8 Cara Komunikasi yang Baik dalam Rapat

Rapat adalah salah satu dari jenis-jenis komunikasi bisnis yang mengacu pada komunikasi kelompok yang terjadi dengan tujuan untuk membicarakan sesuatu yang dilakukan pada waktu dan dalam durasi waktu yang telah ditetapkan.

Rapat dapat terjadi secara tatap muka maupun melalui media. Kini, kehadiran internet sebagai media komunikasi telah memudahkan peserta rapat untuk melakukan rapat dimana pun mereka berada melalui teleconference atau videoconference. Penggunaan teknologi dalam komunikasi bisnis terutama untuk memfasilitasi rapat dapat berdampak pada berkurangnya biaya yang harus dikeluarkan untuk mengadakan rapat,  menghemat waktu, dan menghemat biaya perjalanan dinas.

Dalam suatu organisasi atau perusahaan, rapat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari iklim komunikasi organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.

Sebagian orang memandang rapat adalah kegiatan yang membosankan dan sebagian lainnya memandang rapat sebagai peluang yang harus dimanfaatkan untuk saling bertukar informasi atau berdiskusi dan menghasilkan keputusan tertentu.

Efektivitas dan efisiensi rapat ditentukan oleh perencanaan dan persiapan rapat yang baik, pemilihan media komunikasi yang tepat, dan pemahaman yang baik tentang komunikasi bisnis dan komunikasi organisasi karena rapat membutuhkan keterampilan komunikasi yang mumpuni.

Berkomunikasi dalam suatu rapat tidaklah sama dengan komunikasi interpersonal atau komunikasi antar pribadi, karena itu seorang pimpinan organisasi atau perusahaan harus menyadari berbagai perbedaan yang ada dan menyesuaikan gaya komunikasi dengan peserta rapat agar rapat dapat berjalan efektif.

Untuk itu diperlukan beberapa cara berkomunikasi dengan baik dalam rapat agar rapat dapat berjalan secara efektif dan efisien.

Adapun cara berkomunikasi yang baik dalam rapat diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Melakukan kontak mata

Melakukan kontak mata adalah salah satu bentuk komunikasi nonverbal yang tidak dapat dipisahkan ketika kita berkomunikasi secara tatap muka.

Terkadang, peserta rapat cenderung menggunakan komunikasi tatap muka saat rapat terutama ketika membahas masalah tertentu yang diajukan oleh peserta rapat.

Sebagai pimpinan rapat, ada baiknya ketika rapat berlangsung membuat kontak mata dengan seluruh peserta rapat dan berbicara dengan setiap peserta rapat.

Hal ini dapat membuat peserta rapat tertarik dengan apa yang akan dibicarakan sekaligus membuat peserta rapat merasa bernilai dan menjadi bagian dari kelompok.

Selain itu, para peserta rapat juga harus berhati-hati dengan berbagai bahasa tubuh dalam komunikasi lainnya karena kesalahan dalam komunikasi nonverbal dapat menimbulkan kesalahpahaman komunikasi nonverbal dalam komunikasi.

2. Aktif mendengarkan

Komunikasi yang terjadi dalam rapat adalah komunikasi dua arah. Karena itu, sangat penting bagi peserta rapat atau pimpinan rapat untuk dapat menahan diri untuk tidak berbicara jika belum diberi kesempatan untuk berbicara.

Mendengarkan pendapat orang lain dalam rapat dapat membantu pimpinan rapat dan peserta rapat untuk memahami maksud masing-masing dengan lebih cepat.

Hal ini sekaligus menunjukkan salah satu manfaat komunikasi dua arah yaitu untuk menghindari terjadinya kesalahapahaman dalam rapat.

3. Memperhatikan pembicara

Kerapkali orang cenderung untuk lebih memperhatikan materi yang dipresentasikan melalui slides dibandingkan dengan pemateri atau orang yang memberikan materi.

Sebagai pembicara, ada baiknya membuat materi yang hanya memuat beberapa poin penting. Poin-poin penting tersebut kemudian dijabarkan lebih lanjut oleh pembicara.

Hal ini dapat memantik kesadaran peserta rapat untuk lebih memperhatikan apa yang dibicarakan dibandingkan dengan apa yang disajikan melalui slides.

Sehingga, peserta rapat akan lebih memperhatikan pembicara dibandingkan dengan slides yang ditampilkan.

4. Menghormati dan menghargai pendapat orang lain

Rapat adalah arena pertukaran informasi, ide atau gagasan dari para peserta rapat sekaligus sebagai sarana komunikasi, urun rembuk, merumuskan perencanaan proyek, dan pengambilan keputusan penting yang berdampak pada keberlangsungan organisasi atau perusahaan.

Ketika proses pertukaran informasi atau ide berlangsung, tentunya akan terjadi perbedaan pendapat yang dapat mengarah pada ketidaksepakatan terhadap pendapat yang diberikan oleh orang lain.

Untuk itu, dalam rapat ada baiknya antar peserta rapat saling menghormati dan menghargai pendapat orang lain. Jika ada pendapat yang dirasa tidak dapat diterapkan dalam organisasi atau perusahaan, sedapat mungkin diungkapkan dengan santun dan menawarkan alternatif lain.

5. Bersikap positif

Bersikap positif selama rapat berlangsung sangat penting karena dapat menunjang keberhasilan rapat itu sendiri.

Ketika proses diskusi berlangsung, hendaknya peserta rapat tetap fokus pada tema rapat dan mengembangkan solusi dibandingkan hanya memberikan komentar negatif terhadap pendapat orang lain tanpa memberikan solusi.

6. Berbicara dengan singkat, padat, dan jelas

Ketika rapat, hendaknya menggunakan waktu sebaik-baiknya untuk berbicara dengan singkat, padat, dan jelas.

Hendaknya menggunakan kata-kata yang tepat, tidak klise, tidak menggunakan jargon, dan bertele-tele. Bahasa yang digunakan pun haruslah bahasa formal mengingat fungsi bahasa dalam komunikasi bisnis yang utama adalah sebagai alat komunikasi.

Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan peserta lain menerima dan menafsirkan informasi yang disampaikan serta memiliki cukup waktu untuk memberikan masukan atau tanggapan.

7. Menggunakan data dan fakta

Ketika menyajikan informasi atau mengemukakan pendapat di hadapan peserta rapat, hendaknya didukung dengan data dan fakta yang dapat dipertanggungjawabkan.

Hal ini dimaksudkan agar ketika ada peserta rapat yang memberikan pertanyaan, dapat dijawab dengan jujur dan profesional karena didukung oleh data dan fakta yang valid.

8. Pemberian tugas

Ketika rapat berakhir, ada baiknya rapat ditutup dengan memastikan kembali hasil rapat dan tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh peserta rapat hasil dari rapat yang telah dilakukan.

Demikianlah ulasan singkat tentang cara komunikasi yang baik dalam rapat. Semoga dapat menambah wawasan dan pengetahuan kita tentang rapat sebagai salah satu jenis komunikasi bisnis dan cara komunikasi yang baik dalam rapat.