Ada banyak sekali jenis komunikasi di dunia ini. Dimulai dari komunikasi media, komunikasi massa, komunikasi interpersonal, komunikasi intrapersonal dan lain sebagainya. Salah satu jenis komunikasi tersebut adalah komunikasi kantor. Buat kamu yang bekerja di kantor, pernah dengar istilah tersebut nggak?
Komunikasi kantor pada dasarnya adalah sebuah komunikasi yang terjadi di ruang lingkup perkantoran dan dilakukan oleh orang-orang yang memiliki hubungan dengan kantor tersebut. Dengan kata lain, selama komunikasi itu terjadi di sebuah kantor dan dilakukan oleh orang-orang yang memiliki hubungan dengan kantor tersebut, entah pekerja pembersih, entah pekerja kantoran, entah pelanggan dan lain sebagainya, adalah komunikasi kantor.
Komunikasi kantor sendiri adalah komunikasi yang memiliki banyak jenis. Layaknya komunikasi massa yang memiliki berbagai model dan juga bentuk, kamu pun bisa mempelajari jenis-jenis komunikasi kantor tersebut. Penasaran kan? Silakan simak penjelasan di bawah ini ya.
Sebagai salah satu komunikasi yang banyak dilakukan di wilayah perkantoran, komunikasi kantor biasanya hanya akan dilakukan selama masa jam kerja berlangsung. Akan tetapi, tidak menutup komunikasi kantor juga dilakukan melalui media tertentu sehingga tidak mengharuskan antara satu orang dengan orang yang lain berada dalam satu wilayah kantor tertentu. Elemen elemen komunikasi kantor sebenarnya memilki persamaan dan perbedaan dengan komunikasi yang lainnya. Secara umum komunikasi kantor memiliki jenis-jenis sebagai berikut.
1. Komunikasi atas ke bawah
Salah satu jenis komunikasi kantor yang pertama adalah komunikasi yang bisa disebut dengan komunikasi atas ke bawah, atau komunikasi top down. Komunikasi ini menunjukkan dua hal, yaitu bahwa pengirim pesan memiliki kedudukan struktural yang lebih tinggi daripada penerima pesan. Dengan kata lain, komunikasi ini layaknya komunikasi antara bos dan pembantunya.
Komunikasi atas ke bawah banyak ditemui dan sering dilakukan berkaitan dengan komunikasi yang mengandung perintah, evaluasi dan lain sebagainya, yang dilakukan oleh komunikator yang biasanya berkedudukan sebagai direktur, kepala bidang, dan lain sebagainya. Intinya, selama komunikator memiliki hubungan struktural yang lebih tinggi daripada komunikan, maka saat itulah komunikasi atas ke bawah terjadi.
2. Komunikasi bawah ke atas
Jenis komunikasi yang kedua dapat dianggap sebagai lawan dari komunikasi yang pertama. Komunikasi yang kedua, seperti judulnya, adalah komunikasi bawah ke atas. Mungkin kamu telah menduga bahwa maksud dari komunikasi ini adalah komunikasi yang berasal dari komunikator yang berkedudukan secara struktural lebih rendah daripada komunikan yang diajak bicara. Dan memang, itulah yang dimaksud dengan komunikasi bawah ke atas.
Komunikasi bawah ke atas juga bisa disebut dengan komunikasi bottom up. Komunikasi ini merupakan komunikasi yang dilakukan oleh orang-orang yang memiliki kedudukan struktural lebih rendah dibandingkan dengan komunikannya, seperti antara anggota tim dengan ketua tim, direktur dengan kepala bidang dan lain sebagainya. Biasanya komunikasi ini berisi laporan pertanggungjawaban, laporan pelaksanaan kegiatan, laporan pekerjaan dan lain sebagainya.
3. Komunikasi vertikal
Komunikasi vertikal sebenarnya mengandung baik komunikasi bawah ke atas ataupun komunikasi atas ke bawah. Komunikasi vertikal ini terjadi ketika komunikasi bawah ke atas dan komunikasi atas ke bawah terjadi secara bersamaan, atau dalam waktu yang berdekatan. Pada praktiknya, hampir selalu komunikasi ini terjadi karena biasanya komunikasi atas ke bawah atau sebaliknya akan segera direspons oleh komunikan yang sedang diajak bicara.
