6 Pola Komunikasi Formal dalam Organisasi

Komunikasi merupakan suatu unsur terpenting dalam kehidupan manusia. Komunikasi yang baik adalah komunikasi yang efektif.

Komunikasi dapat dilakukan dengan diri sendiri atau komunikasi intrapersonal, komunikasi antara individu dengan individu lainnya atau komunikasi interpersonal, komunikasi organisasi, komunikasi antar budaya, dan masih banyak lagi jenis-jenis komunikasi di dunia ini. (Baca juga: Komunikasi Organisasi)

Komunikasi menjadi unsur utama untuk menyampaikan pesan dengan tujuan untuk mencapai kesepakatan Bersama. Komunikasi pada pembahasan kali ini berkaitan dengan komunikasi organisasi.

Menurut Arnold dan Feldman, komunikasi organisasi adalah pertukaran informasi diantara orang-orang di dalam suatu organisasi, dimana prosesnya secara umum meliputi tahapan-tahapan yang berupa attention, comprehension, acceptance as true, dan retention. (Baca juga: Pola Komunikasi Organisasi dalam Menangani Konflik)

Komunikasi organisasi merupakan suatu jenis komunikasi yang dilakukan oleh seseorang di dalam suatu kelompok tertentu atau organisasi.

Fungsi komunikasi organisasi itu sendiri adalah untuk menyampaikan ide-ide, pemikiran, karywa, keterampilan, informasi, pengalaman kepada seluruh anggota organisasi, serta memberikan tanggapan, motivasi, dan komunikasi menjadi lebih terarah dengan adanya pola komunikasi. (Baca juga: Teori Komunikasi Organisasi)

Komunikasi organisasi jika dilihat dari bentuknya ada dua jenis yaitu komunikasi secara formal dan komunikasi secara informal. Komunikasi formal adalah komunikasi yang dilakukan dengan rencana, arahan, dan terstruktur. Sedangkan komunikasi informal adalah komunikasi tanpa rencana sehingga komunikasi tidak terstruktur dengan baik. (Baca juga: Definisi Komunikasi Organisasi Menurut Ahli)

Komunikasi informal sering digunakan ketika kita bertemu dengan teman satu organisasi tetapi tidak dalam lingkup kerja. Kita akan lebih informal berkomunikasi maupun bersikap.

Setiap organisasi memiliki tujuan tertentu untuk mencapai kesuksesan. Misalnya organisasi yang bergerak di bidang ekonomi seperti perdagangan maka memiliki tujuan untuk mencapai laba sebesar-besarnya, organisasi dari bidang sosial maka tujuannya adalah menyejahterakan anggotanya dan orang lain, dan bidang-bidang lainnya. (Baca juga: Konsep Dasar Komunikasi Organisasi)

Organisasi terdiri dari anggota yang memiliki latar belakang budaya yang berbeda-beda. Oleh karena itu, peran organisasi juga penting untuk menyatukan budaya yang berbeda-beda tersebut dan mampu bekerjasama demi mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Komunikasi formal adalah komunikasi yang dirancang sedemikian rupa unuk menentukan siapa dan kepada siapa orang tersebut dapat berbicara.

Komunikasi formal biasanya digunakan dalam sebuah organisasi apabila seseorang berbicara dengan pejabat-pejabat dari organisasi tersebut. (Baca juga: Proses Komunikasi Organisasi)

Adapun pola komunikasi formal dalam organisasi adalah sebagai berikut:

1. Komunikasi antar karyawan

Pola komunikasi ini merupakan pola komunikasi formal dalam organisai. Polanya adalah komunikasi secara horizontal dimana seorang karyawan berkomunikasi dengan karyawan lainnya.

Tujuannya adalah untuk mendiskusikan permasalahan seputar dunia pekerjaan dan mencari solusinya. Pola komunikasi formal yang dimaksud adalah karyawan memiliki komunikasi secara terstruktur karena direncanakan dan terarah karena memiliki tujuan yang telah ditetapkan. (Baca juga: Konsep Komunikasi dalam Organisasi)

2. Komunikasi antar manager

Komunikasi yang dilakukan antara manager dengan manager adalah salah satu pola komunikasi formal dalam organisasi. Pola komunikasi ini mengandalkan seorang manager yang bertugas memanage pekerjaan terhadap karyawannya. Seorang manager memiliki tugas untuk mengatur strategi dalam suatu organisasi untuk mencapai kesuksesan bersama.

Seorang manager akan diminta pertanggungjawabannya atas segala pekerjaan yang dilakukan oleh dirinya maupun bawahannya (karyawannya).

Manager berkewajiban untuk membuat perencanaan kerja yang kemudian akan dijalankan oleh karyawannya. Pola komunkasi formal dalam organisasi ini sangat penting untuk mengawasi kinerja kerja karyawannya agar mencapai tujuan dengan kerja yang maksimal. (Baca juga: Saluran Komunikasi dalam Organisasi)

3. Komunikasi antara karyawan dengan manager

Komunikasi selanjutnya adalah komunikasi antara karyawan dengan manager. Komunikasi ini dapat terjadi dalam diskusi organisasi.

Selain itu, komunikasi formal ini juga dapat dilakukan ketika manager meminta karyawannya untuk bertanggungjawab atas pekerjaan yang belum terselesaikan dengan baik. Komunikasi formal ini dilakukan dengan bahasa yang baik. (Baca juga: Hambatan Komunikasi Organisasi)

4. Komunikasi antara seketaris kepada direktur

Komunikasi antara sekertaris kepada direktur merupakan pola komunikasi vertikal dimana kedudukan keduanya berbeda. Sekertaris memiliki kedudukan dibawah direktur dan direktur memiliki kedudukan tertinggi.

Komunikasi formal antara sekretaris dan direktur ini sering terjadi mengingat peran sekretaris sebagai asisten seorang direktur.

Pola komunikasi formal dalam organisasi ini dilakukan sekretaris untuk meminta persetujuan direktur apabila sekretaris sudah membuat agenda-agenda untuk organisasi. (Baca juga: Pendekatan Sistem dalam Komunikasi Organisasi)

5. Komunikasi antar direktur

Komunikasi antar direktur sebagai pola komunikasi formal secara horizontal dimana direktur dengan direktur memiliki kedudukan yang sama. Direktur bertugas untuk membuat peraturan dalam sebuah organisasi, prosedur pekerjaan, dan lain sebagainya.

Peraturan tersebut sebelumnya akan dibahas pada suatu rapat bersama dengan direktur lainnya. Kemudian peraturan yang telah ditetapkan akan disampaikan kepada semua anggota organisasi dan harus dipatuhi. (Baca juga: Tujuan Penerapan Komunikasi dalam Organisasi)

6. Komunikasi antar divisi

Setaip perusahaan memiliki divisi yang terdiri atas beberapa bagian. Setaip divisi memiliki kepala bagian yang bertugas untuk mempertanggungjawabkan pekerjaannya kepada atasan.

Dengan adanya divisi yang banyak dari berbagai bidang maka organisasi tersebut membutuhkan diskusi atau rapat terhadap setiap kepala divisi untuk memberikan motivasi kerjasama kepada bawahannya atau karyawannya agar mencapai tujuan secara maksimal. (Baca juga: Fungsi Persuasif dalam Komunikasi Organisasi)