12 Pendekatan Tidak Langsung Dalam Komunikasi Bisnis

Dalam komunikasi bisnis, terdapat dua pendekatan, yakni pendekatan langsung dan pendekatan tidak langsung. Pada artikel kali ini kita akan membahas mengenai pendekatan tidak langsung. Pendekatan tidak langsung dalam komunikasi bisnis biasanya dilakukan untuk memberikan reaksi yang negatif. Adapun beberapa contoh pendekatan tidak langsung dalam komunikasi bisnis adalah sebagai berikut:

1. Pemecatan

Salah satu isu dalam komunikasi bisnis yang menggunakan pendekatan tidak langsung adalah pemecatan pegawai. Pemecatan pegawai bisa dilakukan dengan menggunakan metode ini untuk mengurangi tekanan diantara pegawai dan perusahaan. Salah satu contoh pemecatan dengan pendekatan tidak langsung adalah dengan mengirimkan surat kepada pegawai yang bersangkutan.

Beritahukan bahwa pegawai tersebut telah bekerja dengan sangat baik. Lalu beritahukan mengenai alasan pemecatan. Gunakan bahasa yang tertata rapi dan halus agar pesan tersampaikan dengan baik.

Baca juga:

• Konsep dasar komunikasi organisasi
• Pola komunikasi organisasi
• Teori hubungan manusia dalam komunikasi organisasi

2. Pengembalian Barang

Dalam bisnis, tidak selamanya berjalan dengan lancar. Beberapa diantaranya justru berakhir tidak sesuai dengan harapan. Salah satunya adalah barang yang akan dikembalikan. Dalam komunikasi bisnis, cara yang paling banyak digunakan untuk melaksanakan pengembalian barang adalah dengan pendekatan tidak langsung. Pendekatan tidak langsung yang digunakan adalah melalui form retur.

3. Menolak Kesepakatan Bisnis

Kesepakatan bisnis sering dilakukan dalam setiap jenis bisnis untuk memperluas jaringan bisnis. Namun adakalanya kesepakatan bisnis tidak sesuai dengan yang diharapkan sehingga terjadi penolakan. Menolak kesepakatan bisnis bisa dibilang gampang-gampang susah karena tentunya perusahaan tetap ingin menjalin kerjasama yang baik untuk ke depannya.

Salah satu cara yang dilakukan untuk menolak kesepakatan bisnis adalah dengan metode pendekatan tidak langsung. Pendekatan tidak langsung dalam menolak kesepakatan bisnis biasanya dilakukan dengan membuat surat secara resmi.

Baca juga:

• Pengertian Media Menurut Para Ahli
• Internet Sebagai Media Komunikasi
• Saluran Komunikasi dalam Organisasi

Beritahukan di awal surat bahwa perusahaan sangat menginginkan kesepakatan tersebut. Dan pada isi surat, beritahukan alasan penolakan kesepakatan bisnis. Lalu harapkan untuk melakukan kerjasama bisnis di masa mendatang pada akhir surat.

4. Peneguran Pegawai

Pendekatan tidak langsung juga digunakan pada saat menegur pegawai yang melakukan kesalahan. Peneguran pegawai secara tidak langsung biasanya dilakukan dengan mengeluarkan SP atau surat peringatan. Surat peringatan yang dikeluarkan perusahaan biasanya dibuat dengan batasan hingga 2 kali saja. Maka dari itu, gunakan bahasa yang baik dan tepat sasaran agar pegawai yang dimaksud lebih mudah mencerna isi surat.

5. Kritik Produk

Bentuk lain dari pendekatan tidak langsung adalah melakukan kritik terhadap produk. Dalam komunikasi bisnis, kritik merupakan hal yang biasa terjadi. Namun kritikan bisa dilakukan dengan metode pendekatan tidak langsung sepeti melayangkan surat pemberitahuan kepada perusahaan yang bersangkutan mengenai kelemahan dari produk yang dikirimkan.

6. Mutasi Pegawai

Selain pemecatan pegawai, pendekatan tidak langsung juga digunakan dalam memberitakan mengenai mutasi atau pemindahan pegawai. Dalam bisnis, mutasi pegawai bisa terjadi. Namun untuk memberitahukan mengenai pemindahan ini, perusahaan menggunakan pendekatan tidak langsung yang dikeluarkan melalui surat resmi dari perusahaan.

Baca juga:

•  teori komunikasi menurut para ahli
•  Teori Media Baru
•  Etika Komunikasi

7. Pemberitahuan

Dalam sebuah perusahaan, sering kali terdapat beberapa peraturan yang diumumkan dengan tidak langsung melalui surat atau papan pengumuman. Pendekatan tidak langsung dalam komunikasi bisnis ini digunakan agar pesan yang disampaikan lebih tepat sasaran dan efisien. Pemberitahuan bisa berupa larangan yang harus dipatuhi selama bekerja, misalnya tidak menggunakan ponsel, tidak mengobrol, atau tidak diperbolehkan menggunakan perhiasan.

