Komunikasi bisnis pada umumnya bertujuan untuk menyampaikan pesan. Pesan-pesan bisnis ini hendaknya sesuai dengan jenis-jenis komunikasi bisnis yang dapat memenuhi kebutuhan pengirim pesan, disesuaikan dengan kebutuhan khalayak, dan mencerminkan keakuratan dengan tema yang dibahas. Ketika organisasi atau perusahaan ingin menyampaikan informasi yang memicu reaksi netral khalayak maka pesan bisnis bersifat informatif. Dan, ketika organisasi atau perusahaan ingin menyampaikan informasi yang memicu reaksi positif khalayak, maka pesan yang disampaikan bersifat positif.
Masing-masing jenis pesan yang akan disampaikan oleh perusahaan membutuhkan metode tersendiri dalam perumusannya alias tidak bisa dilakukan dengan sembarangan. Pada umumnya, pesan positif sangat mudah untuk dibuat mengingat khalayak sangat membutuhkan informasi yang dapat diterima secara akal sehat. Secara garis besar, pesan positif umumnya diawali dengan intisari dari informasi yang paling penting atau berita baik; memberikan rincian, latar belakang, dan klarifikasi; menyajikan elemen-elemen negatif sepositif mungkin, menjelaskan berbagai manfaat atau keuntungan yang akan diperoleh; dan diakhiri dengan kalimat penutup yang positif.
Ada beberapa komunikasi bisnis menurut para ahli, diantaranya adalah menurut Thill dan Bovee (2013), pesan positif dalam komunikasi bisnis dapat dikelompokkan ke dalam beberapa jenis, yaitu menjawab permintaan untuk informasi atau tindakan, menjamin klaim dan permintaan untuk penyesuaian, rekomendasi, informasi rutin, pengumuman kabar baik, dan pesan-pesan beritikad baik. Adapun contoh pesan positif dalam berbagai bentuk komunikasi bisnis mengacu pada kategorisasi pesan positif menurut Thill dan Bovee (2013) adalah sebagai berikut :
1. Jawaban Atas Permintaan Informasi dan Tindakan
Setiap saat, para profesional akan dihadapkan pada banyaknya permintaan tentang informasi atau tindakan terkait produk atau layanan tertentu. Untuk itu, para professional bertanggung jawab untuk menjawab permintaan informasi dan tindakan tersebut dengan memberikan informasi secara singkat, padat, jelas, dan sesuai dengan etika komunikasi bisnis.
Contoh :
…
Bersama surat penawaran ini, kami lampirkan juga katalog terbaru berbagai produk ATK yang kami tawarkan. Di dalamnya terdapat rincian dan potongan harga yang kami tawarkan khusus untuk Anda. Anda dapat menghubungi kami di 022-1111111, dan customer service kami siap membantu Anda.
….
2. Tanggapan yang Diberikan Ketika Perusahaan Membuat Kesalahan
Jika terjadi kesalahan, maka penulis diharuskan menulis surat dengan tujuan untuk memperbaiki kesalahan yang kerap terjadi dalam dunia bisnis. Jika kesalahan dilakukan oleh perusahaan, maka penulis harus memahami dengan pasti kebijakan perusahaan agar penulis dapat memberikan tanggapan yang sesuai dan komprehensif. Jika situasi yang dihadapi cukup serius, ada baiknya mengacu pada perencanaan manajemen krisis perusahaan.
Contoh :
…..
Sehubungan dengan surat Saudara Gogon tertanggal 20 Agustus 2018 dengan Nomor 15/CS/8/2018 mengenai pengaduan kerusakan barang, kami segera melakukan konfirmasi dan pengecekan. Berdasarkan pengecekan yang telah kami lakukan, terdapat kesalahan dalam proses pengepakan yang dilakukan oleh pegawai kami hingga barang yang dipesan mengalami kerusakan. Atas kejadian ini, kami menyampaikan permohonan maaf yang sebesar-besarnya dan kami akan lebih teliti dan berhati-hati lagi agar kejadian seperti tidak terulang.
