17 Hambatan Penggunaan Teknologi Dalam Komunikasi Bisnis

Sebagaimana telah dijelaskan dalam Pengantar Ilmu Komunikasi bahwa yang dimaksud dengan komunikasi adalah pertukaran fakta, ide, pendapat, atau emosi antara dua orang atau lebih. Ketika pesan diterima dan dipahami dengan baik oleh penerima pesan sesuai dengan apa yang diinginkan oleh pengirim pesan maka itulah yang disebut dengan komunikasi yang efektif. Komunikasi terjadi dalam berbagai konteks salah satunya adalah bisnis. Komunikasi yang terjadi antara orang-orang dalam sebuah organisasi yang bertujuan untuk melakukan kegiatan bisnis disebut dengan komunikasi bisnis. Berbagai bentuk komunikasi bisnis adalah komunikasi lisan, komunikasi tertulis, komunikasi verbal, komunikasi nonverbal, dan lain-lain.

Menurut Courtland L. Bovee dan John V. Thill (2008), salah satu cara untuk dapat meningkatkan keterampilan komunikasi bisnis adalah menggunakan teknologi secara efektif. Sebagaimana telah kita pahami bersama bahwa di era informasi seperti sekarang, teknologi memegang peranan yang sangat penting dalam proses komunikasi termasuk proses komunikasi bisnis maupun proses komunikasi bisnis lintas budaya. Peralatan teknologi informasi dan komunikasi yang kita gunakan sehari-hari seperti telepon genggam, laptop, komputer, tablet, dan lain-lain juga digunakan dalam komunikasi bisnis maupun komunikasi bisnis lintas budaya.

Tujuan penggunaan teknologi dalam komunikasi bisnis adalah untuk meningkatkan kinerja, tetap terhubung dengan berbagai pihak yang berkepentingan baik di kantor maupun tempat bisnis lainnya, serta berkomunikasi satu sama lain. Agar dapat berkomunikasi secara efektif melalui berbagai perangkat teknologi yang ada, hendaknya kita tetap memahami bahwa penggunaan  teknologi dalam komunikasi bisnis atau komunikasi bisnis lintas budaya adalah untuk membantu proses komunikasi. Selain itu, kita juga harus dapat menggunakan teknologi secara lebih produktif, dan tetap terhubung dengan orang-orang walaupun tanpa menggunakan teknologi karena teknologi yang digunakan dalam komunikasi belum tentu sesuai untuk setiap situasi komunikasi.

Pengggunaan teknologi dalam komunikasi bisnis tidak selamanya berjalan dengan lancar. Kerapkali ditemukan berbagai hambatan yang dapat menggangu keefektifan komunikasi bisnis maupun komunikasi bisnis lintas budaya. Berikut disajikan beberapa hambatan penggunaan teknologi dalam komunikasi bisnis yang disarikan dari berbagai sumber, diantaranya adalah :

1. Ketidaksesuaian teknologi yang digunakan dengan jenis bisnis yang dijalankan

Salah satu hambatan penggunaan teknologi dalam komunikasi bisnis adalah adanya ketidaksesuaian antara teknologi yang digunakan dengan jenis bisnis yang dijalankan. Hasil studi menunjukkan bahwa beberapa organisasi atau perusahaan tidak menggunakan internet untuk menjual produk atau jasa karena menurut mereka internet dan e-commerce tidak sesuai dengan jenis bisnis yang mereka jalankan. Mereka lebih memilih menggunakan internet sebagai media komunikasi dibandingkan sebagai media pemasaran.

2. Kurangnya literasi teknologi yang dimiliki oleh manajer

Dalam organisasi atau perusahaan, manajer atau pimpinan memiliki pengaruh yang besar terhadap penggunaan teknologi. Hasil studi menunjukkan bahwa persepsi manajer atau pimpinan berpengaruh pada cara pandang organisasi atau perusahaan pada peran teknologi. Jika manajer atau pimpinan tidak dapat melihat pengaruh teknologi dalam komunikasi bisnis yang positif, tidak familiar dengan penggunaan teknologi seperti komputer dan tetap pada keyakinannya bahwa teknologi hanya diperuntukkan bagi organisasi atau perusahaan skala besar maka mereka tidak akan melibatkan teknologi dalam kegiatan bisnisnya.

3. Kurangnya literasi teknologi yang dimiliki oleh pegawai

Hambatan penggunaan teknologi dalam komunikasi bisnis juga disebabkan oleh kurangnya literasi teknologi yang dimiliki oleh pegawai. Hal ini terjadi manakala manajer atau pimpinan organisasi atau perusahaan telah melek teknologi sementara pegawai di bawahnya tidak memiliki keterampilan dalam menjalankan teknologi yang digunakan. Hasil studi menunjukkan bahwa sebuah organisasi atau perusahaan yang ingin mengimplemetasikan teknologi dalam bisnis paling tidak membutuhkan pegawai yang memiliki pengetahuan dalam mengoperasikan teknologi yang digunakan.

