8 Contoh Kesalahpahaman Dalam Komunikasi Bisnis

Menurut Kumar (2014), komunikasi bisnis adalah proses mengirimkan dan memahami informasi atau gagasan antara orang-orang atau setiap divisi yang berada dalam organisasi bisnis.

Sebagaimana bidang atau konteks komunikasi lainnya, dalam komunikasi bisnis pun terdapat beberapa unsur atau komponen-komponen komunikasi yang mendukung jalnnya proses komunikasi bisnis seperti pesan, pengirim, encoding, saluran komunikasi, penerima, decoding, dan umpan balik.

Sebagai sebuah proses, komunikasi bisnis berjalan melalui tahap-tahap komunikasi. Diawali dengan adanya ide atau gagasan yang dimiliki oleh pengirim pesan dan diakhiri dengan umpan balik yang diberikan penerima pesan kepada pengirim pesan.

Dalam proses ini tak jarang ditemui berbagai hambatan komunikasi bisnis yang menimbulkan kesalahpahaman dalam komunikasi bisnis.

Hambatan-hambatan ini umumnya merujuk pada adanya ketidaksesuaian antara pesan-pesan yang diterima dengan pesan-pesan yang dikirimkan hingga mengarah atau berujung pada terjadinya konflik internal atau ketidakpuasan karyawan.

Ketidaksesuaian antara pesan yang diterima dengan pesan yang dikirimkan dalam komunikasi bisnis dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti struktur organisasi yang kompleks, perbedaan status, kurangnya rasa percaya, pemilihan saluran komunikasi yang tidak tepat, iklim komunikasi yang tertutup, membludaknya informasi, kompleksnya pesan yang disampaikan, adanya persaingan pesan, komunikasi yang tidak etis, dan gangguan fisik.

Dari berbagai faktor yang menyebabkan kesalahpahaman dalam komunikasi bisnis tersebut, kita dapat mengetahui beberapa contoh kesalahpahaman yang kerap terjadi dalam komunikasi bisnis. Berikut adalah beberapa contoh kesalahpahaman yang terjadi dalam komunikasi bisnis, di antaranya adalah :

1. Pesan berantai

Organisasi yang memiliki beberapa komunikasi vertikal  membuat pesan harus melewati beberapa titik untuk dapat sampai ke penerima pesan. Pesan berantai seperti ini dapat memicu terjadinya distorsi pesan yang mengakibatkan pesan yang diterima oleh bawahan berbeda dengan pesan saat pertama kali disampaikan oleh atasan.

2. Adanya gangguan atau hambatan fisik

Gangguan atau hambatan fisik yang terjadi dalam proses komunikasi bisnis dapat mengganggu proses penyampaian pesan dan menimbulkan kesalahpahaman dalam komunikasi bisnis.

Misalnya, sambungan kabel yang kuang baik pada sound system, kualitas suara sound system yang kurang baik, lampu yang tiba-tiba padam, terhalangnya khalayak oleh tembok atau penghalang lainnya, salinan surat yang tidak terbaca, dan lain-lain.

3. Pesan bermakna ganda

Selain karena adanya gangguan atau hambatan fisik yang terjadi dalam proses komunikasi bisnis, pesan yang bermakna ganda juga dapat mengganggu proses penyampaian pesan dalam komunikasi bisnis. Hal ini juga dapat memicu terjadinya kesalahpahaman dalam komunikasi bisnis.

4. Menggunakan saluran komunikasi yang tidak tepat

Kesalahan dalam memilih dan menggunakan saluran komunikasi yang tepat dapat mendistrosi pesan dan menghilangkan makna pesan yang dimaksud.

Dalam komunikasi bisnis, kita harus jeli melihat situasi dan memilih saluran komunikasi yang tepat. Pemilihan saluran komunikasi harus disesuaikan dengan sifat pesan dan khalayak sasaran. Misalnya, penyampaian informasi mengenai kegiatan perusahaan kepada khalayak di luar organisasi atau perusahaan dilakukan melalui press release dan bukan secara tatap muka.

5. Kurang memperhatikan pesan

Adakalanya saat rapat, kita tidak sepenuhnya menyimak apa yang disampaikan oleh atasan atau rekan kerja lainnya. Hal ini dipicu oleh adanya persaingan antara proses penerimaan pesan dengan lingkungan sekitar seperti lampu mati, suara yang berisik, atau hal-hal lain yang menggangu konsentrasi.

Perhatian dan konsentrasi menjadi terpecah dan pesan pun tidak dapat diterima dengan utuh dan kesalahpahaman pun tak terhindarkan.

6. Komunikasi yang tidak etis

Atasan maupun bawahan yang tidak mengindahkan etika komunikasi bisnis ketika berkomunikasi dapat memicu kesalahpahaman dalam komunikasi bisnis. Misalnya, bawahan yang tidak memberikan informasi yang utuh dan sesuai fakta tentang kondisi di lapangan kepada atasan. Hal ini berdampak pada kesalahan organisasi atau perusahaan dalam mengambil keputusan.

7. Informasi yang membludak

Dalam dunia bisnis, jenis-jenis informasi berseliweran akibat banyaknya cara untuk berkomunikasi seperti komunikasi tatap muka atau komunikasi bermedia.

Akibat tekanan pekerjaan, karyawan kerapkali mengabaikan panggilan telepon atau pesan yang dikirimkan melalui surat elektronik. Pengabaian ini berakibat pada lolosnya berbagai pesan-pesan penting yang harus ditindaklanjuti dengan segera seperti pesan tentang rapat, data informasi, atau pesan-pesan penting lainnya. Pesan-pesan itu hanya dapat dikirimkan atau diterima tetapi tidak pernah dilihat untuk ditindaklanjuti. Inilah contoh membludaknya informasi.

8. Kesalahan dalam menafsirkan pesan

Kesalahan dalam menafsirkan pesan dapat menimbulkan kesalahpahaman dalam komunikasi bisnis.  Kesalahan ini disebabkan oleh beberapa faktor, misalnya perbedaan budaya, perbedaan latar belakang, perbedaan bahasa, perbedaan dalam menafsirkan kata, dan perbedaan reaksi emosional.

Misalnya, orang Medan yang berbicara dengan nada suara yang keras kerap disalahartikan oleh orang yang berasal dari suku lain. Mereka menganggap orang Medan marah-marah sehingga pesan yang diterima pun menjadi salah.

Demikianlah ulasan singkat tentang contoh kesalahpahaman dalam komunikasi bisnis. Semoga dapat menambah wawaan dan pengetahuan kita tentang komunikasi bisnis dan hal-hal yang menimbulkan kesalahpahaman dalam komunikasi bisnis disertai dengan contoh.