Komunikasi vertikal merupakan salah satu jenis komunikasi yang banyak terjadi di dalam sebuah kantor, oleh karena itu komunikasi yang satu ini menempati posisi tersendiri sebagai salah satu di antara jenis komunikasi besar yang terjadi di sebuah kantor. Apabila kamu membaca jenis komunikasi adalah komunikasi vertikal, besar kemungkinan bahwa yang dimaksud dengan komunikasi tersebut adalah salah satu jenis komunikasi kantor.
4. Komunikasi horizontal
Dari namanya, mungkin telah kelihatan bahwa komunikasi ini merupakan antitesa atau jenis yang berlainan secara langsung dengan komunikasi vertikal. Hal ini memang benar, karena komunikasi horizontal merupakan komunikasi yang dilakukan antara komunikator dan komunikan yang secara struktural memiliki kedudukan yang sama. Dengan kata lain, baik komunikator dan komunikan memiliki hubungan sebagai rekan kerja, entah posisinya sebagai pegawai kebersihan, penerima tamu, dan lain sebagainya.
Komunikasi horizontal oleh karenanya tidak mengandung unsur perintah ataupun kewajiban untuk mengikuti perkataan dari orang lain yang terlibat dalam suatu pembicaraan, sekaligus juga tidak memberikan hak komunikator untuk menyuruh komunikan yang dia ajak bicara karena posisinya sama-sama setara.
5. Komunikasi lisan
Sesuai namanya, komunikasi ini adalah komunikasi yang dilakukan dengan media lisan alias melalui percakapan secara langsung antara komunikator dan komunikan yang diajak bicara dalam suatu komunikasi tertentu. Komunikasi lisan merupakan jenis komunikasi yang didasarkan pada media penyampaian pesan tersebut, yang dalam hal ini adalah pada bentuk lisan yang dimiliki oleh komunikasi ini. Komunikasi lisan adalah salah satu jenis kantor yang paling banyak dilakukan dalam kehidupan kantor sehari-hari karena sifatnya yang fleksibel dan bisa dilakukan oleh hampir semua orang dan tentunya memberikan feedback yang memiliki kekhasan, yaitu adanya dimensi ikatan personal yang bermain di antara komunikasi lisan, baik bernilai positif ataupun negatif.
6. Komunikasi tulisan
Komunikasi tulisan adalah pasangan dari komunikasi lisan. Seperti yang mungkin telah kau duga, komunikasi tulisan adalah komunikasi yang dilakukan dengan menggunakan media tulisan oleh para komunikatornya untuk menyampaikan pesan pada komunikan yang mereka miliki. Komunikasi tulisan biasanya banyak dilakukan pada mereka yang sangat sulit untuk ditemui atau pada kebutuhan untuk mengomunikasikan suatu gagasan pada khalayak yang luas tetapi waktunya terbatas.
7. Komunikasi koordinasi
Jenis komunikasi berikutnya adalah komunikasi yang didasarkan pada sifat dari komunikasi tersebut. Dalam hal ini, komunikasi koordinasi adalah jenis komunikasi yang dilakukan untuk melakukan koordinasi, biasanya dilakukan oleh orang yang memiliki kedudukan lebih tinggi, akan tetapi tidak menutup kemungkinan juga bisa dilakukan oleh orang-orang yang memiliki kedudukan yang sama seperti dalam komunikasi horizontal. Kamu bisa membaca teori komunikasi kelompok menurut para ahli untuk memahami bagaimana kedudukan masing-masing pelaku komunkasi dalam sebuah komunikasi koordinasi di sebuah kantor tertentu.
8. Komunikasi organisasi pada khalayak
Komunikasi organisasi pada khalayak adalah salah satu jenis komunikasi yang digunakan dalam berhubungan dengan kelompok lain yang ada di luar barisan organisasi tersebut. Secara sederhana, dapat dikatakan merupakan sebuah komunikasi yang dilakukan oleh kantor pada masyarakat atau kelompok lain yang ada di luar anggota kantor tersebut. Kamu bisa mempelajari model model komunikasi massa yang mungkin digunakan dalam suatu komunikasi organisasi pada khalayak tertentu dalam sebuah komunikasi kantor.
