Mengetahui tujuan sarana komunikasi dalam negosiasi merupakan sebuah hal yang penting ketika kita sudah membahas mengenai proses negosiasi. Sarana komunikasi digunakan untuk membantu kelancaran proses negosiasi yang akan dilakukan. Sebagaimana kita ketahui, negosiasi merupakan proses berunding untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan. Negosiasi umum ditemukan dalam komunikasi bisnis. Penerapan dari negosiasi ini pun beragam, tergantung konteks dan tujuan dari negosiasi yang akan dicapai. (Baca juga: Cara komunikasi dalam negosiasi)
Mengingat proses negosiasi yang termasuk penting dan membutuhkan strategi, tidaklah heran bila kemudian diperlukan sarana komunikasi yang tepat untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi media komunikasi menjadi lebih optimal. Dengan macam-macam media komunikasi yang baik, maka proses negosiasi bisa terfasilitasi sehingga tujuan untuk mencapai kesepakatan bersama (yang saling menguntungkan) bisa didapatkan. Berikut ini adalah beberapa macam tujuan dari sarana komunikasi tersebut bila dijabarkan secara lebih rinci:
- Memfasilitasi Jalannya Negosiasi
Proses negosiasi tidak bisa berlangsung tanpa adanya sarana komunikasi yang memadai. Dengan adanya sarana komunikasi, maka negosiasi bisa dilakukan dengan mudah. Sebagai contoh, bila negosiasi mengharuskan untuk saling terhubung karena jarak yang berjauhan, maka penggunaan sarana komunikasi seperti video conference bisa dimanfaatkan untuk proses negosiasi tersebut. Media komunikasi modern sudah banyak sekali penerapannya saat ini.
- Membuat Negosiasi Lebih Efektif dan Efisien
Bila dilihat dari poin awal mengenai tujuan dari sarana komunikasi ini, maka kita juga bisa memperhatikan ada efektivitas dan efisiensi yang bisa didapatkan. Jarak tidak akan menjadi masalah untuk melakukan proses negosiasi. Tidak hanya itu, penghematan biaya juga bisa dilakukan dengan lebih matang dengan menggunakan sarana komunikasi selama negosiasi.
- Memperpendek Durasi Negosiasi
Durasi negosiasi bisa berlangsung dengan sangat alot. Sarana komunikasi akan mempermudah proses ini. Apalagi jika ada perbedaan latar belakang budaya dan bahasa. Sarana komunikasi bisa sangat membantu untuk menyelesaikan proses negosiasi yang sedang berlangsung. Ini merupakan salah satu kelebihan yang ada dalam proses negosiasi.
- Tujuan yang Cepat Tercapai
Sarana komunikasi membuat tujuan atau kesepakatan yang diinginkan menjadi lebih cepat untuk dicapai. Ini adalah tujuan sarana komunikasi dalam negosiasi yang bisa dimengerti sebagai sebuah sarana untuk lebih meringkas proses negosiasi. Tentu saja, poin ini masih sangat erat kaitannya dengan efektivitas dan efisiensi dari negosiasi. (Baca juga: Teori negosiasi)
- Mempermudah Komunikasi
Sarana komunikasi akan membuat proses dalam negosiasi menjadi lebih mudah. Hal ini juga bisa kita lihat dari bagaimana negosiasi yang seringkali berlangsung sulit karena tidak ada kesepahaman antara pihak yang saling terkait. Dengan adanya sarana komunikasi yang tepat, hal ini tentu saja bisa dicegah.
- Menghubungkan Pihak Lain Bila Dibutuhkan
Pihak lain bisa dihubungkan ke dalam proses negosiasi melalui sarana komunikasi. Sebagai contoh, pada saat kita membutuhkan jasa penerjemah bahasa dalam negosiasi. Ini merupakan salah satu sarana komunikasi yang bisa digunakan untuk membantu proses negosiasi menjadi lebih mudah. (Baca juga: Tipe negosiator dalam komunikasi bisnis)
- Mendokumentasikan Proses
Sarana komunikasi juga bisa digunakan untuk mendokumentasikan proses dari negosiasi yang ada. Rekam jejak ini penting terutama untuk melacak bagaimana asal muasal kesepakatan yang dicapai. Hasil akhir dari kesepakatan itu pun kemudian akan digunakan sebagai bagian dari pengingat tentang proses negosiasi yang sudah ditempuh sebelumnya.
- Sosialisasi Kesepakatan
Melalui sarana komunikasi, sosialisasi dari kesepakatan bisa disebarkan dengan baik. Ini artinya masing-masing pihak bisa mendapatkan kesepakatan bersama yang telah dicapai dan membagikannya ke unit internal di dalamnya supaya kesepakatan tersebut dipahami oleh setiap anggota yang terlibat.
Demikian beberapa macam tujuan dari adanya sarana komunikasi. Ringkasan di atas merupakan ringkasan secara umum. Kita bisa membaca lebih banyak lagi mengenai tujuan sarana komunikasi dalam negosiasi yang tentu saja akan berguna untuk memahami betapa pentingnya hal tersebut.