Yang dimaksud dengan surat-surat bisnis adalah dokumen resmi yang ditujukan untuk menyampaikan informasi kepada pihak pemegang saham eksternal.
Dalam komunikasi organisasi, komunikasi bisnis atau komunikasi bisnis lintas budaya, surat-surat bisnis berperan sangat penting dalam mendukung tujuan pesan yang disampaikan, meminimalisir terjadinya kesalahpahaman serta permasalahan lainnya yang timbul akibat surat bisnis yang tidak ditulis dengan baik.
Adapun contoh kesalahpahaman dalam komunikasi bisnis yang dimaksud adalah kesalahan dalam menafsirkan pesan.
Terdapat tiga strategi penulisan surat-surat bisnis yaitu strategi langsung, strategi tidak langsung, dan strategi persuasif.
Strategi langsung biasanya direkomendasikan untuk surat-surat berita-netral dan berita-baik. Sementara itu, strategi tidak langsung direkomendasikan untuk surat berita-negatif.
Dan strategi persuasif direkomendasikan untuk surat-surat persuasif. Dengan demikian, yang dimaksud dengan pendekatan tidak langsung komunikasi bisnis adalah strategi penulisan surat-surat bisnis dan catatan dalam sebuah organisasi yang digunakan untuk menyampaikan berita negatif.
Pengertian
Menurut Insley (2016) yang dimaksud dengan pendekatan tidak langsung komunikasi bisnis adalah salah satu strategi penulisan surat bisnis yang digunakan untuk menyampaikan berita-berita negatif.
Gagasan utama pendekatan tidak langsung disajikan setelah memaparkan atau membangun alasan-alasan yang mendukung berita-berita negatif yang disajikan.
Adapun contoh surat atau pesan bisnis dalam komunikasi bisnis yang berakar pada pendekatan tidak langsung dalam komunikasi bisnis adalah request refusals, claim refusals, credit refusals, job rejection letter, dan situasi lainnya yang mengandung tanggapan negatif.
Bagi beberapa pihak, pendekatan tidak langsung merupakan strategi penulisan surat dan pesan yang sulit untuk dilakukan.
Hal ini dikarenakan orang pada umumnya tidak ingin membaca hal-hal yang sifatnya negatif. Karena itu, berbeda dengan cara membuat pesan persuasif dalam komunikasi bisnis, pendekatan jenis ini membutuhkan perhatian khusus terhadap strategi penulisan dan penjabaran inti permasalahan.
Dalam artian, penulis harus memerhatikan dan memahami dengan sungguh-sungguh proses penyusunan pesan dalam komunikasi bisnis terutama yang berkaitan dengan penyampaian berita negatif.
Adapun inti dari pendekatan tidak langsung komunikasi bisnis adalah dikemukakannya terlebih dahulu alasan-alasan yang mendukung berita negatif yang akan disampaikan pada awal surat dan setelah itu, baru menyebut gagasan utamanya.
Hal ini dimaksudkan untuk memberikan semacam kerangka pemikiran yang menjadi dasar pengambilan keputusan agar dapat dipahami dengan lebih baik oleh pembaca.
Bisa jadi pembaca tidak merasa senang dengan berita negatif yang disampaikan, namun setidaknya pembaca dapat memahami mengapa keputusan itu harus diambil melalui alur logika yang disajikan.
Komponen
Umumnya, pendekatan tidak langsung komunikasi bisnis terdiri dari beberapa komponen, yaitu :
- Paragraf pembuka
Pada pendekatan tidak langsung, peragraf pembuka menyajikan hal-hal yang sifatnya netral, yang sesuai dengan topik pembicaraan.
Konsep utama pendekatan tidak langsung komunikasi bisnis adalah tidak dinyatakannya berita negatif ataupun berita positif atau negatif yang disembunyikan di paragraf pembuka.
- Tubuh paragraf
Bagian tubuh paragraf berisi berbagai alasan yang mendukung berita negatif yang disampaikan, pernyataan berita negatif, menawarkan berbagai alternatif yang dapat diterapkan, dan memelihara hubungan baik. Tubuh paragraf diawali dengan mengurai berbagai alasan yang mengarah pada pengambilan keputusan berita negatif.
Kemudian, berita negatif dinyatakan dengan jelas dan penuh dengan taktik. Akan lebih baik jika tidak mengakhiri tubuh paragraf dengan pernyataan berita negatif saja melainkan diikuti dengan menawarkan berbagai alternatif.
Hal ini akan membuat pembaca merasa dihargai dan diberikan berbagai pilihan dari situasi yang tidak dapat dikendalikan sendiri oleh diri pembaca.
- Paragraf penutup
Paragraf penutup menyajikan pernyataan menjaga hubungan baik termasuk adanya peluang untuk pembicaraan lanjutan jika memungkinkan.
Pada paragraf penutup, penulis bermaksud mengarahkan pembaca arah ke depan. Dalam artian, penulis tidak meminta maaf dan mengulang kembali berita negatif yang telah disampaikan.
Yang dilakukan penulis adalah menyatakan dan menjelaskan berita negatif secara jelas dan penuh taktik di tubuh paragraf dan mengurangi perasaan kecewa pembaca dengan memberikan beberapa alternatif.
Paragraf penutup sebaiknya ditutup dengan pernyataan tetap menjaga hubungan baik serta kemungkinan adanya pembicaraan lanjutan.
Surat-surat bisnis yang ditujukan untuk menyampaikan berita negatif hendaknya ditulis dengan baik sesuai dengan ketentuan di atas.
Namun adakalanya penulis tidak mengindahkan hal tersebut sehingga surat bisnis yang dibuat pun sangat tidak baik.
Berikut beberapa kesalahan yang umum dilakukan penulis dalam membuat surat-surat bisnis dengan menggunakan pendekatan tidak langsung yaitu :
- Penulis cenderung menggunakan strategi langsung di samping strategi tidak langsung di paragraf pembuka. Dalam artian, berita negatif disampaikan di paragraf pembuka.
- Pada paragraf pembuka dipandang terlalu banyak rincian di dua kalimat pertama sehingga dinilai terlalu bertele-tele.
- Pada tubuh paragraf selalu dibuka dengan berita yang bersifat pesimis.
- Pada tubuh paragraf, penulis tidak menawarkan beberapa alternatif.
- Selanjutnya pada paragraf penutup, penulis mengingatkan pembaca mengenai berita negatif dari paragraf pertama.
- Penulis menyampaikan permintaan maaf kepada pembaca.
- Paragraf penutup tidak sepenuhnya ramah bagi pembaca.
- Tidak adanya pembicaraan lebih lanjut yang dinyatakan pada paragraf penutup.
Demikianlah ulasan singkat tentang pendekatan tidak langsung komunikasi bisnis. Semoga dapat menambah wawasan dan pengetahuan kita tentang pengertian dan komponen pendekatan tidak langsung komunikasi bisnis.