9. Komunikasi khalayak pada organisasi
Sementara komunikasi organisasi pada khalayak berarti kantor yang berbicara pada khalayak, pada jenis komunikasi khalayak pada organisasi ini, sebaliknya, kantorlah yang berperan sebagai komunikan dan menerima pesan yang berasal dari khalayak luas tersebut. Komunikasi ini dapat pula dianggap sebagai komunikasi pasif, dalam arti kantor merupakan pihak yang menerima pesan dan bukan berperan sebagai komunikator.
10. Komunikasi motivasi
Komunikasi motivasi adalah jenis komunikasi yang dilakukan dengan tujuan untuk memotivasi anggota kantor tertentu agar mau dan bisa bekerja keras dengan lebih optimal. Komunikasi motivasi biasanya dilakukan oleh ketua atau atasan kepada bawahannya supaya mereka bisa mengeluarkan semua kemampuan yang mereka miliki dalam pekerjaan yang mereka miliki. Dengan demikian, tugas-tugas yang dimiliki oleh subjek tersebut akan berhasil dikerjakan dengan baik. Agar komunikasi komunikasi berjalan dengan efektif, komponen komponen komunikasi yang digunakan dalam suatu komunikasi motivasi harus dipetakan dan dimanfaatkan dengan benar.
11. Komunikasi laporan
Komunikasi ini adalah jenis komunikasi yang dilakukan dengan tujuan untuk menyampaikan hasil pekerjaan atau hasil kegiatan dan berbagai hasil aktivitas pekerjaan lainnya pada orang lain yang bertindak sebagai atasannya. Dengan komunikasi laporan, atasan bisa mengetahui apakah pekerjaan bisa dilakukan dengan baik, apakah acara berlangsung dengan baik dan lain sebagainya. Dengan demikian, kantor atau organisasi kantor bisa menjadikan laporan tersebut sebagai dasar keputusan pada saat berikutnya.
12. Komunikasi rapat
Komunikasi rapat, pada dasarnya sesuai namanya, adalah komunikasi yang dilakukan di dalam rapat. Dengan kata lain, komunikasi ini merupakan jenis komunikasi yang didasarkan pada tempat komunikasi tersebut berlangsung dan bukan pada siapa yang berbicara dan siapa yang mendengarkan pembicaraan tersebut. Komunikasi rapat berlangsung hampir setiap hari tergantung seberapa sering kantor melakukan rapat tertentu.
13. Komunikasi instruksi
Komunikasi instruksi merupakan salah satu bagian dari komunikasi top down yang bertujuan untuk memberikan perintah pada bawahan dari atasan tertentu. Dengan komunikasi instruksi maka bawahan bisa mengetahui apa saja yang perlu mereka lakukan pada saat tertentu dan atasan bisa mengontrol apa saja yang mereka kerjakan apakah sesuai dengan instruksi atau tidak. Instruksi jug merupakan salah satu bentuk fungsi komunikasi dalam organisasi.
14. Komunikasi nonverbal
Komunikasi nonverbal pada dasarnya adalah suatu komunikasi dengan pesan nonverbal yang dilakukan di dalam suatu kantor. Komunikasi nonverbal adalah jenis komunikasi di dalam kantor lainnya yang bisa dilakukan oleh hampir semua orang tidak peduli struktur dan posisinya dalam kantor tersebut, karena sifat pesannya yang bisa dilihat oleh hampir semua orang dan mereka pun bisa menafsirkan pesan tersebut sesuai dengan keinginan mereka.
15. Memo
Memo pada dasarnya adalah salah satu jenis pesan dalam komunikasi tulisan yang biasanya diberikan oleh atasan kepada bawahannya karena tidak memiliki waktu yang cukup untuk menyampaikan instruksi dengan detail. Dewasa ini jarang diketahui apakah komunikasi dengan memo masih dilakukan, mengingat perkembangan teknologi semakin mempercepat komunikasi antar pribadi dengan berbagai sosial media yang ada di masyarakat.
Komunikasi Kantor Lainnya (16-20)
Selain berbagai macam komunikasi di atas, beberapa komunikasi kantor yang lain adalah sebagai berikut.
- Konferensi pers
- Komunikasi pelayanan
- Komunikasi kehumasan
- Komunikasi pemasaran
- Komunikasi data
Itulah beberapa jenis komunikasi kantor yang bisa kita pelajari dalam artikel kali ini. Semoga dengan beberapa pembahasan singkat di atas dapat membantumu memahami jenis-jenis komunikasi yang bisa terjadi di dalam suatu kantor.
Selamat belajar komunikasi!