vertikal adalah komunikasi dua arah yang terjadi antara atasan dan bawahan dan bersifat formal.
Komunikasi horisontal adalah komunikasi yang terjadi antara sesama anggota organisasi atau komunikasi antar karyawan dan bersifat informal.
Komunikasi diagonal atau komunikasi silang adalah komunikasi yang terjadi antara pimpinan seksi dengan pegawai seksi lain.

b. Jenis komunikasi internal

Komunikasi internal dapat dibagi ke dalam dua jenis yaitu komunikasi persona dan komunikasi kelompok.

Komunikasi persona adalah komunikasi yang terjadi antara dua orang dan dapat berlangsung secara tatap muka maupun melalui media.
Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang terjadi antara seseorang dengan sekelompok orang dalam situasi tatap muka. Komunikasi kelompok dapat dibedakan menjadi komunikasi kelompok kecil (rapat atau urun rembuk) dan komunikasi kelompok besar (upacara).

2. Komunikasi eksternal

Komunikasi eksternal adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi. Komunikasi eksternal terdiri dari dua jalur yang berlangsung secara timbal balik yaitu komunikasi dari organisasi kepada khalayak dan komunikasi dari khalayak kepada organisasi.

Komunikasi dari organisasi kepada khalayak umumnya bersifat informatif dan dapat berbentuk majalah organisasi, press release, brosur, leaflet, poster, dan lain-lain.
Komunikasi dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik yang diberikan khalayak terhadap kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi.

Bentuk Komunikasi

Komunikasi dalam organisasi dapat berbentuk komunikasi lisan, komunikasi tertulis, dan komunikasi nonverbal.

1. Komunikasi Lisan

Komunikasi lisan merupakan bentuk komunikasi yang paling banyak dilakukan oleh seluruh anggota organisasi misalnya diskusi kelompok atau selentingan.

Adapun saluran komunikasi yang digunakan dalam komunikasi lisan di antaranya adalah telepon, video, dan percakapan secara tatap muka. Melalui komunikasi lisan, informasi dan umpan balik dapat disampaikan dengan lebih cepat dibandingkan dengan bentuk komunikasi lainnya.

2. Komunikasi tertulis

Komunikasi tertulis adalah komunikasi yang isi pesannya disampaikan secara tertulis. Contoh komunikasi tertulis di antaranya adalah memo, proposal, surat, petunjuk pelatihan, dan kebijakan operasional organisasi.

3. Komunikasi Nonverbal

Komunikasi nonverbaladalah komunikasi yang menggunakan bahasa tubuh seperti ekspresi wajah, gerak tubuh, nada suara, penampilan dan elemen-elemen komunikasi nonverbal lainnya. Fungsi komunikasi nonverbal dalam organisasi adalah melengkapi komunikasi verbal yakni komunikasi lisan.

Dalam penerapannya, komunikasi nonverbal kerap dimaknai secara berbeda oleh penerima pesan sehingga menimbulkan kesalahpahaman di antara kedua belah pihak. Untuk itu, masing-masing pihak perlu berhati-hati dalam menggunakan komunikasi nonverbal.

Jaringan Komunikasi

Selain dimensi komunikasi di atas, hal penting lainnya yang dapat digunakan untuk menganalisis komunikasi sebagai elemen perilaku organisasi adalah jaringan komunikasi dalam organisasi.

Dalam organisasi, terdapat dua macam jaringan komunikasi yaitu jaringan komunikasi kelompok kecil formal dan jaringan komunikasi kelompok informal.

1. Jaringan komunikasi kelompok kecil formal

Jaringan komunikasi kelompok kecil formal adalah jaringan komunikasi yang terdapat dalam kelompok kecil dan bersifat formal. Terdapat tiga macam jaringan komunikasi kelompok kecil formal yaitu rantai, lingkaran, dan roda.

Jaringan komunikasi rantai merupakan jaringan komunikasi yang mengikuti rantai komando secara formal.
Jaringan komunikasi lingkaran merupakan memiliki pemimpin sebagai orang yang mengarahkan seluruh komunikasi dalam kelompok. Contoh jaringan komunikasi lingkaran di antaranya adalah rapat, FGD, atau urun rembuk.
Jaringan komunikasi roda ditandai dengan adanya keterbukaan yang memungkinkan bergabungnya seluruh anggota organisasi dalam komunikasi.

Jaringan komunikasi atau pola komunikasi organisasi hendaknya disesuaikan dengan tujuan yang akan dicapai. Jika suatu organisasi sangat menghargai akurasi informasi maka jaringan komunikasi rantai adalah yang paling tepat.

Sementara itu, jika organisasi menginginkan akurasi, kecepatan, dan tingkat kepentingan maka digunakan jaringan komunikasi lingkaran. Dan terakhir, jaringan komunikasi roda sangat mengedepankan kecepatan dan kepuasan anggota organisasi.

2. Jaringan komunikasi kelompok informal

Komunikasi informal dalam organisasi disebut dengan grapevine. Komunikasi informal merupakan jaringan komunikasi yang kompleks serta didasarkan pada kontak personal dan tidak megikuti alur atau struktur sebagaimana komunikasi formal.