4. Teknologi yang digunakan kurang memenuhi standar yang dibutuhkan

Penggunaan teknologi dalam komunikasi bisnis  yang kurang memenuhi standar juga dapat mendatangkan hambatan tersendiri. Berbagai perangkat teknologi yang digunakan untuk komunikasi antara pembeli dan penjual umumnya membutuhkan untuk berbagai platform yang sama. Organisasi atau perusahaan yang berencana untuk menerapkan teknologi dalam komunikasi bisnis perlu melakukan proses pemilahan dan pemilihan teknologi yang tepat sehingga benar-benar dapat mendukung dan meningkatkan kinerja organiasi atau perusahaan.

5. Alokasi dana

Penggunaan teknologi dalam komunikasi bisnis kerapkali membutuhkan dana yang tidak sedikit. Apalagi jika mengingat kebutuhan teknologi guna mendukung kinerja organisasi atau perusahaan. Umumnya, teknologi dengan spesifikasi tinggi membutuhkan dana yang tidak sedikit dibandingkan dengan teknologi dengan spesifikasi yang tidak terlalu tinggi. Hal ini memberikan hambatan tersendiri bagi organisasi atau perusahaan yang memiliki keterbatasan dana.

6. Mahalnya biaya pengembangan dan pemeliharaan sistem teknologi

Beberapa organisasi atau perusahaan yang memiliki keterbatasan dana cenderung untuk tidak menerapkan atau menggunakan teknologi dalam komunikasi bisnis. Hal ini disebabkan mereka merasa bahwa biaya untuk mengembangkan dan memelihara sistem teknologi sangat mahal dibandingkan dengan keuntungan yang diperoleh.

Keadaan ini membuat organisasi atau perusahaan menggunakan aplikasi teknologi yang sederhana seperti website sebagai media untuk memberikan informasi terkait produk atau jasa yang ditawarkan. Namun perlu dipahami juga bahwa berbagai aplikasi teknologi termasuk website juga membutuhkan pemeliharaan dan peningkatan yang juga membutuhkan biaya yang tidak sedikit apabila pegawai tidak memiliki keterampilan dalam pengembangan dan pemeliharaan teknologi..

7. Lambatnya koneksi internet

Organisasi atau perusahaan yang menjalankan bisnis secara online dengan mengadopsi e-commerce atau e-business memerlukan ketersediaan broadband seperti DSL, fiber, atau broadband berkapasitas tinggi. Koneksi internet yang lambat menyebabkan lambatnya pengiriman  data dan membuat organisasi atau perusahaan enggan untuk menggunakan internet dalam menjalankan bisnisnya. Hasil studi menunjukkan bahwa organisasi atau perusahaan yang kurang percaya diri dalam menggunakan teknologi akan berdampak pada kurangnya keyakinan untuk mengadaptasi teknologi lainnya dan berkompetisi dalam sistem e-commerce.

8. Permasalahan integrasi teknologi

Terkait dengan pengembangan dan pemeliharaan sistem teknologi, teknologi baru yang diterapkan dalam dunia bisnis perlu dievaluasi berdasarkan perspektif keberadaan proses dan warisan teknologi yang terdampak. Integrasi teknologi juga membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Organisasi atau perusahaan dengan keterbatasan dana cenderung untuk enggan melakukan integrasi teknologi.

9. Kurangnya kepercayaan konsumen terhadap produk atau jasa yang dijual secara online

Organisasi atau perusahaan skala kecil cenderung menemui hambatan yang jauh lebih besar dalam hal menjual produk atau jasa secara online dibandingkan dengan organisasi atau perusahaan skala besar yang telah memiliki nama dan dikenal masyarakat luas. Konsumen online cenderung untuk mencari produk atau jasa yang ternama karena dipandang sangat kredibel dibandingkan dengan produk atau jasa yang belum memiliki nama atau belum dikenal.

Berdasarkan salah satu fungsi  komunikasi bisnis yaitu sebagai instrumen citra, seorang ahli website akan berusaha menampilkan citra positif melalui tampilan website yang menarik, elegan dan profesional guna mendukung organisasi atau perusahaan untuk melakukan transaksi bisnis ke bisnis. Selain itu, ditampilkan pula beragam informasi terkait profil organisasi atau perusahaan serta produk atau jasa yang dijual. Tampilan website yang menarik, elegan, dan profesional dapat menarik perhatian konsumen dan meningkatkan tingkat kepercayaan konsumen sehingga konsumen terdorong untuk membeli produk atau jasa yang ditawarkan. Hasil studi menunjukkan bahwa organisasi atau perusahaan yang kurang mendapat kepercayaan dari konsumen disebabkan oleh penggunaan teknologi yang tidak sesuai.

