6 Strategi Pendekatan Komunikasi Dengan Media

Media merupakan salah satu dari 5 unsur komunikasi yang berperan besar dalam proses komunikasi efektif. Adapun peran media adalah membawa pesan dari sumber atau pengirim pesan kepada penerima pesan dengan cepat dan tepat. Dalam situasi komunikasi tatap muka seperti komunikasi interpersonal atau komunikasi antarpribadi, yang menjadi media adalah udara. Dalam arti, udara membawa gelombang suara yang keluar dari mulut pengirim pesan kepada telinga penerima pesan.

Sementara itu, dalam situasi komunikasi bermedia seperti komunikasi massa atau komunikasi bermedia komputer, yang menjadi media adalah media massa seperti radio, televisi, surat kabar, dan internet. Berbagai kegiatan komunikasi seperti public relations atau periklanan sebagian besar menggunakan media massa untuk menyebarkan pesan. Untuk itu, sumber atau pengirim pesan dituntut untuk dapat bekerja sama dengan media massa atau media lainnya sebagai bagian dari strategi komunikasi.    

Apakah yang dimaksud dengan strategi?

Dalam teori strategi komunikasi dijelaskan bahwa strategi merujuk pada pendekatan komunikasi menyeluruh yang akan diambil dalam rangka menghadapi tantangan yang akan dihadapi selama berlangsungnya proses komunikasi. Strategi sendiri diartikan sebagai perencanaan atau planning dan manajemen untuk mencapai tujuan yang hanya dapat dicapai melalui taktik operasional (Effendy, 1984). Sedangkan yang dimaksud dengan strategi komunikasi adalah pendekatan perencanaan yang menyeluruh guna mencapai khalayak sasaran yang dituju untuk memastikan efektivitas komunikasi yang besar.

Salah satu bagian penting dari strategi komunikasi adalah pemilihan media yang tepat. Hal ini disebabkan media berperan penting dalam menyebarkan pesan kepada khalayak sasaran dengan tepat dan cepat. Di sinilah pengirim pesan harus mempertimbangkan perencanaan media termasuk strategi media yang matang, yang disesuaikan dengan khalayak sasaran, tujuan yang hendak dicapai, pesan yang disampaikan, serta teknik komunikasi yang digunakan sehingga komunikasi yang efektif dapat tercapai.

Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa strategi pendekatan komunikasi dengan media mengacu pada hal-hal yang berkaitan dengan perencanaan media yang dapat digunakan untuk menyebarkan pesan sebagai bagian dari strategi komunikasi guna menunjang efektivitas komunikasi. Umumnya hal ini dilakukan oleh press officer atau media relations coordinator sebagai bagian dari tim kegiatan komunikasi yang akan dilaksanakan.  

Adapun strategi pendekatan komunikasi dengan media di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Melakukan kontak dengan media

Bagi press officer atau media relations coordinator sebaiknya melakukan kontak dengan media terlebih dahulu sebelum menyebarkan informasi. Caranya adalah dengan menghubungi nomor telepon media yang dimaksud. Kemudian, mencari tahu siapa yang menjadi editor atau reporter yang berwenang atau berkaitan dengan topik kegiatan yang akan dilakukan. Setelah itu, memperkenalkan diri agar media mengetahui keberadaan organisasi atau kegiatan yang akan dilakukan, jenis kegiatan yang dilakukan, keahlian yang dimiliki, lokasi, dan cara menghubungi press officer atau media relations coordinator.

Untuk menghubungi media lokal sebaiknya melakukan kunjungan langsung ke kantor media yang bersangkutan. Setelah mengetahui kontak di setiap organisasi media, sebaiknya membuat daftar nama dan nomor kontak secara rinci. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan press officer atau media relations coordinator untuk mengirim press release, mengundang media untuk meliput kegiatan komunikasi yang dilakukan, dan dapat segera menghubungi media ketika memiliki informasi atau kegiatan yang bernilai berita.      

2. Memberikan pelayanan kepada media

Press officer atau media relations coordinator hendaknya siap sedia untuk memberikan pelayanan prima kepada jurnalis sesuai dengan kebutuhan media. Misalnya, memberikan jenis-jenis informasi  atau penjelasan, klarifikasi, atau menjawab berbagai pertanyaan yang berkaitan dengan organisasi atau kegiatan komunikasi yang dilakukan kepada jurnalis melalui press release. 

3. Memberikan naskah informasi yang baik

Strategi berikutnya adalah dengan memberikan naskah informasi yang baik kepada jurnalis. Naskah informasi ini biasanya ditulis dalam bentuk artikel opini mengenai isu tertentu yang disertai dengan data faktual serta gambar yang mendukung. Di samping artikel opini, naskah informasi yang diberikan kepada jurnalis juga dapat berupa news release atau salinan berita yang disesuaikan dengan selera media. Hal ini dimaksudkan agar salinan berita yang diberikan tidak mengalami banyak penyuntingan sehingga dapat segera dimuat oleh media.  

4. Bekerja sama dalam menyediakan materi

Strategi selanjutnya adalah bekerja sama dalam menyediakan informasi kepada jurnalis. Dalam artian, berbagai informasi yang akan diberikan kepada jurnalis diperoleh dari berbagai pihak yang terlibat dalam kegiatan komunikasi.  Informasi yang diperoleh dari berbagai pihak ini kemudian dikumpulkan dan disusun sedemikian rupa sehingga informasi yang diberikan nantinya adalah informasi yang lengkap dan komprehensif.

5. Memberikan fasilitas

Pemberian fasilitas kepada jurnalis atau pekerja media berkaitan dengan peliputan kegiatan komunikasi yang dilakukan. Misalnya, press officer atau media relatons officer menyediakan fasilitas press room atau media center bagi jurnalis untuk meliput kegiatan, memperoleh informasi yang dibutuhkan, atau menjalankan tugas-tugas jurnalistik lainnya seperti menulis berita dan menyiarkannya melalui internet.   

6. Membangun dan memelihara hubungan dengan media

Press officer atau media relations coordinator maupun jurnalis saling membutuhkan satu sama lain. Press officer atau media relations coordinator membutuhkan jurnalis untuk meliput kegiatan komunikasi yang dilakukan dan mempublikasikannya di media yang bersangkutan. Jurnalis juga membutuhkan press officer atau media relations coordinator terkait dengan sumber dan latar belakang informasi yang baik dan dapat dipertanggungjawabkan.

Karena itu, press officer atau media relations coordinator hendaknya tetap menjaga hubungan baik dengan jurnalis dengan mengacu pada etika dalam media relations yakni saling menghormati satu sama lain, menjaga kepercayaan, dan bekerja sama dengan baik. Press officer atau media relations coordinator juga hendaknya menyediakan informasi kepada media tepat waktu dan dalam bentuk serta bahasa yang dibutuhkan atau disesuaikan dengan media.

Demikianlah ulasan singkat tentang strategi pendekatan komunikasi dengan media. Semoga dapat menambah wawasan dan pengetahuan kita tentang strategi komunikasi yang berkaitan dengan media.