Dalam organisasi, keberadaan komunikasi informal tidak dapat dikesampingkan karena dapat membantu organisasi mencapai tujuannya.

Peranan Manajer sebagai Komunikator

Telah disebutkan sebelumnya bahwa perilaku organisasi mempelajari interaksi antarmanusia di dalam organisasi, interaksi antara manusia dan organisasi serta interaksi antara organisasi dan lingkungannya. Interaksi dapat terjadi karena adanya komunikasi.

Karena itu, manajer atau pemimpin organisasi atau administrator memiliki peran sebagai komunikator dan harus mampu memilih metode atau teknik komunikasi yang tepat sesuai dengan situasi komunikasi saat komunikasi dilancarkan.

Henry Mintzberg dalam Effendy (1981) menyatakan bahwa wewenang informal seorang manajer menyebabkan timbulnya tiga peranan yaitu peranan antarpersona, peranan informasi, dan peranan memutuskan.

1. Peranan antarpersonal

Peranan antarpersona adalah wewenang yang formal dari seorang manajer yang menimbulkan tiga peranan yaitu peranan tokoh, peranan pemimpin, dan peranan penghubung.

Peranan tokoh. Peranan ini timbul sebagai akibat dari kedudukan manajer sebagai kepala suatu unit organisasi yang bertugas memimpin berbagai upacara di kantor atau menghadiri upacara yang diselenggarakan oleh pihak luar. Melalui upacara ini, manajer dapat memberikan penerangan, penjelasan, dan lain-lain baik di lingkungan sendiri maupun di lingkungan pihak luar.
Peranan pemimpin. Sebagai pemimpin, manajer bertanggung jawab terhadap kelancaran tugas-tugas yang dikerjakan oleh bawahannya. Adapun kegiatan yang berkaitan dengan peranannya sebagai pemimpin adalah menentukan kebijaksanaan, perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengawasan, dan penilaian serta memotivasi karyawan. Kegiatan-kegiatan tersebut menunjukkan pentingnya komunikasi dalam organisasi dan pengaruh komunikasi dalam kepemimpinan.
Peranan penghubung. Sebagai penghubung, manajer melakukan komunikasi dengan orang-orang di luar jalur komando vertikal baik secara formal maupun informal.

2. Peranan informasional

Sebagai pusat sarat organisasi, manajer bertugas mengkomunikasikan kembali informasi yang diperoleh kepada pihak internal maupun eksternal. Peranan informasional meliputi beberapa peranan lain yaitu peranan monitor, peranan penyebar, dan peranan jurubicara.

Peranan monitor. Sebagai monitor, manajer mengamati, menerima, dan menghimpun informasi yang diperoleh dari lingkungan sekitarnya yang memiliki arti penting bagi organisasi.
Peranan penyebar. Sebagai penyebar, manajer menerima dan menghimpun informasi yang diperoleh dari lingkungan sekitar kemudian menyebarkan kembali informasi tersebut kepada bawahannya.
Peranan jurubicara. Sebagai jurubicara, manajer mengkomunikasikan informasi kepada khalayak luar secara resmi.

3. Peranan memutuskan

Dalam organisasi, manajer memegang peranan yang sangat penting dalam pengambilan suatu keputusan. Peranan memutuskan ini meliputi beberapa peranan lain yaitu peranan wiraswasta, peranan pengendali gangguan, peranan penentu sumber, dan peranan perunding.

Peranan wiraswasta. Dalam kewiraswastaannya, seorang manajer berusaha memajukan organisasinya dan mengadakan penyesuaian terhadap perubahan kondisi lingkungannya.
Peranan pengendali gangguan. Seorang manajer menanggapi setiap tekanan yang dihadapi dan melakukan tindakan yang diperlukan untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi.
Peranan penentu sumber. Seorang manajer bertanggung jawab untuk memutuskan pekerjaan apa yang harus dilakukan, siapa yang akan melaksanakan, dan bagaimana pembagian pekerjaan dilangsungkan. Selain itu, manajer juga berwenang mengambil keputusan penting sebelum implementasi dijalankan.
Peranan perunding. Sebagai perunding, manajer berwenang untuk menangani sumber-sumber organisasional pada waktu yang tepat, dan hanya dialah yang merupakan pusat jaringan informasi yang sangat diperlukan bagi perundingan yang penting.

Manfaat Mempelajari Komunikasi dalam Perilaku Organisasi

Mempelajari komunikasi dalam perilaku organisasi dapat memberikan beberapa manfaat, di antaranya adalah :

Kita dapat mengetahui dan memahami pengertian perilaku organisasi.
Kita dapat mengetahui dan memahami dimensi komunikasi dalam organisasi.
Kita dapat mengetahui dan memahami peran manajer sebagai komunikator organisasi.

Demikianlah ulasan singkat tentang komunikasi dalam perilaku organisasi. Semoga dapat menambah wawasan dan pengetahuan kita tentang komunikasi dalam perilaku organisasi.