Kami akan mengirimkan 2 (dua) unit televisi yang baru sebagai bentuk penggantian barang yang mengalami kerusakan dan faktur asli pesanan atas nama Saudara.
…..
3. Tanggapan yang Diberikan Ketika Konsumen Membuat Kesalahan
Jika konsumen yang membuat kesalahan, penulis hendaknya mencoba untuk mencegah terjadinya kesalahan di masa mendatang tanpa menyalahkan konsumen.
Contoh :
…..
Sebagaimana informasi dari Bapak Hendry Limido bahwa pada 15 Januari 2018, Bapak telah menyetor dana sebesar Rp 2 juta ke rekening Bapak di bank partner kami untuk tujuan pembayaran premi. Namun berdasarkan data yang kami terima, sejak tanggal pendebetan premi periode 15 Januari 2018 sampai dengan saat ini, terdapat pemberitahuan gagal debet dari bank partner dikarenakan dana di rekening tabungan Bapak Hendry Limindo tidak mencukupi untuk didebet (insufficient funds).
Perlu kami tekankan untuk hal ini, ketentuan saldo minimum dan atau biaya admin rekening Bapak Hendry Limindo pada bank partner harus terpenuhi agar pendebetan premi dapat berhasil.
Demikian tanggapan ini dibuat. Semoga dapat memberikan kejelasan bagi semua pihak. Atas perhatian dan kerja samanya, kami icapkan terima kasih.
…..
(Dikutip dari pikiran-rakyat.com – 18 Agustus 2018).
4. Tanggapan yang Diberikan Ketika Pihak Ketiga Membuat Kesalahan
Ketika pihak ketiga yang melakukan kesalahan, tanggapan yang diberikan bergantung pada kesepakatan antara perusahaan dan pihak ketiga tersebut.
Contoh :
…..
Perlu kami informasikan bahwa produk yang dibeli oleh konsumen adalah produk yang disediakan oleh seller partner kami. Telah terjadi miskomunikasi antara pihak seller dan armada logistik yang menyebabkan pengiriman produk mengalami keterlambatan. Atas hal ini kami menyampaikan permohonan maaf atas ketidaknyamanan yang terjadi. Kami tetap bertanggungjawab untuk menghadirkan pengalaman berbelanja online terbaik untuk konsumen dan berkoordinasi langsung dengan pihak seller dan juga logistik untuk memastikan pesanan dapat terkirim sesegera mungkin.
…..
(Dikutip dari mediakonsumen.com – 2 Februari 2018 dengan perubahan seperlunya)
5. Surat Rekomendasi
Surat rekomendasi bertujuan untuk meyakinkan pembaca bahwa orang yang direkomendasikan memiliki karakteristik yang diperlukan untuk pekerjaan tertentu atau hal lainnya. Surat rekomendasi yang efektif terdiri dari nama lengkap kandidat, posisi atau tujuan lain yang ingin dicapai oleh kandidat, sifat hubungan antara penulis dengan kandidat, data dan fakta yang berkaitan dengan kandidat dan peluang yang ada, memberikan perbandingan potensi yang dimiliki kandidat dengan teman kandidat jika ada, dan hasil evaluasi menyeluruh tentang ketepatan kandidat dengan peluang yang ada. Perlu dipahami bahwa belakangan ini surat rekomendasi memiliki permasalahan dalam aspek hukum. Untuk itu, sebelum memberikan surat rekomendasi ada baiknya mengecek ulang apa yang menjadi kebijakan perusahaan dan tidak menimbulkan contoh kesalahpahaman dalam komunikasi bisnis.
Contoh :
…..