8. Meminta Perbaikan

Beberapa pekerjaan dalam dunia usaha membutuhkan perbaikan untuk semakin meningkatkan kualitas produk atau jasa yang dihasilkan. Permintaan untuk melakukan perbaikan dalam komunikasi bisnis dapat dilakukan dengan pendekatan tidak langsung. Adapun pendekatan tidak langsung yang digunakan adalah dengan menuliskan surat permohonan perbaikan pekerjaan.

Baca juga:

• Hambatan dalam komunikasi verbal
• Manfaat komunikasi verbal dalam bisnis
• Kerumitan makna kata dalam komunikasi verbal

Untuk awal surat dimulai dengan memberitahukan bahwa betapa pentingnya pekerjaan yang dilakukan dan betapa besar peranan pegawai atau perusahaan yang dimaksud dalam bisnis tersebut. Barulah pada pertengahan surat diberitahukan untuk melakukan perbaikan demi mencapai hasil yang lebih baik.

9. Menolak Tuntutan Pegawai

Beberapa pegawai terkadang menuntut hal yang seharusnya memang tidak didapatkan oleh mereka. Bahkan beberapa diantaranya melakukan beberapa aksi protes sebagaimana bentuk tuntutan mereka. Bagi perusahaan, tentu hal seperti harus dihadapi dengan baik agar tidak terjadi hal yang tidak diinginkan.

Salah satu solusi yang bisa dilakukan adalah dengan melakukan pendekatan tidak langsung. Pendekatan tidak langsung yang digunakan sebagai respon atau jawaban adalah dengan menggunakan surat pemberitahuan kepada pegawai yang bersangkutan. Awal surat diisi dengan menunjukkan betapa berharganya dan berjasanya pegawai tersebut bagi perusahaan.

Perusahaan pun berterima kasih atas segala jasanya. Dan pada pertengahan surat dijelaskan bahwa perusahaan tidak dapat mengabulkan tuntutan yang dimaksud dengan memberikan alasan yang logis dan dapat diterima. Pada akhir surat, beritahukan bahwa perusahaan masih sangat membutuhkan jasa pegawai tersebut dan tunjukkan harapan bahwa ia masih dapat bekerja seperti biasa.

10. Pemutusan Hubungan Bisnis

Terkadang perusahaan melakukan beberapa kesepakatan bisnis baru dimana hubungan bisnis yang lama diputuskan untuk efisiensi bisnis. Namun tidak mudah untuk memutuskan hubungan bisnis yang mungkin telah lama dijalin. Maka dari itu, pendekatan tidak langsung adalah cara terbaik untuk melakukan pemberitahuan pemutusan hubungan bisnis. Dengan menggunakan surat resmi, maka pemberitahuan pemutusan hubungan bisnis lebih mudah dilakukan.

Beritahukan bahwa hubungan bisnis berjalan dengan sangat baik selama ini. Lalu tuliskan pula alasan pemutusan bisnis sehingga klien bisnis lebih bisa menerima keputusan tersebut. Jangan lupa pula tuliskan harapan untuk membangun hubungan bisnis pada masa mendatang.

11. Pembatalan kesepakatan bisnis

Selain menolak kesepakatan bisnis, pembatalan dari kesepakatan bisnis yang telah berjalan juga bisa dilakukan melalui pendekatan tidak langsung. Namun tidak mudah untuk melakukannya. Selain beresiko kehilangan klien bisnis, pembatalan kesepakatan juga dapat menimbulkan keresahan dalam hubungan bisnis.

Beritahukan bahwa kesepakatan bisnis telah berjalan dengan sangat baik. Tuliskan mengenai alasan pembatalan kesepakatan bisnis yang telah berjalan tersebut. Dan harapkan ada kesepakatan bisnis lainnya di masa mendatang.

12. Penutupan Bisnis

Adakalanya perusahaan mengalami masa dimana perusahaan tidak lagi dapat bertahan. Akibatnya, perusahaan harus merumahkan banyak pegawai. Untuk memberitahukan perkara ini pada pegawai dan klien bisnis, maka pendekatan tidak langsung dapat dilakukan melalui surat. Tuliskan betapa besar dan berharganya hubungan bisnis selama ini. Lalu beritahukan mengapa perusahaan harus gulung tikar. Berikan pula harapan untuk bisa membangun bisnis kembali.

Itulah beberapa contoh pendekatan tidak langsung dalam komunikasi bisnis yang bisa dilakukan. Demikianlah artikel yang singkat ini. Semoga artikel ini bermanfaat bagi kita semua.