Korespondensi atau surat-menyurat merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang terjadi antar individu, antara individu dengan kelompok, atau antar kelompok. Umumnya korespondensi dilakukan dalam bentuk surat yang dikirimkan.
Namun seiring perkembangan teknologi korespondensi dapat dilakukan melalui media elektronik seperti e-mail sehingga bisa dikirim dan diterima lebih cepat, lebih hemat kertas, dan biayanya juga jauh lebih murah. Oleh karena itu komunikasi dan korespondensi tidak bisa dipisahkan. Berikut 6 hubungan antara komunikasi dan korespondensi:
1. Korespondensi merupakan bagian dari komunikasi
Komunikasi dapat dilakukan dengan banyak cara mulai dari berbicara dan bertatap muka secara langsung atau bisa juga dengan korespondensi dimana komunikator dan komunikan berkomunikasi melalui media tulisan dan tidak bertatap muka secara langsung.
Melalui korespondensi anda dapat menata poin-poin yang akan dikomunikasikan untuk kemudian disusun dalam bentuk surat.
Dengan korespondensi akan membantu menghindarkan kita dari kesalahan pengucapan atau pemilihan kata karena sebelum dikirimkan surat akan dibaca ulang terlebih dahulu untuk mengetahui apakah ada kesalahan penulisan atau pemilihan kata yang tidak tepat.
2. Korespondensi sebagai cara berkomunikasi lewat media tulisan
Ada banyak media yang bisa digunakan untuk berkomunikasi salah satunya tulisan seperti pada korespondensi. Dalam berkorespondensi seseorang menyampaikan pesan, ide, pendapat, atau tujuannya secara tertulis.
Oleh karena itu pemilihan kata yang digunakan dan cara penyampaiannya berbeda dengan komunikasi secara lisan seperti saat kita berbincang-bincang secara langsung.
3. Korespondensi yang tepat menentukan kelancaran komunikasi
Karena melalui media tulisan dan tidak dilakukan secara langsung isi surat dalam berkorespondensi harus dibuat dengan jelas dan pemilihan kata yang tepat agar penerima surat dapat memahami isi dan tujuan surat tersebut.
Hal ini berhubungan erat dengan kelancaran komunikasi antara kedua belah pihak sehingga tidak timbul miskomunikasi ataupun kesalahpahaman.
4. Mengintenskan komunikasi sehingga hubungan menjadi lebih erat
Korespondensi juga dapat menjadi sarana untuk mengintenskan komunikasi antara 2 pihak yang terpisah secara jarak sehingga mereka tetap dapat berhubungan baik meskipun jarang bertemu.
Korespondensi juga sering digunakan oleh perusahaan untuk membina kerjasama yang baik dan erat dengan perusahaan atau instansi lain.
5. Berpengaruh pada hubungan kedua atau beberapa pihak
Hubungan antara komunikasi dan korespondensi selanjutnya adalah pentingnya pengaruh korespondensi terhadap hubungan kedua belah pihak baik antar individu, antara individu dengan organisasi, atau antar organisasi.
Korespondensi yang tepat dan intens akan meningkatkan hubungan sementara kekeliruan dalam berkorespondensi justru dapat menimbulkan kesalahpahaman sehingga turut memperburuk hubungan kedua belah pihak.
6. Korespondensi sebagai pembentuk citra seseorang atau perusahaan
Hubungan antara komunikasi dan korespondensi yang terakhir adalah sebagai salah satu faktor yang membentuk citra seseorang atau sebuah perusahaan.
Korepondensi yang tepat tentu akan berpengaruh pada citra baik seseorang demikian pula sebaliknya. Oleh karena itu tidak heran jika surat yang akan dikirimnkan ke luar harus melalui tahap pemeriksaan terlebih dahulu dan mendapat persetujuan dari pihak-pihak berwenang.
Itulah 6 hubungan antara komunikasi dan korespondensi baik korespondensi antar individu, individu dengan kelompok, atau antar kelompok.
Hal ini menunjukkan pentingnya korespondensi yang baik dan tepat dalam berkomunikasi sehingga terjalin hubungan yang baik dan turut berpengaruh dalam pembentukan citra seseorang atau organisasi.