Bersama surat ini saya rekomendasikan Gina Damayanti untuk mengisi posisi marketing di Garang dan Rekan. Saudari Gina Damayanti telah bekerja di PT. Lucu sebagai pemasar selama dua tahun dengan latar belakang pendidikan Diploma 3 Pemasaran dan Periklanan. Selama di PT. Lucu, Saudari Gina Damayanti bertanggung jawab dalam korespondensi dengan pelanggan, pemutakhiran isi laman, dan perencanaan kampanye melalui surat.
…..
6. Berbagi Informasi Rutin
Pesan positif dalam komunikasi bisnis umumnya melibatkan pesan informasi rutin. Penulisan pesan informasi rutin diawali dengan pernyataan tujuan dan menyebutkan secara singkat sifat informasi yang disajikan. Selanjutnya, bagian isi pesan memaparkan rincian informasi dan diakhiri dengan sopan. Beberapa perusahaan menggunakan halaman media sosial seperti Facebook, Twitter, atau Instagram untuk berbagi informasi rutin dengan konsumen atau pihak lainnya.
Contoh :
…..
Dirgahayu Republik Indonesia ke-73
Menyambut Hari Kemerdekaan Republik Indonesia, meuli.com kembali memberikan Diskon Kemerdekaan sebesar 50% bagi Anda yang membeli produk elektronik* pada tanggal 17 Agustus 2018 (*Syarat dan Ketentuan Berlaku).
Informasi lebih lanjut tentang program Diskon Kemerdekaan ini dapat dilihat di meuli.com.
…..
Baca juga :
7. Rilis Berita
Rilis berita umumnya dikeluarkan oleh perusahaan sebagai cara perusahaan mengkomunikasikan hal-hal positif yang dilakukan oleh perusahaan seperti pembukaan cabang baru, lowongan pekerjaan, mengenalkan produk atau layanan baru, atau menjadi sponsor kegiatan tertentu. Rilis berita biasanya berupa dokumen khusus yang digunakan untuk menyebarkan informasi melalui media berita. Anda juga perlu memahami teknik negosiasi dalam komunikasi bisnis dan teknik lobbying dalam komunikasi bisnis yang baik agar dapat membangun hubungan bisnis yang profesional.
Contoh :
Pada Kamis (7/12), Artotel Yogyakarta yang terletak di Jl. Kaliurang Km 5,6 No.14, Caturtunggal, Sleman, resmi beroperasi. Hotel yang dimiliki oleh Rasanto Group dari Semarang ini hadir sebagai hotel baru dengan gaya arsitektur modern yang dikombinasikan dengan pesona budaya lokal Yogyakarta.
…..
(Dikutip dari Kompas, 13 Desember 2017)
8. Mengirim Ucapan Selamat, Penghargaan, atau Ucapan Belasungkawa
Pesan positif dalam komunikasi bisnis sebagian besar dimaksudkan untuk membangun itikad dan hubungan yang baik. Itikad baik adalah perasaan positif yang mendorong orang untuk memelihara hubungan bisnis. Pesan positif umumnya berbentuk tertulis dan disampaikan kepada konsumen, kolega, pebisnis lainnya. Pesan posisif yang menunjukkan itikad baik misalnya mengirim ucapan selamat, memberikan penghargaan, atau memberikan ucapan belasungkawa.
Contoh :
…..
Kami menyampaikan rasa duka yang mendalam atas terjadinya peristiwa kebakaran yang menimpa pabrik Anda beberapa waktu lalu. Kami berharap, kerugian yang dialami tidak begitu besar dan pabrik Anda dapat segera beroperasi dan berproduksi dalam waktu dekat.
Terimalah rasa simpati dari kami dan jika Bapak membutuhkan bantuan, kami siap membantu.
…..
Demikian ulasan singkat tentang contoh pesan positif dalam komunikasi bisnis. Semoga dapat menambah wawasan dan pengetahuan kita tentang komunikasi bisnis dan contoh pesan positif yang digunakan dalam komunikasi bisnis.