10. Kurangnya tingkat keamanan dalam transaksi secara online

Dalam konteks bisnis ke konsumen, organisasi atau perusahaan umumhya menawarkan berbagai kemudahan dalam melakukan transaksi secara online misalnya dengan menggunakan kartu kredit. Hal ini menimbulkan kekhawatiran di benak konsumen terkait sistem keamanan yang dimiliki oleh website dari organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. Umumnya, organisasi atau perusahaan yang bekerja sama dengan pihak lain, mereka perlu menjaga atau memperbaiki tingkat keamanan data dan informasi selama kerjasama berlangsung. Tingkat keamanan data dan informasi inilah yang juga menjadi salah satu hambatan penggunaan teknologi dalam komunikasi bisnis.

11. Ketidakpastian hukum

Sebagian besar transaksi yang dilakukan melalui internet dan e-commerce cenderung bersifat internasional. Dalam artian, organisasi atau perusahaan perlu menyadari dan berhati-hati terhadap berbagai permasalahan seperti perbedaan dalam hal aturan hukum, regulasi, etika komunikasi, etika komunikasi bisnis, dan lain-lain.  Permasalah ini dapat berdampak pada organisasi atau perusahaan dalam menjalankan bisnisnya terutama hubungannya dengan konsumen karena tidak adanya standar hukum sehingga menimbulkan ketidakpastian hukum dalam melakukan  transaksi lintas batas negara. Untuk itu, organisasi atau perusahaan harus memiliki divisi hokum sendiri untuk menangani dan mengatasi hal tersebut. Ketidakpastian hukum tersebut meliputi kontrak kerja, aturan pengiriman serta garansi.

12. Penggunaan teknologi yang cepat mengalami perubahan

Hambatan penggunaan teknologi dalam komunikasi bisnis lainnya adalah penggunaan teknologi yang seringkali mengalami perubahan akibat semakin cepatnya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Bagi organisasi atau perusahaan yang telah menggunakan e-commerce mungkin tidak akan mengalami hambatan berarti. Namun ketika dihadapkan pada perubahan struktur organisasi dan manajemen serta restrukturasi proses bisnis untuk membuat penggunaan teknologi yang lebih baik maka hal itu merupakan tantangan tersendiri bagi pengadopsi awal teknologi.

13. Validasi

Sebagian ahli teknologi informasi merasa tidak nyaman ketika harus menanyakan atau meyakinkan atasan terkait kebutuhan teknologi untuk organisasi atau bisnis. Jika manajer atau pimpinan merasa tidak memerlukan teknologi baru maka pembaharuan teknologi baru pun tidak akan dilakukan.

14. Terbatasnya sumber daya

Hambatan penggunaan teknologi dalam komunikasi bisnis selanjutnya adalah terbatasnya sumber daya yang dibutuhkan untuk mengimplemetasikan dan memelihara teknologi. Suatu organisasi atau perusahaan memerlukan jumlah staf yang cukup, berkualitas, serta memiliki cukup waktu untuk mengimplementasikan, memelihara, mendukung, serta memutakhirkan teknologi.

15. Pelatihan

Bagi organisasi atau perusahaan yang baru dalam menggunakan teknologi perlu menyediakan dana untuk mengadakan pelatihan bagi pegawainya. Organisasi atau perusahaan dengan dana terbatas tentu akan kesulitan untuk mengadakan pelatihan penggunaan teknologi bagi pegawainya yang berujung pada terhambatnya penggunaan teknologi dalam komunikasi bisnis.

16. Rendahnya kualitas dan/atau kuantitas infrastruktur telekomunikasi

Buruknya kualitas serta kuantitas infrastruktur telekomunikasi juga menjadi penyebab terhambatnya penggunaan teknologi dalam komunikasi bisnis. Hal ini umumnya disebabkan oleh kurangnya alokasi dana di sektor infrastruktur telekomunikasi yang dilakukan oleh pemerintah. Akibatnya, teknologi yang tersedia seperti internet tidak dapat mendukung komunikasi bisnis.

17. Bahasa

Bahasa sebagai alat komunikasi merupakan salah satu hambatan komunikasi bisnis. Bagi yang tidak atau kurang menguasai bahasa Inggris akan sulit untuk menggunakan teknologi dalam komunikasi bisnis. Hal ini disebabkan negara-negara Barat menguasai pasar dunia dan menggunakan bahasa Inggris sebagai bahasa universal sehingga berbagai informasi yang disajikan melalui website menggunakan bahasa Inggris.

Manfaat Mempelajari Hambatan Penggunaan Teknologi dalam Komunikasi Bisnis

Mempelajari hambatan penggunaan teknologi dalam komunikasi bisnis dapat memberikan beberapa manfaat, diantaranya adalah :

• Kita dapat mengetahui dan memahami makna komunikasi bisnis
• Kita dapat mengetahui dan memahami tujuan menggunakan teknologi dalam komunikasi bisnis
• Kita dapat mengetahui dan memahami berbagai hambatan penggunaan teknologi dalam komunikasi bisnis

Demikianlah ulasan singkat tentang hambatan penggunaan teknologi dalam komunikasi bisnis. Semoga dapat menambah wawasan dan pengetahuan kita tentang komunikasi bisnis pada umumnya dan berbagai hambatan penggunaan teknologi dalam komunikasi bisnis pada khususnya.